STAGE - Travel Assistant H/F

Independents Group; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Independents Group recherche un(e) assistant(e) Travel afin de soutenir l’équipe Travel dans l’organisation des déplacements professionnels pour nos productions mondiales. Vous participerez à la recherche et au chiffrage des transports et des hébergements selon le planning.

Vous aiderez à préparer les réservations, mettre à jour les listes de chambres et suivre les demandes de modification, sous la supervision de la Travel Manager.

Qualifications

• Formation en tourisme, hôtellerie, événementiel ou gestion.
• Première expérience réussie dans le tourisme ou l’organisation de déplacements.
• À l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel.
• Bon niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Organisé·e et attentif·ve aux détails, travail en équipe.

Responsibilities

• Participer à la recherche et au chiffrage de solutions de transport et d’hébergement pour les équipes, selon les besoins et le planning de la production.
• Aider à la préparation des réservations, dans le respect de la Travel Policy et avec l’outil en ligne de l’agence.
• Contribuer à la mise à jour des listes de répartition des chambres et leur transmission aux hôtels, avec l’appui de la Travel Assistant/Coordinator.
• Aider au suivi des demandes de modification ou d’annulation, en lien avec la Travel Assistant/Coordinator.
• Participer à la mise à jour des budgets en fonction des réservations, sous supervision de la Travel Manager.
• Préparer les itinéraires et les documents de voyage, avec l’appui de l’équipe.
• Aider au suivi des paiements fournisseurs et à la collecte des factures finales des hôtels.
• Contribuer à la préparation des reportings de notes de frais après les événements.
• Participer à l’ouverture des comptes sur l’outil de gestion des notes de frais.

Skills

Organisation

Bilingue FR/EN

Travail en équipe

Education

Formation tourisme/hôtellerie

Tools

Excel

Job description

Au sein de l’équipe Travel et sous la responsabilité du Travel Manager, vous découvrirez l'organisation des déplacements professionnels liés à nos productions dans le monde entier et apporterez un soutien quotidien aux équipes.

Vous serez notamment amené.e à :

• Participer à la recherche et au chiffrage de solutions de transport et d’hébergement pour les équipes, en fonction des besoins et du planning de la production : vols, trains, locations de voiture et hôtels.
• Aider à la préparation des réservations, dans le respect de la Travel Policy et avec l’outil en ligne de notre agence de voyages d’affaires.
• Contribuer à la mise à jour des listes de répartition des chambres et à leur transmission aux hôtels, avec l’accompagnement de la Travel Assistant ou Coordinator.
• Aider au suivi des demandes de modification ou d’annulation, en lien avec la Travel Assistant ou la Travel Coordinator.
• Participer à la mise à jour des budgets en fonction des réservations effectuées, sous la supervision de la Travel Manager.
• Préparer les itinéraires et les documents de voyage, avec l’appui de l’équipe.
• Aider au suivi des demandes de paiement fournisseurs et à la collecte des factures finales des hôtels sous la supervision de la Travel Manager.
• Contribuer à la préparation des reportings de notes de frais après les événements.
• Participer à l’ouverture des comptes sur notre outil de gestion des notes de frais.

Bureau Betak étant labellisé ISO 20121, vous veillerez à infuser la culture sociale et environnementale du groupe.

Vos principaux interlocuteurs seront ;

Vous travaillerez avec l’équipe Travel, les équipes Production, les équipes Design, Créatives et Techniques, la Comptabilité, ainsi qu’avec nos prestataires et fournisseurs.

Profil recherché

• Vous préparez une formation en tourisme, hôtellerie, événementiel ou gestion
• Vous avez une première expérience réussie dans le tourisme ou l’organisation de déplacements
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel,
• Vous avez un bon niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Organisé.e attentif.ve aux détails et à l’aise dans le travail en équipe