Agent Etat civil Population (H/F)

Cherbourg; Cherbourg; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La ville de Cherbourg en Cotentin recrute un agent administratif pour le service État civil et Population. Vous assurez l’accueil des usagers, le traitement et le suivi des actes d’état civil et du domaine funéraire, ainsi que la gestion administrative et les archives.

Poste accessible aux statutaires, titulaires et contractuels; astreinte certains samedis pour les cérémonies. Profil bac à bac+2 administratif, rigueur, sens du service public et discrétion requis.

Qualifications

• Connaissances juridiques solides en état civil et funéraire.
• Rigueur dans l’application des lois et procédures.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens du service public et qualité d’accueil.
• Discrétion et confidentialité.
• Autonomie et travail en équipe.
• Neutralité et adaptabilité face à des situations sensibles.

Responsibilities

• ACCUEIL et orientation des usagers en présentiel, téléphone et courriel.
• Analyser les demandes, reformuler et orienter vers le bon interlocuteur.
• Renseigner les démarches et pièces nécessaires.
• Assurer la gestion des actes d’état civil et domaines funéraires.
• Enregistrer les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales.
• Gérer les archives et servir de référent Archives secteur Est.
• Garantir la confidentialité et la fiabilité des données.

Skills

Connaissances juridiques

Rigueur administrative

Maîtrise bureautique

Aisance rédactionnelle

Bonnes relations usagers

Discrétion

Autonomie

Écoute et diplomatie

Neutralité

Education

Bac à Bac+2 administratif

Job description

Au sein du service État civil et Population, vous assurez l’accueil, l’information et l’accompagnement des usagers dans leurs démarches, ainsi que le traitement et le suivi des dossiers relevant de l’état civil, du domaine funéraire et de la gestion administrative.

Vous contribuez à la fiabilité, à la confidentialité et à la bonne conservation des actes et des données traités, dans le respect des procédures et des principes du service public. Vous assurez également le rôle de référent Archives pour le secteur Est.

Vous serez notamment amené à :

État civil et domaine funéraire

• Rédiger les actes d’état civil, en assurer la mise à jour et la conservation ;
• Assurer le suivi des dossiers de mariage et de parrainage civil et participer aux célébrations ;
• Enregistrer les demandes de PACS ;
• Délivrer les copies et extraits d’actes d’état civil ;
• Rédiger les actes de concessions et délivrer les autorisations funéraires ;
• Suivre les concessions à reprendre et mettre à jour les fichiers du cimetière ;
• Garantir l’authenticité, la fiabilité et la confidentialité des actes.

Accueil et relation aux usagers

• Accueillir, informer et orienter les usagers en présentiel, par téléphone et par courriel, dans le respect de la laïcité et de la neutralité du service public ;
• Analyser les demandes, les reformuler, évaluer leur urgence et orienter vers le bon interlocuteur ;
• Renseigner les usagers sur les démarches, les procédures et les pièces nécessaires ;
• Garantir la continuité de service : ouverture et fermeture de l'accueil, gestion du standard, renseignement sur l'organisation municipale
• Adapter son discours aux différents publics et gérer les situations sensibles ou les tensions avec écoute, calme et diplomatie ;
• Veiller à la confidentialité des informations et au respect des usagers.

Gestion administrative

• Assurer le traitement et le suivi des demandes de titres d’identité ;
• Enregistrer les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ;
• Assurer l’enregistrement des recensements citizens et des attestations d’accueil ;
• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches et veiller à la fiabilité et à la mise à jour des données administratives.

Référent Archives – secteur Est

• Informer les agents sur les procédures d’archivage ;
• Prendre en charge les versements et centraliser les demandes d’élimination ;
• Accompagner les services pour les consultations et emprunts d’archives.

Catégorie C / Cadre d'emplois des adjoints administratifs

Poste accessible aux agents de même niveau relevant d’autres filières (intégration directe) et/ou lauréat d’examen ou de concours.

Poste ouvert aux statutaires, aux titulaires du concours et aux contractuels

De préférence diplôme niveau bac à bac+2 dans la domaine administratif ou tout autre diplôme équivalent / 1ere expérience dans un poste similaire, idéalement dans une collectivité territoriale ou un environnement similaire / Astreinte par roulement le samedi pour les célébrations

Compétence attendues :

• Solides connaissances juridiques en matière d’état civil et de funéraire
• Capacité à appliquer avec rigueur les lois, règlements et procédures
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et capacité à s’adapter aux logiciels métiers
• Bonnes capacités rédactionnelles et aisance dans la communication avec les usagers et les collègues
• Sens du service public, qualité d’accueil, écoute et diplomatie
• Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité
• Autonomie, sens du travail en équipe, polyvalence et rigueur
• Neutralité, adaptabilité et capacité à gérer des situations sensibles