Office Manager temps partiel H/F

Colisée France; Paris; On-site; EUR 35,000 - 38,000; Part time

Job summary

Colisée France recherche un Office Manager organisé et autonome pour son siège parisien. Vous serez le visage de Colisée auprès des visiteurs et partenaires et assurerez le bon fonctionnement quotidien du siège au service des équipes et de la Direction.

Le poste implique l’accueil, la gestion logistique et le courrier, ainsi que le suivi administratif et budgétaire, avec une présence au siège parisien et un CDI à temps partiel. Anglais de base et pack Office obligatoires.

Qualifications

• Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent.
• 2 ans minimum d’expérience en office management, assistanat polyvalent ou services généraux.
• Excellent relationnel et présentation soignée, avec un sens aigu de l’accueil.
• Anglais de base pour accueillir des interlocuteurs anglophones.
• Autonomie, anticipation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Accueil et image de Colisée.
• Réceptionner les visiteurs, intervenants, livreurs et prestataires avec professionnalisme et service.
• Organiser les déplacements et logistique des réunions et événements internes.
• Coordonner les réunions du COMEX: réservations, accueil et restauration.
• Gérer le courrier et les déplacements ponctuels; suivre la flotte et les commandes de bureau.
• Traiter les devis et contrôler les factures avant transmission à la comptabilité; contribuer à l’optimisation des coûts.

Skills

Excellent relationnel

Anglais de base

Autonomie & multitâche

Maîtrise du Pack Office

Sens du service

Education

Bac+2/3 en assistanat de direction

Tools

Pack Office

Job description

• Rémunération: EUR 35,000 - EUR 38,000 - annuel

Description de l'entreprise

Rejoignez l’équipe du siège de Paris !

Notre but ? Nous mettons les résidents au cœur de nos vies car ils ont l’expérience, la connaissance et sont ainsi une source d’inspiration auprès de laquelle nous continuons d’apprendre.

Nous les respectons et les considérons en portant une attention particulière à leur qualité de vie. Et c’est vous qui leur donnez les moyens de se réaliser quotidiennement à vos côtés : s’émerveiller, découvrir, entreprendre…

Choisir Colisée, c’est rejoindre une communauté de lieux de vie pleinement intégrés dans la société, ouverts sur l’extérieur et en harmonie avec le territoire.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) Office Manager organisé(e), autonome et agréable en contact pour rejoindre notre siège parisien. Véritable point d’ancrage du bureau, vous êtes le visage de Colisée auprès des visiteurs et des partenaires, et vous assurez le bon fonctionnement quotidien du siège au service des équipes et de la Direction.

Description du poste

Accueil et image de Colisée

• Accueillir les visiteurs, intervenants, livreurs et prestataires avec professionnalisme, sobriété et sens du service
• Réceptionner les colis et les remettre aux équipes
• Gérer les imprévus du quotidien (urgences, annulations, demandes de dernière minute)

Organisation et logistique

• Organiser les déplacements professionnels de la Direction (hôtels, trains) ainsi que la logistique des réunions et événements internes (salles, petits-déjeuners, déjeuners)
• Coordonner les réunions du COMEX : réservations, accueil, restauration
• Gérer les déjeuners récurrents et le suivi des prestataires traiteurs

Services généraux

• Être l’interlocuteur(trice) des bailleurs pour les sujets du quotidien : réservation de salles, ventilation et climatisation, badges, petites réparations, équipements
• Gérer le courrier (réception, envois, recommandés) et vos déplacements ponctuels à La Poste
• Assurer le suivi de la flotte automobile avec notre partenaire FleetGestion
• Réassortir les fournitures, la machine à café et les commandes de bureau

Suivi administratif et budgétaire

• Traiter les devis, contrôler la conformité des factures avant transmission à la comptabilité
• Contribuer à l’optimisation des coûts : analyse et négociation des offres avec les prestataires

Votre profil

• Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
• 2 ans minimum d’expérience en office management, assistanat polyvalent ou services généraux
• Excellent relationnel et présentation soignée, avec un sens aigu de l’accueil
• Anglais de base pour accueillir des interlocuteurs anglophones
• Autonomie, anticipation, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et sang-froid face aux imprévus
• Maîtrise du Pack Office

Les conditions

• CDI à temps partiel : présence les lundis, mardis, jeudis et vendredis matin
• Poste basé à Paris dans le 15ème arrondissement
• Rémunération : 35 à 38 K€ brut annuel

Informations complémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s’engage dans l’inclusion et la non-discrimination pour garantir l’égalité des chances.