Responsable Administration & Production (F/H)

Cyrillus; Maisons-Alfort; Sur place; EUR 52 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus recherche un Responsable Administration et Production pour piloter les activités administratives du groupe et superviser la production/coordination opérationnelle des tournées artistiques.

Vous dirigerez une équipe de production et assurerez la conformité des documents, contrats et budgets, en lien avec la Direction et les partenaires externes.

Responsabilités

• Piloter les activités administratives des sociétés du groupe, en veillant à la bonne organisation, à la conformité et à la fluidité des process internes
• Superviser le suivi des documents administratifs, fiscaux et contractuels : classement, archivage, traçabilité
• Coordonner les relations avec les partenaires externes : expert-comptable, commissaires aux comptes, avocats, banques et organismes administratifs
• Superviser la gestion des assurances, des services généraux et du parc automobile : flotte, sinistres, achats/ventes, entretien, démarches ANTS, contrôles techniques
• Garantir le suivi des contrats, engagements, commandes et éléments de facturation clients/fournisseurs
• Organiser et superviser les plannings, agendas et outils de suivi de l’activité
• Mettre en place, structurer et suivre les outils de gestion, de reporting et de suivi administratif
• Assurer un rôle de coordination auprès de la Direction sur les sujets administratifs et organisationnels
• Superviser les obligations sociales et les sujets administratifs RH demandés par la Direction
• Superviser les démarches administratives liées aux visas et autorisations de travail : préfectures, OFII, DREETS, ambassades, visa talent
• Garantir le suivi des droits d’auteur et des obligations administratives liées aux activités artistiques
• Superviser l’organisation des productions et tournées artistiques, en lien avec les équipes internes, les compagnies artistiques et les partenaires externes
• Manager et coordonner l’équipe de production, composée de 3 personnes, en assurant la bonne répartition des missions et priorités
• Garantir la fluidité des relations avec les compagnies artistiques, les salles, les prestataires et les partenaires internationaux
• Superviser l’élaboration, la négociation et le suivi des contrats liés aux productions : compagnies, salles, cessions, coréalisations, prestataires techniques et logistiques
• Superviser l’organisation logistique des tournées et productions : hébergements, transports, véhicules, restauration, technique
• Superviser le booking et le suivi des tournées en France et à l’international
• S’assurer du bon déroulement opérationnel des productions : billetterie, personnel sur site, communication et coordination générale
• Suivre et contrôler les devis, engagements et budgets de production et de tournées, en lien avec la Direction
• Superviser la gestion des droits d’auteur, droits voisins, autorisations SDRM et démarches administratives liées aux productions
• Garantir la conformité des démarches administratives liées aux productions
• Dans une structure à taille humaine, le/la Responsable Administration et Production conserve une forte dimension opérationnelle. Il/elle est capable de prendre directement en charge un périmètre d'activité, de renforcer les équipes lorsque la situation l'exige et d'assurer la continuité des opérations en cas d'absence ou lors des périodes de forte intensité

Description du poste

Administration & gestion

• Piloter les activités administratives des sociétés du groupe, en veillant à la bonne organisation, à la conformité et à la fluidité des process internes ;
• Superviser le suivi des documents administratifs, fiscaux et contractuels : classement, archivage, traçabilité ;
• Coordonner les relations avec les partenaires externes : expert-comptable, commissaires aux comptes, avocats, banques et organismes administratifs ;
• Superviser la gestion des assurances, des services généraux et du parc automobile : flotte, sinistres, achats/ventes, entretien, démarches ANTS, contrôles techniques ;
• Garantir le suivi des contrats, engagements, commandes et éléments de facturation clients/fournisseurs ;
• Organiser et superviser les plannings, agendas et outils de suivi de l’activité ;
• Mettre en place, structurer et suivre les outils de gestion, de reporting et de suivi administratif ;
• Assurer un rôle de coordination auprès de la Direction sur les sujets administratifs et organisationnels.

Suivi social & obligations administratives spécifiques

• Superviser les obligations sociales et les sujets administratifs RH demandés par la Direction ;
• Superviser les démarches administratives liées aux visas et autorisations de travail : préfectures, OFII, DREETS, ambassades, visa talent ;
• Garantir le suivi des droits d’auteur et des obligations administratives liées aux activités artistiques.

Production et coordination opérationnelle

• Superviser l’organisation des productions et tournées artistiques, en lien avec les équipes internes, les compagnies artistiques et les partenaires externes ;
• Manager et coordonner l’équipe de production, composée de 3 personnes, en assurant la bonne répartition des missions et priorités ;
• Garantir la fluidité des relations avec les compagnies artistiques, les salles, les prestataires et les partenaires internationaux ;
• Superviser l’élaboration, la négociation et le suivi des contrats liés aux productions : compagnies, salles, cessions, coréalisations, prestataires techniques et logistiques ;
• Superviser l’organisation logistique des tournées et productions : hébergements, transports, véhicules, restauration, technique ;
• Superviser le booking et le suivi des tournées en France et à l’international ;
• S’assurer du bon déroulement opérationnel des productions : billetterie, personnel sur site, communication et coordination générale ;
• Suivre et contrôler les devis, engagements et budgets de production et de tournées, en lien avec la Direction ;
• Superviser la gestion des droits d’auteur, droits voisins, autorisations SDRM et démarches administratives liées aux productions ;
• Garantir la conformité des démarches administratives liées aux productions.

Dans une structure à taille humaine, le/la Responsable Administration et Production conserve une forte dimension opérationnelle. Il/elle est capable de prendre directement en charge un périmètre d'activité, de renforcer les équipes lorsque la situation l'exige et d'assurer la continuité des opérations en cas d'absence ou lors des périodes de forte intensité.