Chargé du dialogue social H/F

IRD; Marseille; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

IRD recherche un assistant(se) au service Communication, Instances et Expertise juridique RH pour organisation et suivi des comités consultatifs. Vous assurez l’interface entre administration et représentants du personnel, veillez au respect des obligations réglementaires et garantissez la traçabilité des décisions.

Vous participerez à la préparation des dossiers, à la rédaction des comptes rendus et au suivi des engagements.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.
• Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.
• Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique.

Responsibilities

• Organiser et préparer les réunions institutionnelles et les séances.
• Rédiger et mettre en forme les procès-verbaux et documents administratifs.
• Suivre les avis et décisions, assurer la traçabilité et l’archivage.
• Effectuer une veille juridique générale sur les domaines d’activité de la DRH et produire des analyses.
• Assurer l’interface entre l’administration, les représentants du personnel et les services concernés.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Diplomatie

Autonomie

Écoute

Tools

Suite bureautique

Outils collaboratifs

Job description

L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.

Au sein du service Communication, Instances et Expertise juridique RH, vous contribuez à la préparation, à l'organisation et au suivi des instances consultatives, notamment du Comité social d'administration et de la Formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail.

Vous assurez l'interface entre l'administration, les représentants du personnel et les services concernés, veillez au respect des obligations réglementaires en matière de dialogue social, assurez le suivi des décisions prises en instance et contribuez à la qualité et à la continuité du dialogue social. Vous participez également à l'activité d'expertise juridique RH du service.

Organisation et préparation des instances

• Organiser et développer le dialogue social dans le cadre des instances consultatives
• Élaborer le calendrier annuel prévisionnel des séances et planifier les opérations préparatoires
• Recueillir, centraliser et instruire les dossiers soumis aux instances
• Préparer les ordres du jour en lien avec les services et représentants de l'administration
• Vérifier la conformité réglementaire des dossiers
• Préparer et transmettre les convocations et documents dans les délais réglementaires
• Suivi administratif et logistique des réunions
• Assurer l'organisation matérielle et logistique des séances
• Suivre la participation des membres et leurs missions
• Coordonner les interlocuteurs concernés pour garantir le bon déroulement des réunions
• Assister et conseiller la gouvernance dans ses responsabilités de présidence, notamment sur le cadre réglementaire et le suivi des engagements

Secrétariat et suivi des séances

• Participer aux séances et en assurer le secrétariat administratif
• Rédiger et mettre en forme les procès-verbaux
• Organiser leur diffusion et leur affichage, ainsi que ceux des documents réglementaires
• Garantir la traçabilité des échanges, avis et décisions
• Assurer le classement et l'archivage des documents

Suivi des avis, questions et décisions

• Assurer le suivi des questions et sujets évoqués en séance
• Recueillir auprès des services les éléments de réponse nécessaires
• Suivre la mise en ouvre des décisions et engagements
• Informer les membres des suites données
• Élaborer et actualiser les tableaux de suivi garantissant la traçabilité des actions

Veille juridique et analyses

• Assurer une veille juridique généraliste sur l'ensemble des domaines d'activité de la DRH
• Produire des analyses juridiques en droit de la fonction publique

Connaissances

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.
• Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.
• Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique
• Connaissance du droit de la fonction publique etdes règles et procédures administratives.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion des instances.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.
• Une connaissance de l'environnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur constitue un atout

Savoir-faire

• Organiser et planifier des réunions institutionnelles.
• Construire et suivre un rétroplanning.
• Analyser des textes réglementaires et en apprécier les conséquences.
• Accompagner la préparation des dossiers destinés à une instance consultative.
• Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux, notes et procédures.
• Assurer le suivi de décisions et d'actions.
• Coordonner l'intervention de plusieurs interlocuteurs.
• Respecter et faire respecter les échéances réglementaires.
• Produire des outils de suivi et des tableaux de bord.
• Savoir-faire

Savoir-être

• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité d'écoute et de dialogue.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles.
• Autonomie et capacité d'initiative.
• Réactivité et aptitude à travailler dans des délais contraints.
• Sens du service public.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs aux intérêts et responsabilités différents.