Chargé du dialogue social (H/F)

Institut de Recherche Pour le Développement (Ird); Marseille; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tickets restaurants

Restauration collective disponible

Parcours digital d’intégration

Formation permanente

Mobilité et promotion

Zusammenfassung

Institut de Recherche Pour le Développement (IRD) recrute au sein du service DRH un(e) Responsible Secrétariat/instances pour organiser et suivre les instances consultatives et pour assurer le secrétariat administratif des réunions.

Vous serez chargé(e) d’assurer l’interface entre l’administration, les représentants du personnel et les services concernés, de préparer les convocations et les documents, de suivre les décisions et de garantir le cadre réglementaire et la traçabilité des actions.

Qualifikationen

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.
• Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.
• Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique
• Connaissance du droit de la fonction publique et des règles et procédures administratives.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion des instances.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.
• Une connaissance de l'environnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur constitue un atout

Aufgaben

• Organiser et développer le dialogue social dans le cadre des instances consultatives.
• Élaborer le calendrier prévisionnel annuel des séances des différentes instances.
• Assurer la programmation et le rétroplanning des opérations préparatoires aux séances.
• Recueillir, centraliser et instruire les dossiers soumis à l’examen des instances.
• Préparer les ordres du jour en lien avec les services concernés et les représentants de l’administration.
• Vérifier la conformité des dossiers au regard des dispositions réglementaires applicables.
• Préparer et transmettre les convocations et les documents afférents aux réunions, dans le respect des délais réglementaires.
• Suivi administratif et logistique des réunions
• Assurer l’organisation matérielle et logistique des séances.
• Suivre la participation des membres des instances ainsi que leurs missions.
• Assurer la coordination avec les services et interlocuteurs concernés afin de garantir le bon déroulement administratif des réunions.
• Assister et conseiller la gouvernance dans l’exercice de ses responsabilités de présidence d’instance, notamment au regard du cadre réglementaire et du suivi des engagements pris.
• Secrétariat et suivi des séances
• Participer aux séances des instances et en assurer le secrétariat administratif.
• Assurer la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux.
• Organiser la diffusion et l’affichage des procès-verbaux et des documents réglementaires.
• Garantir la traçabilité des échanges, avis et décisions rendus en séance.
• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux instances.
• Suivi des avis, questions et décisions
• Assurer le suivi des questions et sujets évoqués en séance.
• Recueillir auprès des services concernés les éléments de réponse et les informations nécessaires.
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des engagements pris.
• Informer les membres des instances des suites données aux questions et décisions.
• Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi permettant de garantir la traçabilité des actions engagées.
• Assurer une veille juridique généraliste sur l’ensemble des domaines d’activité de la DRH
• Produire des analyses juridiques en droit de la fonction publique sur des dossiers ponctuels

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Rédaction

Discrétion

Diplomatie

Autonomie

Gestion de projets

Communication

Tools

Bureautique

Outils collaboratifs

Jobbeschreibung

Au sein du service Communication, Instances et Expertise juridique RH, vous contribuez à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances consultatives, notamment du Comité social d’administration et de la Formation spécialisée en santé sécurité et conditions de travail.

Vous assurez l'interface entre l'administration, les représentants du personnel et les différents services concernés et veillez au respect des obligations réglementaires relatives au dialogue social, assurez le suivi des décisions prises en instance et contribuez à la qualité et à la continuité du dialogue social au sein de la structure. Vous contribuez à l’activité d’expertise juridique RH du service.

Organisation et préparation des instances

Organiser et développer le dialogue social dans le cadre des instances consultatives.

Élaborer le calendrier prévisionnel annuel des séances des différentes instances.

Assurer la programmation et le rétroplanning des opérations préparatoires aux séances.

Recueillir, centraliser et instruire les dossiers soumis à l’examen des instances.

Préparer les ordres du jour en lien avec les services concernés et les représentants de l’administration.

Vérifier la conformité des dossiers au regard des dispositions réglementaires applicables.

Préparer et transmettre les convocations et les documents afférents aux réunions, dans le respect des délais réglementaires.

Suivi administratif et logistique des réunions

Assurer l’organisation matérielle et logistique des séances.

Suivre la participation des membres des instances ainsi que leurs missions.

Assurer la coordination avec les services et interlocuteurs concernés afin de garantir le bon déroulement administratif des réunions.

