Operations Coordinator

Le Mans Endurance Management; Le Mans; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le Mans Endurance Management recherche un(e) coordonnateur(trice) logistique et déplacements pour organiser les itinéraires de voyage des membres de l’équipe, gérer les accréditations et assurer le bon déroulement des évènements et des missions associées.

Vous assurerez la centralisation des informations, l’interface avec les clients et fournisseurs, et le suivi budgétaire, tout en garantissant le respect des politiques internes et des budgets prévus.

Qualifications

• Anglais professionnel indispensable.
• Bon sens de l’organisation et de la rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion.
• Expérience en travel management ou évènementiel logistqiue souhaitée.

Responsibilities

• Organiser et gérer les itinéraires de voyage des membres de l’équipe (vols, hébergement, transports terrestres, locations, visas).
• Configurer et suivre la plateforme interne d’accréditation et les commandes associées.
• Négocier et suivre les contrats avec hôtels, agences et plateformes (SNCF, etc.).
• Assurer la communication interne et externe sur les déplacements et accréditations.
• Gérer le suivi budgétaire et le reporting des dépenses par événement.
• Assurer le support logistique des évènements sur site et le traitement des factures et rapprochements.

Skills

Anglais courant

Gestion logistique

Education

Bac+2 en tourisme/événementiel/gestion/logistique

Tools

Microsoft Office

Google Sheets

Job description

Gestion des déplacements

• Organiser et gérer les itinéraires de voyage des membres de l’équipe, incluant les vols, l’hébergement, les transports terrestres, la location de véhicules et les visas pour les courses et repérages, en veillant à ce que l’ensemble des déplacements respecte les politiques de l’entreprise et les budgets approuvés.

Gestion des accréditations

• Configurer la plateforme interne d’accréditation.

• Assurer le suivi des commandes (accréditations et accès).

• Préparer commandes pré-évènement et sur évènement.

• Gérer le centre d’accréditation sur évènement avec le staff local.

Relations fournisseurs / clients

• Négocier et gérer les contrats avec les hôtels, agences de location de véhicules et plateformes de réservation (SNCF, blueconnect…).

• Assurer le suivi de la relation fournisseurs (qualité de service, litiges, renégociations).

• Assurer le suivi de la relation clients.

Communication interne et externe

• Centraliser et diffuser les informations de déplacement aux membres de l’équipe en interne et aux clients/fournisseurs en externe.

• Être le point de contact référent pour toutes questions logistiques liées aux déplacements et aux accréditations.

• Assurer le suivi et le bon déroulement des voyages des membres de l’équipe (litiges, annulations…).

Suivi budgétaire voyages et accréditations

• Être responsable de l’ensemble des tâches administratives liées aux demandes de voyage approuvées, telles que les rapprochements hôtel, vol et carte de crédit, le traitement des demandes d’achat et des factures, ainsi que la tenue à jour des dossiers de déplacements et de dépenses.

• Produire un reporting régulier des dépenses par événement.

• Suivre la facturation des prestataires et fournisseurs.

Support logistique événementiel

• Apporter un soutien opérationnel à la mise en place des événements sur site.

En fonction des aptitudes du (de la) candidat(e), d’autres responsabilités peuvent lui être confiées.

Formation Bac+2 (tourisme, événementiel, gestion, logistique) 1 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire (voyage d’affaires, événementiel sportif, tourisme MICE) Excellente maîtrise des outils informatiques (Suite Microsoft Office, Google Sheets…) Anglais courant professionnel indispensable (environnement international)