Responsable administatif-ve et financier-ère

Grenoble; Grenoble; Hybrid; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle santé et prévoyance

Restauration collective conventionnée

Forfait mobilité 75% (104,40€/mois) +

Forfait Mobilités Durables (max 300 €/

Job summary

La Ville de Grenoble recherche un responsable du service évènementiel rattaché à la Direction des Affaires culturelles pour superviser les projets et activités destinés au grand public. Vous contribuerez à la conception et à la mise en œuvre d’événements, avec une forte interaction entre les services et les partenaires culturels.

Vous assurerez le pilotage administratif, le suivi budgétaire et la gestion des équipes permanentes et non permanentes, tout en veillant au respect des procédures et au

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (LibreOffice) et capacités organisationnelles reconnues.
• Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, sens du reporting et de la synthèse.

Responsibilities

• Pilotage des actes administratifs et délibérations du service évènementiel.
• Gestion budgétaire et suivi financier du service et des projets.
• Supervision des équipes permanentes et non permanentes; coordination avec les opérateurs culturels.
• Conduite des procédures liées à l’achat public et au fonctionnement du service.

Skills

Organisation

Rigueur

Expression écrite et orale

Autonomie

Gestion du temps

Tools

LibreOffice

Job description

Lieu du poste de travail : 11 boulevard Jean Pain 38000 Grenoble

Poste ouvert aux contractuels

Traitement de base selon la grille indiciaire liée au cadre d'emploi + IFSE (Indemnité de fonction de sujétion et d'expertise)

Possibilité participation employeur dès l'arrivée, sans condition d'ancienneté:

• Mutuelle santé et prévoyance (contrats labellisés)
• Espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables (maximum de 300 € / an)

Après 6 mois d'ancienneté:

• Prime de fin d’année (proratisée au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

La direction des Affaires culturelles de la ville de Grenoble est composée de six équipements (musée, musée Stendhal, muséum, théâtre, conservatoire, bibliothèque) et de trois services centraux (événementiel, administration générale et développement culturel et artistique). La Direction accompagne près de 200 opérateurs culturels et assure le suivi des établissements en gestion déléguée.

Le service événementiel de la Ville, rattaché à la Direction des Affaires Culturelles (DAC), conçoit et met en œuvre des manifestations et animations destinées au grand public principalement sur l’espace public (Fête des Tuiles, Cabaret Frappé, Eté oh! Parc, Printemps du livre – résidences d’auteur, Marché de Noël, thés dansants, etc.), et organise des événements institutionnels (14 juillet, vœux aux habitants…).

Le service apporte également un appui aux autres directions de la Ville dans le cadre de la mise en œuvre de leurs événements. Enfin, il pilote le fonctionnement du Palais des sports et de la salle Messiaen qui constituent une unité du service.

L’équipe permanente du service est constituée d’une équipe projet qui compte 3 chargé·e·s de projets (catégorie A) et 3 coordinateur.ices de projets (catégorie B) ; d’un pôle ressource constitué du ou de la RAF, d’une gestionnaire administrative et financière (catégorie B) et d’une assistante administrative (catégorie C) ; un responsable technique (catégorie A) et de trois agents au sein de l’unité palais des sports / salle Olivier Messiaen (catégories A et B). Elle s’étoffe régulièrement avec des renforts en fonction des besoins des projets.

Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service évènementiel, vous contribuez à la régularité et de l’optimisation des actes et des procédures du service évènementiels.

Appui à la cheffe de service sur la gestion de l’équipe (permanents et non-permanents)

• Contrôle de l’organisation et du temps de travail des agent·e·s dans le respect de la réglementation du travail et des dispositions propres au service (règlement annualisé du temps de travail, astreintes d’exploitation, etc.)
• Suivi du processus d’embauche des agents non permanents, dans le respect des procédures établies et en particulier dans le respect des règles spécifiques aux techniciens intermittents du spectacle: suivi des prévisions de recrutement en cohérence avec la grille de rémunération applicable et les règles du GUSO, le budget alloué et les règles d’organisation des exploitations, contrôle des déclarations préalables des embauches et des éléments variables de paie en appui aux équipes projets
• Rôle d’alerte sur la réglementation du travail et de la prévention des risques professionnels; suivi des habilitations et du plan de formation.

Élaboration, suivi et contrôle des actes administratifs

• Pilotage du processus d’élaboration et de suivi des délibérations et des actes administratifs encadrant l’activité du service (conventions de partenariat, conventions d’occupation du domaine public, grilles tarifaires, etc.)
• Contrôle du respect des règles d’occupation du domaine public dans les procédures de mise en concurrence pilotées par le service
• Correspondant·e achat du service: garant·e du respect des principes de la commande publique et de la bonne gestion des deniers publics. Planification, suivi et contrôle des achats
• Suivi des démarches d’attribution de numéros de licence d’entrepreneur du spectacle
• Rédaction de notes administratives, procédures, compte-rendus
• Veille juridique et réglementaire

Pilotage des ressources des évènements et du service

• Préparation des étapes budgétaires (budget primitif, décisions modificatives, écritures de fin d’exercice) sur le budget du service évènementiel (budget principal) et sur le budget du Palais des Sports/O Messiaen (budget annexe – activité économique). Suivi de l’exécution financière et budgétaire
• Contrôle et suivi des enveloppes budgétaires qui sont pilotées par les chargé·e·s de projets évènementiels
• Pilotage d’un Plan Pluriannuel d’Investissement en dialogue avec la direction de l’Immobilier Municipal et de l’Énergie pour le volet travaux et en lien avec l’équipe du Palais et la direction des Affaires culturelles pour les matériels techniques et les petites opérations d’aménagement
• Élaboration, mise à jour des outils de suivi et de pilotage des ressources du service (masse salariale, crédits généraux en fonctionnement, investissement…)
• Élaboration et actualisation de tableaux de bords et de documents d’analyse de l’activité du service, comprenant également des activités économiques (Palais des Sports, Olivier Messiaen, Marché de Noël) sur lesquelles une analyse et un suivi de l’équilibre économique sont attendus
• Appui au service dans la recherche de recettes extérieures

Relations fonctionnelles:

• Relation avec les fonctions ressources support au sein de la collectivité
• Travail en lien étroit avec les chargés de projets et les coordonnateurs de projets
• Excellente connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
• Maîtrise du cadre juridique, budgétaire et de la comptabilité publique
• Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, expérience de la production de contenus sur tous supports
• Esprit d’analyse et de synthèse, capacité à assurer un reporting, organisation, rigueur
• Capacité à travailler en autonomie dans un esprit collaboratif et d’ouverture, avec des publics divers, professionnels, institutionnels
• Savoir rendre compte et alerter
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (libre office)
• Organisation, rigueur, sens de l’écoute, capacité à travailler en équipe, devoir de réserve, diplomatie
• Capacité à représenter la collectivité face à des interlocuteurs variés
• Connaissance du statut des intermittents

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire:

• Cycle de 35h35 ou 36h35 pour toutes les catégories
• Semaine sur 4,5 ou 5 jours ou 9 jours sur 2 semaines
• Congés annuels : 25 jours + possibilité de RTT selon le cycle choisi
• Télétravail, selon l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an

Avantages employeurs:

Possibilité de congés familiaux, d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux (dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses), sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité