Responsable du service achat F/H

EHESS - Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales; Paris; On-site; EUR 23,000 - 35,000; Full time

Job summary

EHESS recherche un Chargé-e des achats et des marchés au sein de la DAF, service achats, pour piloter les procédures de passation et encadrer le juriste-acheteur afin d’assurer l’achat public dans le respect des règles.

Vous coordonnez les besoins des services prescripteurs, organisez les dossiers de consultation, suivez les marchés et garantissez la continuité de service tout en veillant à l’efficience des achats.

Qualifications

• Connaissance approfondie du droit de la commande publique.
• Maîtrise des procédures de publication, passation et exécution des marchés.
• Gestion budgétaire et contrôles internes.
• Capacité à encadrer et manager une équipe et un juriste-acheteur.

Responsibilities

• Recenser et formaliser les besoins en lien avec les services prescripteurs.
• Conduire les procédures de passation et d’exécution des marchés.
• Proposer des actions d’achats et d’efficience.
• Assurer le suivi et la continuité de service.

Skills

Gestion de projet

Rigueur et fiabilité

Aisance managériale

Animation d’équipe

Organisation

Réactivité

Communication écrite

Capacité d’analyse

Education

Diplôme bac+3

Tools

SIFAC

Job description

Niveau de recrutement : Catégorie A (IGE)

BAP et emploi-type : J2C48 - Chargé-e des achats et des marchés

Niveau de rémunération :

• Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
• Agents contractuels : entre 2 083,96 € brut et 3 143,69 € brut selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste : DAF/Service achat

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 2 ans renouvelable)

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L’École des hautes études en sciences sociales (EHESS) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, doté du statut de « grand établissement ». Sa vocation est de comprendre les sociétés dans leur complexité en faisant coopérer l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.

L’EHESS accueille environ 3 000 étudiantes et étudiants en master, doctorat et diplôme de l’École. Son modèle repose sur une formation à la recherche par la recherche, fondée sur un lien étroit entre enseignement et activité scientifique.

L’établissement s’appuie sur 38 unités de recherche, au sein desquelles près de 800 enseignants et chercheurs développent les savoirs et accompagnent les étudiantes et étudiants, avec l’appui de 400 personnels administratifs et techniques.

L’EHESS se distingue par son projet intellectuel interdisciplinaire, son ouverture internationale et son engagement dans la diffusion des savoirs. Elle est également membre fondateur du Campus Condorcet, grand campus de sciences humaines et sociales de rayonnement international.

L’organisation financière et comptable de l’EHESS est organisée autour d’une direction des affaires financières (DAF) et d’une agence comptable.

La DAF a pour mission le pilotage budgétaire et financier de l’établissement. Dans le cadre d’une récente restructuration, elle est organisée en 3 services et d’une mission :

• service des recettes et du budget
• service du pilotage de la dépense
• service des achats

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des affaires financière et de son adjointe le.la titulaire du poste coordonne et assure le lancement et le suivi des marchés. Il/elle encadre le juriste-acheteur en poste et mène son action en lien avec les différent.e.s directions et centres de l’établissement

Pilotage de l’activité du service

• Recenser, évaluer et formaliser les besoins en lien avec les services prescripteurs ;
• Définir la procédure la plus pertinente et élaborer les dossiers de consultation en fonction des besoins exprimés par les services prescripteurs
• Conduire les procédures de publication, de passation, de négociation et d’exécution des marchés (mise en place, avenant, réunions de suivi, litiges, pénalités, variation des prix, libération de retenue de garantie…)
• Proposer des actions de politique d’achat et d’amélioration de l’efficience des achats
• Gérer les éventuels litiges avec les titulaires des marchés
• Veiller et participer à la continuité de service

Veiller à la qualité de service

• Suivre la qualité de la prestation auprès des utilisateurs
• Organiser et animer des réunions d’informations sur les procédures internes et la politique achat de l’établissement
• Accompagner et conseiller les acteurs des services, des directions et des centres de recherche sur leurs achats et en garantir la régularité
• Mettre à jour des informations liées aux marchés dans les outils et logiciels internes
• Participer au suivi des marchés dans le progiciel de gestion de l’établissement (SIFAC)
• Prendre part aux réflexions, travaux et projets de l’équipe de la DAF

Activités associées

• Assurer une veille juridique de premier niveau sur le droit de la commande publique
• Assurer l’archivage selon la règlementation
• Organiser les échanges d’expérience et la diffusion des bonnes pratiques
• Maîtrise de la règlementation de la commande publique et des techniques d’achat
• Bonnes connaissances en finances publiques
• Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Techniques de management
• Gestion de projet

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte, alerter et adopter une posture d’aide à la décision
• Bonnes qualités rédactionnelles (synthèses, rapports)
• Aisance en encadrement et en animation d’équipe
• Savoir animer des groupes de travail
• Bonne maitrise des outils informatique et Bureautique

Compétences comportementales

• Goût pour le travail en équipe
• Pédagogie, partage d’informations et transmission des connaissances
• Sens de l’organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel
• Réactivité face aux imprévus
• Diplôme bac+3 exigé pour les agents non titulaires
• Expérience de 3 à 6 ans dans des fonctions similaires appréciée