Responsable administratif et financier

AI Sisters; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Freelance

4 jours par semaine

Horaires 9h30–19h

Résumé du poste

AI Sisters, cabinet de conseil en IA générative basé à Paris, recherche un(e) gestionnaire administratif et financier en freelance. Poste à 4 jours/semaine; rémunération selon profil et expérience. Vous serez en lien direct avec le CEO et la RH, et structurerez une fonction finance de zéro.

Vous assurez facturation, encaissements, reporting et suivi OPCO, tout en gérant les aspects administratifs et paie en collaboration avec l’équipe RH. Une connaissance de Pennylane est un plus.

Qualifications

• 1 à 3 ans d’expérience en gestion administrative et financière, alternance comprise (cabinet comptable/startup/PME).
• Connaissance du secteur formation ou OPCO est un vrai plus.
• Autonomie et organisation pour structurer une fonction finance de zéro.

Responsabilités

• Finance & gestion: facturation, encaissements, relances; trésorerie et prévisions; reporting par activité; dossiers OPCO; outils financiers en place.
• Administratif & structuration: contrat, fournisseurs, assurances, abonnements; travail avec la RH sur paie et notes de frais; automatisation des process via l’IA.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Organisation

Formation

Bac+3 à Bac+5 : finance, comptabilité, gestion ou école de commerce

Outils

Pennylane

Description du poste

À propos d’AI Sisters

Fondée en 2022 à Paris, AI Sisters est un cabinet de conseil en IA générative. Notre mission : aider les entreprises à identifier, concevoir et déployer des solutions d’IA concrètes, avec une approche pragmatique et responsable.

Nous accompagnons des entreprises du CAC 40, des acteurs de l’hôtellerie de luxe, des fonds d’investissement, des PME et des institutions publiques autour de quatre expertises : le conseil et l’audit IA, le prototypage, le développement d’agents et d’outils sur mesure basés sur les LLM (OpenAI, Mistral, Claude…), et la formation des équipes à l’IA générative.

Startup en pleine croissance, nous développons deux activités, la Formation et le Lab, et nous structurons nos fonctions support : c’est là que tu entres en jeu. Tu seras la personne de référence sur l’administratif et la finance, en lien direct avec notre CEO et notre responsable RH.

Tes missions

Finance & gestion (environ 70 % du temps)

• Assurer la facturation clients, le suivi des encaissements et les relances
• Piloter la trésorerie : suivi quotidien, prévisionnel et alertes auprès de la CEO
• Produire le reporting financier par activité (Formation et Lab) et préparer le bilan avec notre expert-comptable
• Gérer les dossiers OPCO de l’activité Formation : prises en charge, facturation et relances jusqu’au paiement
• Faire vivre nos outils

Administratif & structuration (environ 30 % du temps)

• Prendre en charge l’administratif courant : contrats, fournisseurs, assurances, abonnements
• Travailler avec notre responsable RH sur les sujets partagés (éléments de paie, notes de frais, onboarding)
• Structurer et automatiser nos process, notamment avec l’IA, pour gagner en fiabilité et en temps

Le profil que nous recherchons

• 1 à 3 ans d’expérience en gestion administrative et financière, alternance comprise : un premier poste ou une sortie d’alternance en cabinet comptable, startup ou PME nous intéresse beaucoup
• Une connaissance des OPCO ou du secteur de la formation est un vrai plus
• Formation Bac+3 à Bac+5 : finance, comptabilité, gestion ou école de commerce
• Autonome, rigoureux·se et organisé·e, avec l’envie de structurer une fonction finance de zéro
• À l’aise avec Pennylane ou un outil équivalent, et curieux·se de l’IA (nous te formerons)

Tu n’as pas toutes les cases cochées ? Postule quand même : nous regardons d’abord la motivation et le potentiel.

Les conditions

• Freelance : rémunération en fonction du profil
• 4 jours par semaine
• Horaires : 9h30 à 19h

Notre process de recrutement

• Un premier échange de 20 minutes en visio avec l’équipe
• Une mise en situation courte : à partir d’un petit cas fictif, tu analyses une situation de trésorerie et priorises des relances clients et OPCO (préparation d’une heure environ, pas de travail écrit à rendre)
• Une rencontre dans nos locaux pour faire connaissance avec l’équipe

Nous te donnons une réponse à chaque étape, en moins d’une semaine.