RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (RAF)

Sciences Po Alumni; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

Sciences Po Alumni recherche un Financier, comptable et budgétaire pour piloter le budget, suivre les écarts et structurer la comptabilité analytique.

Vous assurez le rapport financier annuel, la trésorerie et les inscriptions aux événements, en lien avec la Trésorière et le cabinet comptable.

Le poste couvre la gestion administrative, les achats et les aspects juridiques, nécessitant rigueur et polyvalence au sein d'une petite équipe.

Qualifications

• Formation Bac+4/5: Master de gestion ou équivalent, diplôme d'école de commerce, management ou finance.
• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste à périmètre comparable, idéalement en structure associative ou PME.
• Polyvalence et autonomie réelles: couvrir RH, finance, achats, juridique et office management sans équipe dédiée.

Responsabilités

• Mettre en œuvre le processus budgétaire de l'association: respect du calendrier, révisions budgétaires, suivi des écarts entre réalisé et budget.
• Améliorer la structuration de la comptabilité analytique et alimenter les outils de pilotage (plan de trésorerie, tableau de bord).
• Soumettre le rapport financier annuel à l'Assemblée générale et assurer la validation par la Trésorière; suivre la facturation, trésorerie, cotisations et inscriptions aux événements.
• Préparer les éléments pour le cabinet comptable et interagir avec le Commissaire aux comptes; assurer l'organisation comptable selon ANC 2018-06.
• Gérer les contrats fournisseurs, achats et la gestion des locaux; interface avec les prestataires et les services RH externes.

Connaissances

Rigueur et analyse financière

Polyvalence et autonomie

Maîtrise Excel

Communication et négociation

Formation

Master en gestion ou équivalent

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Logiciel comptabilité/paie

Gestion des adhésions

Description du poste

Présentation de l'association

Sciences Po Alumni est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, qui fédère les diplômés et anciens élèves de Sciences Po. Elle anime une communauté de plusieurs dizaines de milliers d'anciens à travers un réseau d'une centaine d'entités (groupes, cercles, sections en France et à l'international), organise des événements tout au long de l'année et édite un magazine (Émile).

Missions principales

Financier, comptable et budgétaire

• Mettre en œuvre le processus budgétaire de l'association : respect du calendrier, révisions budgétaires, suivi des écarts entre réalisé et budget
• Améliorer la structuration de la comptabilité analytique
• Appuyer les responsables de pôles dans la préparation de leur budget et le suivi de sa réalisation
• Établir le rapport financier annuel présenté à l'Assemblée générale, et en assurer la validation auprès de la Trésorière
• Suivre quotidiennement le processus de facturation (établissement et validation des devis, commandes, paiements), la trésorerie, les cotisations et les inscriptions aux événements (web, chèque, virement, espèces), exécuter les paiements et les encaissements
• Alimenter et mettre à jour les outils de pilotage (plan de trésorerie glissant, tableau de bord d'activité)
• Préparer les éléments nécessaires au cabinet comptable et superviser son travail ; en lien avec la Trésorière, préparer les éléments pour la clôture et les échanges avec le commissaire aux comptes
• Mettre en œuvre la bonne organisation comptable de l’association ; maîtriser le règlement comptables ANC N° 2018-06 consolidé et les spécificités comptables des OBNL

Ressources humaines et social

• Gestion administrative du personnel : contrats, avenants, paie, congés payés, arrêts maladie et absences, suivi de la prévoyance et de la mutuelle
• Suivi des obligations sociales et de la conformité réglementaire, notamment la mise à jour régulière du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Sécurisation des points de vigilance juridico-sociaux identifiés
• Interface avec les prestataires RH externes (paie, mutuelle, prévoyance)
• Appui administratif au recrutement : contrats, intégration des nouveaux arrivants

Administratif, achats et gestion des locaux

• Gestion des contrats fournisseurs et prestataires (assurances, maintenance, entretien) : négociation et rédaction, en appui à la Direction générale
• Suivi des achats courants : mise en concurrence, commandes, suivi des livraisons
• Gestion administrative des implantations de l'association : entretien, sécurité, conformité réglementaire, relations avec les prestataires techniques
• Suivi des conventions d'occupation et des réservations de salles

Office management

• Bon fonctionnement quotidien du siège : fournitures, équipements, accueil
• Support logistique aux équipes et aux événements internes de l'association
• Interface avec les prestataires généraux (informatique, service de ménage, téléphonie, courrier)

Juridique et gestion de projet

• Veille et sécurisation juridique courante : contrats prestataires, conformité RGPD, assurances
• Appui à la Direction générale et au Bureau sur les sujets juridiques courants (baux, conventions, contrats)
• Suivi des points de conformité identifiés lors de l'audit organisationnel (documentation des hypothèses actuarielles, décomposition comptable des immeubles en lien avec l’EC et le CAC)
• Contribution ponctuelle aux projets transverses de modernisation des outils de gestion de l'association (ex. : systèmes de gestion des adhésions)

• Formation Bac+4/5 : Master de gestion ou équivalent, diplôme d'école de commerce, management ou finance
• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste à périmètre comparable, idéalement en structure associative, ou PME
• Polyvalence et autonomie réelles : capacité à couvrir un périmètre large (RH, finance, achats, juridique, office management) sans équipe dédiée sur chaque volet
• Qualités relationnelles : communiquer, former, négocier ; aptitude à anticiper, gérer et organiser son travail au sein d'une petite équipe
• Rigueur, goût des chiffres, compétence rédactionnelle, capacités d'analyse et de synthèse, discrétion face à des données sociales et financières sensibles
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et, idéalement, d'un logiciel de comptabilité/paie ou de gestion des adhésions
• La connaissance du secteur associatif est appréciée