Gestionnaire de scolarité et adjoint à la responsable de service H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Télétravail partiel possible

Congés annuels généreux

Aide mobilité et transport

Résumé du poste

Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour assurer l’interface entre le responsable pédagogique, les intervenants et les étudiants. Vous élaborez et suivez les plannings, les cours et les examens, et veillez au bon fonctionnement des services de scolarité.

Vous participez au recrutement, à l’inscription pédagogique et au suivi des procédures. Poste en CDD 12 mois renouvelable, 37h05/semaine, avec prime et avantages.

Qualifications

• Bac souhaité comme diplôme.
• Expérience en gestion administrative dans l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.

Responsabilités

• Être l’interface entre le responsable pédagogique, les intervenants et les étudiants.
• Élaborer et suivre les plannings, cours et examens, réserver le matériel et résoudre les dysfonctionnements.
• Gérer les assiduités et attestations de présence et participer à la contractualisation des étudiants.
• Saisir et contrôler les heures d’enseignement sur l’applicatif spécifique.
• Contribuer au recrutement et à l’inscription pédagogique des futurs étudiants.
• Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes.
• Participer aux actions d’archivage du service.
• Organiser et mettre à jour des bases de données et document statistiques.

Outils

Scollins

Scop

e-candidat

MonMaster

Description du poste

Environnement et missions principales:

Gestion de scolarité:

• Être l'interface entre le Responsable pédagogique, les différents intervenants et les étudiants.
• Élaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements.
• Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence dans le cadre de l’Alternance et de la Formation Continue et participer à la contractualisation des étudiants.
• Saisir et contrôler les heures d'enseignement sur l’applicatif spécifique.
• Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants jusqu’à l’inscription pédagogique.
• Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes.
• Participer aux actions d’archivage du service.

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données nécessaires à l’activité de l’école, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques.

Accompagnement et soutien opérationnel aux gestionnaires:

• Guider et conseiller l'équipe au quotidien dans l'exécution des tâches.
• Répondre aux sollicitations relatives aux procédures de scolarité.
• Assurer la formation et l'assistance des gestionnaires sur les différents logiciels de scolarité.

Missions transverses et reporting:

• Participer aux groupes de travail de la structure en concertation avec la responsable du service.
• Identifier et faire remonter à la responsable de service les besoins de formation de l'équipe.
• Alerter la responsable de service sur les dysfonctionnements organisationnels ou les difficultés relationnelles au sein du service.

Activités associées:

Accueil/lnformation:

• Accueillir, informer et orienter les usagers.

Soutien logistique et communication:

• Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
• Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs.
• Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques.
• Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

Compétences professionnelles:

Savoir- faire:

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
• Maîtrise des logiciels spécifiques de scolarité Scollins, Scop et des plateformes de candidatures e-candidat et MonMaster.
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
• Appliquer les normes, procédures et règles.
• Savoir planifier et respecter des délais.

Savoir-être:

• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Travail en équipe: savoir travailler avec des partenaires différents : responsables de programmes, intervenants nationaux et internationaux, enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées.
• Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Organisation et rigueur.
• Fiabilité.

Diplôme souhaité (s): Bac

Expérience souhaitée: Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Connaissance et outils:

• Connaissance du système de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
• Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Culture internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d'accueil téléphonique et physique.

Date de prise de poste : Le plus tôt possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut

Si contractuel : 1954€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation