PREPARATEUR DE MISSIONS (H/F)

Service du Commissariat des Armées (Sca); Lille; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Service du Commissariat des Armées (Sca) recherche un agent en gestion des frais de déplacement pour l’antenne Lilloise, au sein du POV. Vous traitez les demandes de missions, réservez billets (train, avion, navire, voiture de location, hébergement) et assurez la conformité des informations via les systèmes internes.

Vous devrez contacter les demandeurs, suivre l’émission des billets, effectuer les modifications ou annulations et veiller au respect des procédures qualité et de la réglementation,

Qualifications

• Expérience dans le domaine des frais de déplacement.

Responsibilities

• Prendre en charge les demandes de missions et vérifier la conformité des éléments transmis.
• Réserver les billets via le logiciel dédié (train, avion, navire, véhicule de location, hébergement).
• Contacter les demandeurs pour compléter les informations et assurer l’assistance.
• Suivre l’émission de la billetterie et la transmettre après contrôle de conformité.
• Effectuer les modifications ou annulations si nécessaire.
• Appliquer les règles d’archivage et suivre l’évolution de la réglementation.
• Assurer le suivi des dossiers des collègues absents si nécessaire.

Skills

Expérience dans le domaine des frais

Job description

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD) , en provenance des différents systèmes d’information, attribuées par le chef de bureau ou son adjoint, et vérifier la conformité ainsi que la concordance des éléments transmis ;
• Procéder à la réservation, via le logiciel dédié, des différentes billetteries demandées (voie ferrée, voie aérienne, voie maritime, véhicule de location, hébergement…) ;
• Contacter les demandeurs ou leurs assist afin de compléter les informations et assurer l’assistance ;
• Suivre l’émission de la billetterie, en contactant au besoin l’agence de voyage, et transmettre la billetterie obtenue au missionné après un contrôle de conformité ;
• Effectuer des modifications / annulations le cas échéant ;
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers traités (dématérialisation) ;
• Se maintenir informé de l’évolution de la réglementation ;
• Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Conditions particulières d'exercice

Travail en open space.

Profil recherché

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement.

Présentation de Service du Commissariat des Armées (Sca)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

Entité du service du commissariat des armées (SCA) , le centre interarmées du soutien à la mobilité (CIMob) est l'opérateur ministériel unique de gestion des déplacements temporaires, des changements de résidence et de l'achat de billetterie en prise en charge directe pour les militaires et les civils du MIN ARM.
L'antenne Lilloise abrite également le plateau opérateur voyage (POV) qui opère une offre de billetterie liée aux déplacements professionnels pour le ministère. La billetterie couvre une grande partie des dépenses de déplacement qui sinon seraient supportées par les missionnés (transports, hôtellerie, location de véhicule) en individuel ou en groupe.
Le POV est constitué de quatre bureaux dont trois répartis à Lille (Fives et St Ruth) et un à Brest (Base Navale) ainsi que d’une cellule Régulation, Répartition, Relations Clients.
Affecté au sein de l’antenne Lilloise, vous êtes chargé de traiter les demandes de missions pour les personnels civils et militaires des entités abonnées, avec la gestion de l’ensemble de la billetterie, via les systèmes d’information et les applicatifs métiers. Vous veillez à l’application stricte de la réglementation et des procédures qualité en vigueur.