Gestionnaire administratif et logistique H/F

IRD; Marseille; Vor Ort; EUR 28.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

IRD recherche un(e) gestionnaire logistique pour le service MEPR à Marseille. Vous piloterez les déplacements et la logistique des réunions des commissions et jurys, en collaboration avec les services internes et partenaires externes, et assurerez l’archivage administratif des opérations logistiques.

Vous anticiperez les besoins, conseillerez les coordinateurs et coordonnatrices, veillerez au respect des règles d’hygiène et sécurité et proposerez des améliorations pour diminuer l’impact carbone

Qualifikationen

• Compétences en logistique et organisation d’événements.
• Capacité à gérer la mobilité des agents et l’accueil des usagers.
• Connaissance de l’environnement institutionnel et du fonctionnement des établissements publics.

Aufgaben

• Prévoir les opérations logistiques liées aux réunions des instances et comités.
• Entretenir de bonnes relations avec prestataires et fournisseurs.
• Préparer les déplacements des membres invités et conseiller les services concernés.
• Anticiper et gérer la logistique sur site lors des réunions (hébergement, restauration, accueil).
• Réaliser le suivi administratif et l’archivage des pièces logistiques.
• Proposer des projets d’amélioration pour diminuer coûts et impact environnemental.

Kenntnisse

Logistique

Événementiel

Gestion mobilité

Accueil usagers

Organisation

Rigueur

Adaptation

Discrétion

Tools

Suite bureautique

Jobbeschreibung

L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.

Sous la responsabilité de la directrice de la MEPR, et en collaboration étroite avec l'assistante de direction, vous serez gestionnaire logistique du service. La MEPR organise les déplacements des membres des commissions, conseils et comités dont elle a la charge et la bonne tenue de leurs réunions (entre deux et trois par an pour chaque instance). Vous serez en charge de l'ensemble des opérations logistiques afférentes, traduirez les besoins explicités par les coordinateurs et coordinatrices des commissions et instances, anticiperez les modalités techniques, et vous assurerez de la bonne gestion logistique de chaque réunion de ces instances. Ces activités supposent d'établir des collaborations étroites avec les services de logistique du siège et nos partenaires hébergeant ces réunions, ainsi qu'avec le service de gestion des missions et voyages de l'IRD. Vous réaliserez les archivages administratifs correspondant aux opérations de logistique et le suivi des missions des membres des commissions jusqu'à la clôture de leur dossier. Vous serez force de proposition de projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, visant en particulier la diminution des coûts carbone et financiers de cette activité.

En détail, les activités sont :

• Prévoir avec les coordinateurs ou secrétaires collègues de la MEPR, les opérations logistiques liées aux réunions des instances, comités d'évaluation et jurys.
• Réaliser les opérations de logistique en entretenant de bonnes relations avec les prestataires et fournisseurs.
• Préparer les déplacements des membres invités en bonne connaissance des besoins, leur apporter conseil en lien avec les services et agences spécialisées.
• Anticiper et préparer la logistique sur place, veiller au bon déroulement de la logistique des réunions, gérer les listes d'accueil, d'hébergement et de restauration.
• Faire des points réguliers d'état des lieux des réalisations auprès des coordinateurs, coordinatrices et secrétaires des instances
• Contrôler la qualité des services rendus et le respect des règles d'hygiène et de sécurité (HACCP, ERP, HSCT).
• Réaliser l'archivage des pièces administratives afférentes à la logistique, maintenir à jour le fichier des données des membres des instances.
• Proposer et mettre en oeuvre des projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, cherchant en particulier à réduire l'impact environnemental et financier, et à optimiser le service rendu.

Vous avez développé les compétences suivantes :

• Logistique, manipulation des éléments de logistique événementielle ; gestion de solutions de mobilité des agents dans le cadre professionnel, accueil et information des usagers
• Organisation, méthode et processus, gestion de l'urgence, capacité à rendre compte
• Connaissance de l'environnement institutionnel : organisation, activités et fonctionnement des établissements publics et de la commande publique
• Connaissance des logiciels bureautiques de base
• Mise en oeuvre et suivi administratif.

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

Vous justifiez de sérieuses qualités d'organisation, de rigueur et d'efficacité, vous démontrez de grandes capacités d'adaptation, courtoisie, discrétion, disponibilité et sens de la confidentialité font partie de vos qualités. Ce poste requiert une disponibilité particulière au moment des réunions des instances, peut demander de la flexibilité horaire.