Responsable Dialogue Social et Instances RH

Institut de Recherche Pour le Développement (Ird); Marseille; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

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Tickets restaurants

Restauration collective disponible

Parcours digital d’intégration

Formation permanente

Mobilité et promotion

Job summary

Institut de Recherche Pour le Développement (IRD) recrute au sein du service DRH un(e) Responsible Secrétariat/instances pour organiser et suivre les instances consultatives et pour assurer le secrétariat administratif des réunions.

Vous serez chargé(e) d’assurer l’interface entre l’administration, les représentants du personnel et les services concernés, de préparer les convocations et les documents, de suivre les décisions et de garantir le cadre réglementaire et la traçabilité des actions.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.
• Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.
• Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique
• Connaissance du droit de la fonction publique et des règles et procédures administratives.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion des instances.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.
• Une connaissance de l'environnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur constitue un atout

Responsibilities

• Organiser et développer le dialogue social dans le cadre des instances consultatives.
• Élaborer le calendrier prévisionnel annuel des séances des différentes instances.
• Assurer la programmation et le rétroplanning des opérations préparatoires aux séances.
• Recueillir, centraliser et instruire les dossiers soumis à l’examen des instances.
• Préparer les ordres du jour en lien avec les services concernés et les représentants de l’administration.
• Vérifier la conformité des dossiers au regard des dispositions réglementaires applicables.
• Préparer et transmettre les convocations et les documents afférents aux réunions, dans le respect des délais réglementaires.
• Suivi administratif et logistique des réunions
• Assurer l’organisation matérielle et logistique des séances.
• Suivre la participation des membres des instances ainsi que leurs missions.
• Assurer la coordination avec les services et interlocuteurs concernés afin de garantir le bon déroulement administratif des réunions.
• Assister et conseiller la gouvernance dans l’exercice de ses responsabilités de présidence d’instance, notamment au regard du cadre réglementaire et du suivi des engagements pris.
• Secrétariat et suivi des séances
• Participer aux séances des instances et en assurer le secrétariat administratif.
• Assurer la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux.
• Organiser la diffusion et l’affichage des procès-verbaux et des documents réglementaires.
• Garantir la traçabilité des échanges, avis et décisions rendus en séance.
• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux instances.
• Suivi des avis, questions et décisions
• Assurer le suivi des questions et sujets évoqués en séance.
• Recueillir auprès des services concernés les éléments de réponse et les informations nécessaires.
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des engagements pris.
• Informer les membres des instances des suites données aux questions et décisions.
• Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi permettant de garantir la traçabilité des actions engagées.
• Assurer une veille juridique généraliste sur l’ensemble des domaines d’activité de la DRH
• Produire des analyses juridiques en droit de la fonction publique sur des dossiers ponctuels

Skills

Organisation

Rigueur

Rédaction

Discrétion

Diplomatie

Autonomie

Gestion de projets

Communication

Tools

Bureautique

Outils collaboratifs

Job description

Institut de Recherche Pour le Développement (IRD) recrute au sein du service DRH un(e) Responsible Secrétariat/instances pour organiser et suivre les instances consultatives et pour assurer le secrétariat administratif des réunions.

Vous serez chargé(e) d’assurer l’interface entre l’administration, les représentants du personnel et les services concernés, de préparer les convocations et les documents, de suivre les décisions et de garantir le cadre réglementaire et la traçabilité des actions.