Assistant(e) Administrative - Alternance (H/F)

Cyrillus; France; Hybrid; EUR 10,000 - 15,000; Part time

Job summary

Cyrillus recherche une Assistante Administrative en alternance pour soutenir la responsable de production et centraliser l’organisation et le suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative, afin de permettre à chaque équipe de se concentrer sur ses missions.

Vous participerez au planning et à la mise en œuvre opérationnelle, avec une forte dimension coordination et anticipation des besoins, dans un contexte de production et

Qualifications

• Organisation et coordination des activités administratives et logistiques.
• Suivi des demandes et des prestataires, gestion des documents et des coûts.
• Capacité à anticiper et coordonner les plannings des projets (casting, production, événements).

Responsibilities

• Organisation et coordination logistique des déplacements et hôtels pour les équipes.
• Gestion des bons de commande et des comptes fournisseurs.
• Suivi des devis, confirmations et coordination avec les agences de location.
• Suivi des factures et paiements, relance des prestataires.

Skills

Organisation

Coordination logistique

Suivi administratif

Gestion des prestataires

Gestion comptable

Job description

En tant qu’Assistante Administrative en alternance, vous appuyez la responsable de production et êtes le point central de l’organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.

Objectif du poste

Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d’anticipation.

Missions principales

1. Organisation & coordination logistique

• Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
• Négociation et booking des hôtels
• Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
• Organisation des repas / traiteurs
• Organisation des livraisons (collections, matériel…)
• Préparation et gestion des valises (départs / retours)

2. Suivi administratif & prestataires

• Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
• Demandes de création de comptes fournisseurs
• Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
• Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)

3. Coordination casting & production

• Suivi des sélections casting
• Transmission des informations aux agences
• Suivi des disponibilités
• Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu’au booking final

4. Gestion comptable & suivi financier

• Suivi et envoi des factures
• Gestion des demandes de paiements anticipés
• Relance des paiements