OralysDoc Controller H/F

SOM - Ortec Group; Saint-Denis; Sur place; EUR 36 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant 10,40€

Transport remboursé 75%

Intégration encadrée

Equipe dynamique

Résumé du poste

Groupe Ortec et sa filiale Oralys recherchent un(e) Gestionnaire Documentaire Projet pour intervenir sur des projets énergistiques de grande envergure en Île-de-France. Vous assurez le suivi documentaire, l’administration des outils GED et la surveillance des circuits de revue des documents techniques émis par les partenaires et fournisseurs.

Vous serez en appui aux équipes projet pour garantir la traçabilité, la qualité et la conformité des livrables, tout en animant des activités de formation

Qualifications

• Expérience en gestion documentaire technique et/ou document control dans un environnement industriel.
• Capacité à suivre des workflows et à assurer traçabilité et qualité des documents.

Responsabilités

• Gérer et suivre la documentation projet et le DRS.
• Gérer la GED, les métadonnées et les règles de codification.
• Contrôler les révisions et les classes documentaires et assurer le suivi des circuits de revue.
• Réaliser des tableaux de bord et du reporting documentaire.

Connaissances

Gestion documentaire

GED et SharePoint

Suivi de planning documentaire

Communication inter-équipe

Formation

Bac+2/+3 en documentation/ingénierie

Outils

SharePoint

Description du poste

Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique... Oralys filiale du groupe ORTEC est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation. Ici, on apprend, on progresse, on partage - et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.
Dans le cadre du développement de nos activités dans le secteur de l'énergie, nous recherchons un(e) Gestionnaire Documentaire Projet / Document Controller H/F pour intervenir en appui aux équipes projet sur la gestion, le contrôle et le suivi de la documentation technique. Vous aurez notamment la responsabilité du suivi documentaire des projets, de l'administration des outils de GED et de la surveillance des circuits de revue des documents techniques émis par les différents partenaires et fournisseurs.

Vos principales responsabilités

• Gestion et suivi de la documentation projet
  • Participer à la création et à la mise à jour du DRS (Document Release Schedule)
  • Mettre en place et suivre le plan de surveillance documentaire du projet
  • Contrôler la réception, la codification, les indices de révision, les classes documentaires et les métadonnées associées
  • Réaliser des extractions régulières depuis les différents outils documentaires et GED
• Gestion et configuration de la GED
  • Participer à la mise en place et à la prise en main de la GED projet
  • Contribuer aux tests et à l'identification des éventuelles anomalies
  • Participer à la définition et au déploiement des règles de codification documentaire
  • Accompagner les utilisateurs dans l'utilisation des outils de GED
  • Assurer la qualité et la cohérence des informations enregistrées dans les outils
• Surveillance des documents techniques
  • Effectuer un contrôle préliminaire des documents reçus avant leur mise en revue
  • Vérifier la conformité de la codification, des révisions, des classes documentaires et leur cohérence avec le DRS
  • Lancer et assurer le suivi des workflows de revue documentaire
  • Préparer et contrôler les Review Sheets
• Reporting et pilotage documentaire
  • Suivre les principaux indicateurs de performance documentaire
  • Contrôler les délais de revue et le respect des échéances du DRS
  • Identifier et signaler les documents en retard ou nécessitant une attention particulière
  • Produire les tableaux de bord et éléments de reporting à destination des équipes projet
• Capitalisation et archivage
  • Participer à la capitalisation de la documentation technique produite durant les projets
  • Assurer le classement et l'enregistrement de la documentation dans les outils dédiés
  • Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers de conformité réglementaire

Selon les besoins des projets, vous pourrez également être amené(e) à

• Apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes projet
• Accompagner ponctuellement les utilisateurs des différentes GED
• Participer à l'amélioration des pratiques de gestion documentaire
• Animer des ateliers de sensibilisation ou de formation à la documentation
• Rédiger des supports et procédures documentaires

Vous disposez d'une expérience en gestion documentaire technique, documentation projet ou Document Control, idéalement acquise dans un environnement industriel ou sur des projets complexes.

Vous êtes à l'aise avec :

• Les outils de GED et de gestion documentaire
• Le suivi de workflows documentaires
• La gestion des métadonnées, codifications et indices de révision
• Le suivi de DRS ou de planning documentaire
• Les outils collaboratifs tels que SharePoint
• La production de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi
• Le contrôle qualité de documents techniques

La connaissance de DOCTEAM, du référentiel KKS ou d'environnements documentaires similaires constitue un atout.

Au-delà de vos compétences techniques, nous recherchons une personne

• Rigoureuse et organisée
• Autonome et proactive
• À l'aise dans la gestion de volumes importants de documents
• Capable de gérer plusieurs interlocuteurs et priorités simultanément
• Dotée d'un bon relationnel avec les équipes techniques et projet
• À l'aise dans les activités de contrôle, de relance et de reporting
• Sensible à la qualité, à la traçabilité et au respect des délais

Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation et d'intéressement, tickets restaurant 10,40€, remboursement à hauteur de 75% des frais de transport, CSE- Intégrez des équipes dynamiques et bienveillantes : l'humain au centre de nos valeurs
• Bénéficiez d'une intégration encadrée et suivie
• Evoluez sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec (notamment grâce à notre école interne de formation O'METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d'élite (Casques d'Or)
• Une politique RH, autour d'une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap
• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an

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