2025/B/207 -Agent chargé de la coordination administrative (H/F)

Préfecture des Hauts de Seine; Nanterre; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

La Préfecture des Hauts de Seine recherche un agent pour assurer la coordination administrative et interministérielle au sein du secrétariat départemental. Vous organiserez les instances de direction présidées par le Préfet et préparerez les dossiers pour les réunions régionales.

Vous assurerez l'enregistrement des actes, la publication du recueil des actes administratifs et le suivi des fournitures, en lien avec le Secrétaire Général.

Qualifications

• Connaissances techniques
• Compétences juridiques pratiques à acquérir
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance de l'environnement professionnel
• Capacité d'analyse
• Esprit de synthèse
• Aptitude au travail en équipe
• Bonnes capacités d'organisation
• Sens des relations humaines
• Aisance en communication
• Adaptabilité au poste

Responsibilities

• Organiser les instances départementales de direction et pilotage interministérielles présidées par le Préfet.
• Préparer les dossiers du Préfet et du Secrétaire Général pour les réunions régionales.
• Enregistrer et suivre les parapheurs des services soumis à signature.
• Préparer les arrêtés de délégation de signature et assurer la publication du RA A.
• Suivre les fournitures et consommables et l'archivage.
• Contribuer au pilotage des activités de coordination et d’administration.
• Travailler selon 37h, 38h ou 38h30 générant des jours d'ARTT.

Skills

Connaissances techniques

Compétences juridiques

Informatique - bureautique

Environnement professionnel

Analyse

Esprit de synthèse

Travail en équipe

Organisation

Relations humaines

Communication

Adaptabilité

Job description

Vos activités principales:
Sous l'autorité de la cheffe de section de la coordination administrative et interministérielle, vous êtes en charge de: l’organisation des instances départementales de direction et de pilotage interministérielles présidées par le Préfet: Codir, collèges des chefs de services;-la préparation des dossiers du Préfet et du Secrétaire Général pour leurs réunions régionales à la préfecture de région: CAR, réunions des Préfets, PRE-CAR et comités des SG;-l’enregistrement et le suivi des parapheurs des services déconcentrés de l’État soumis à la signature des membres du corps préfectoral, en lien avec les services et directions concernées;-la préparation des arrêtés de délégation de signature et la bonne publication du recueil des actes administratifs (RAA) de la préfecture ; le suivi des fournitures et consommables (commandes, réception) , en lien avec le SGCD et le secrétariat du Secrétaire général.

• le suivi de l’archivage.

Votre environnement professionnel

• Activités du service Le secrétariat aux affaires départementales est notamment en charge des dossiers d’aménagement du territoire pour les autorités préfectorales ; de la coordination du dispositif national d’accueil des demandeurs d’asile et des réfugiés dans le département ; des instances départementales présidées par le Préfet ; des dossiers pour les CAR, Pré-CAR, réunions des Préfets et comités des SG ; du recueil des actes administratifs; de la rédaction du rapport d’activité des services de l’Etat; du pilotage des PPG.
• Composition et effectifs du service 9 agents: directeur, adjointe au directeur, cheffe de la section politiques publiques (attachée principale) , 2 chargés de mission (2 A) , cheffe de la section coordination du dispositif national d’accueil (A) , 1 chargé de mission DNA (B) , cheffe de la section coordination interministérielle et administrative (A) , 2 agents pour la coordination administrative (B et C)
• Liaisons hiérarchiques Secrétaire général, secrétaire générale adjointe, sous-préfet en charge du développement économique et de l’emploi, directeur du SGAD
• Liaisons fonctionnelles Membres des autorités préfectorales, services et directions préfecture, directions et services départementaux de l’Etat, préfecture de région

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Vous exercez vos missions sur la base de 37 h, 38h ou 38h30 générant 10, 16 ou 18 jours d'ARTT.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques
• Avoir des compétences juridiques niveau pratique à acquérir
• Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir
• Savoir analyser niveau maîtrise requis
• Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser niveau maîtrise requis
• Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtriserequis
• savoir communiquer niveau maîtrise requis
• savoir s'adapter niveau expert requis

Vos perspectives: Les qualités que requiert le poste (réactivité, sens des contacts avec des interlocuteurs variés, organisation et planification, traitement des urgences, polyvalence) préparent à l'exercice de fonctions de coordination et d’encadrement intermédiaire.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture des Hauts de Seine

Préfecture des Hauts de Seine