Assister et conseiller la gouvernance dans l’exercice de ses responsabilités de présidence d’instance, notamment au regard du cadre réglementaire et du suivi des engagements pris en séance.

Secrétariat et suivi des séances

Participer aux séances des instances et en assurer le secrétariat administratif.

Assurer la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux.

Organiser la diffusion et l’affichage des procès-verbaux et des documents réglementaires.

Garantir la traçabilité des échanges, avis et décisions rendus en séance.

Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux instances.

Suivi des avis, questions et décisions

Assurer le suivi des questions et sujets évoqués en séance.

Recueillir auprès des services concernés les éléments de réponse et les informations nécessaires.

Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des engagements pris.

Informer les membres des instances des suites données aux questions et décisions.

Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi permettant de garantir la traçabilité des actions engagées.

Assurer une veille juridique généraliste sur l’ensemble des domaines d’activité de la DRH

Produire des analyses juridiques en droit de la fonction publique sur des dossiers ponctuels

Conditions particulières d'exercice

L’IRD, au cours de votre parcours professionnel, vous accompagne dans le développement de vos compétences.

L’institut met à votre disposition un panel d’outils tel que le parcours digital d’intégration, l’accès à la formation permanente, à la promotion et la mobilité.

L’IRD offre, en fonction des activités, la possibilité de télétravailler de 1 à 3 jours hebdomadaires.

En rejoignant l’IRD, vous bénéficierez:

• De 32 jours de congés + 13 RTT (pour un temps plein à 38h30 hebdomadaire)
• Tickets restaurants OU d’une restauration collective (en fonction du site)
• Souscription annuelle (facultative) à l’Association des Œuvres Sociales: prestations vacances-loisirs et sportives-culturelles
• Affiliation à la MGEN pour la protection sociale

Profil recherché

Connaissances

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.
• Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.
• Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique
• Connaissance du droit de la fonction publique et des règles et procédures administratives.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion des instances.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.
• Une connaissance de l'environnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur constitue un atout

Savoir-faire

• Organiser et planifier des réunions institutionnelles.
• Construire et suivre un rétroplanning.
• Analyser des textes réglementaires et en apprécier les conséquences.
• Accompagner la préparation des dossiers destinés à une instance consultative.
• Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux, notes et procédures.
• Assurer le suivi de décisions et d'actions.
• Coordonner l'intervention de plusieurs interlocuteurs.
• Respecter et faire respecter les échéances réglementaires.
• Produire des outils de suivi et des tableaux de bord.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité d'écoute et de dialogue.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles.
• Autonomie et capacité d'initiative.
• Réactivité et aptitude à travailler dans des délais contraints.
• Sens du service public.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs aux intérêts et responsabilités différents.

Présentation de Institut de Recherche Pour le Développement (Ird)

Institut français de recherche scientifique internationale, l’IRD contribue à renforcer la résilience des sociétés face aux bouleversements globaux. Il est présent dans plus de 50 pays d’Afrique, d’Amérique latine, d’Asie et du Pacifique, ainsi qu’en France hexagonale et dans les Outre-mer.

Ses activités de recherche répondent de manière concrète à des besoins prioritaires: atténuation et adaptation aux changements climatiques, lutte contre la pauvreté et les inégalités, préservation de la biodiversité, accès aux soins, prise en compte des dynamiques sociales. Les questions de recherche sont élaborées avec les acteurs de terrain et les populations locales. Les équipes croisent les regards, les disciplines et les connaissances à travers des partenariats de long terme pour construire des solutions robustes et à fort impact.

L’IRD défend une recherche qui bénéficie au plus grand nombre. Il partage les résultats de ses projets et met la science au service de l’action. Il accompagne ainsi la transformation des sociétés vers des modèles sociaux, économiques et écologiques plus justes et durables.

Descriptif du service

La Direction des ressources humaines (DRH): Au sein du pôle Appui de la recherche et au rayonnement scientifique dirigée par la secrétaire générale, la Direction des ressources humaines a pour mission de proposer, d’élaborer et de mettre en œuvre la politique ressources humaines de l’IRD. Composée de 47 personnes chargées de gérer et accompagner les 2000 agents de l’Institut, elle est structurée en 4 services – masse salariale & prospectives RH, administration des RH et politique sociale, développement des talents et qualité de vie au travail, emploi / carrière et de 4 missions transverses – Dialogue social, expertise, coordination et communication RH, SRH International et Outre-mer, système d’information RH et GPEC & Projets RH transverses.