Un.e Responsable du service Etat-civil

Ville de Clermont-Ferrand; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

40 jours de congés

Restauration collective à tarif préférentiel

Coffre-fort numérique

Participation de l’employeur à la prévoyance

Accès à des offres culturelles et de loisirs

Résumé du poste

La Ville de Clermont-Ferrand recherche un.e Responsable du service Etat-civil sous l'autorité du Directeur Adjoint. Vous serez chargé.e de mettre en œuvre et d'évaluer une politique publique dédiée à la relation aux usagers dans le secteur de l’État-civil.

Vous planifierez les ressources, piloterez les opérations et travaillerez en partenariat avec divers services de l’État. Une mobilisation autour de l'amélioration continue et de la transformation numérique est attendue.

Conditions de travail : 37H30/semaine, 40 jours de congés, accès à des offres culturelles et de loisirs.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative et budgétaire.
• Expertise en droit civil et droit public serait un atout.
• Capacité à travailler en transversalité.

Responsabilités

• Développer et évaluer un projet de service Etat-civil 2026-2030.
• Gérer le budget et les marchés du service.
• Assurer la continuité du service via différents canaux.
• Manager les ressources humaines et définir les objectifs.

Connaissances

Gestion administrative

Droit civil

Droit public

Animation d'équipe

Esprit d'analyse

Formation

Expérience en gestion de projets

Formation en management

Description du poste

Un.e Responsable du service Etat-civil

Cadre d'emplois - Grade

catégorie A

Recrutement par voie

Statutaire

Direction de la Relation Usagers et de la Transformation Digitale

Placé.e sous l'autorité de la Directrice Adjointe Relations Usagers et Transformation Digitale, vous êtes chargé.e de décliner de manière opérationnelle la politique publique de relation aux usagers dans le secteur de l’État-civil, de l’Identité et du Funéraire, en élaborant, mettant en œuvre et évaluant un projet de service.

Vous planifiez les différentes ressources, pilotez les opérations et les projets liés à l’État civil, aux délivrances des titres d’identités et au Funéraire et êtes garant.e de la fiabilité réglementaire et juridique des documents émanant du service.

Vous êtes chargé.e d’assurer la transversalité et le travail en partenariat avec les services de l’État (Procureur de la République, Parquet, Préfecture, etc.) et vous déployez, en mode projet, les dossiers structurants du service État-civil en matière d'amélioration des relations aux usagers, de l’accessibilité, en incluant les enjeux de transformation numérique et de performance du service public; le tout en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue.

• Vous élaborez, mettez en œuvre et évaluez un projet de service Etat-civil 2026-2030 en déclinant les missions du service et les actions engagées par ladirection. Vous élaborez des documents administratifs, techniques et juridiques de cadrage à la demande de la hiérarchie;
• Vous préparez et suivez le budget du service en lien avec la Directrice adjointe et participez à la rédaction des marchés et contrats du service;
• Vous organisez le fonctionnement et veillez à la continuité du service par les différents canaux de saisine (télé-services, guichet, téléphone, mail et courrier). Vous identifiez, conduisez et contrôlez les procédures administratives en lien avec les services internes et externes;
• Vous contrôlez et assurez le suivi des demandes gérées par le service organisé en 4 pôles (2 pôles Etat-civil, un pôle Funéraire et un pôle Identité), chacun piloté par un.e encadrant.e de proximité et regroupant 48 agents;
• Vous managez les ressources humaines en définissant des objectifs collectifs et individuels. Vous planifiez et répartissez les activités en veillant au respect des délais, en optimisant les ressources. Vous élaborez et mettez en place un plan de formation permettant la professionnalisation des collaborateurs et le développement de leurs compétences pour conduire le changement dans une logique de service public. Vous coordonnez et animez le collectif de 5 encadrants de proximité.

Manager confirmé.e d’équipe pluridisciplinaire, vous disposez d’une expérience confirmée en gestion administrative et budgétaire. Une expertise en droit civil et droit public serait un atout.

Vous êtes force de proposition et assurez un rôle d’analyse et de conseil auprès de vos services. Vous savez travailler en transversalité.

Vous disposez d’une expérience réussie en conduite de projets et vous faites preuve d’esprit d’analyse et de synthèse.

Reconnu.e pour vos qualités relationnelles, vous faites preuve d’écoute et détenez des capacités en matière d’animation d’équipe.

Conditions de travail

Horaires: 37H30/semaine. Disponibilité requise en cas de nécessité de service.

Lieu de travail: 17 rue des Archers à Clermont-Ferrand

Au sein de notre collectivité, une attention particulière est portée aux conditions de travail des agent.e.s :

• 40 jours de congés (congés annuels et RTT) ;
• une restauration collective à tarif préférentiel pour les agents de la collectivité ;
• un contrat collectif de garantie maintien de salaire, une participation de l’employeur à la prévoyance à hauteur de 30 euros maximum ;
• un coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents;
• une mobilité douce avec des voies cyclables, un réseau de transport en commun développé, la gratuité le week-end ;
• la participation de l’employeur à hauteur de 75 % aux abonnements de transport et le versement du forfait mobilité durable ( jusqu’à 300 euros par an) ;
• un accès à des offres culturelles et de loisirs via le Centre Culture, Loisirs et Action Sociale et de nouvelles prestations grâce à l’adhésion au CNAS à compter du 1er janvier 2026.