Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F

Ville-De-Trappes; Trappes; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Ville-De-Trappes recherche un professionnel expérimenté pour assurer le support de la DGA en matière de ressources humaines et d’administration courante. Vous suivrez les arrivées, départs, affectations et les échéances RH en lien avec la DRH.

Vous vous occuperez du suivi des instances, de la préparation des délibérations et du parapheur, tout en coordonnant les tâches liées aux finances, marchés et procédures.

Qualifications

Responsibilities

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d’affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.
• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu’à mise en œuvre.
• Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.
• Assurer l’interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.
• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
• S’assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.
• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.
• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
• Animer un réseau d’appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d’information, règles de suppléance et entraide entre directions.
• Évaluer les compétences et l’aisance des agents sur les principaux domaines d’appui afin d’identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d’éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d’appui DGASSP à dominante administration–finances–juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
• Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.
• Pilote budgétaire et tableaux de bord
• Organiser la préparation budgétaire, consolid­er les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
• Suivre l’exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.
• Marchés, conventions et contrats: Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats.
• Courriers, actes et procédures: Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.

Job description

A. Socle commun - support global de la DGA

RH de proximité

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d’affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.

Instances, actes et échéances

• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu’à mise en œuvre.

Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice

• Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.

Finances, contrats et commande publique

• Assurer l’interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.

SI, logistique, maintenance et communication

• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
• S’assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.

Pilotage et amélioration continue

• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.

B. Animation du réseau d’appui et préfiguration du pôle

• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
• Animer un réseau d’appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d’information, règles de suppléance et entraide entre directions.
• Évaluer les compétences et l’aisance des agents sur les principaux domaines d’appui afin d’identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d’éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d’appui DGASSP à dominante administration–finances–juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
• Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.

C. Missions spécifiques au périmètre

Pilotage budgétaire et tableaux de bord

• Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
• Suivre l’exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.

Marchés, conventions et contrats

• Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats.

Courriers, actes et procédures

• Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.