Office Manager temps partiel H/F

Colisee-1; Paris; On-site; EUR 35,000 - 38,000; Part time

Job summary

Colisée, siège à Paris, recherche un Office Manager organisé et autonome pour assurer le bon fonctionnement quotidien du siège et représenter l’entreprise auprès des visiteurs et partenaires.

La fonction exige 2 ans d’expérience en office management, un bon relationnel et une maîtrise du Pack Office; une connaissance de l’anglais de base est souhaitable pour accueillir des interlocuteurs anglophones. CDI à temps partiel à Paris 15e, rémunération 35–38 K€ brut annuel.

Qualifications

• Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent est requis.
• Au moins 2 ans d’expérience en office management ou services généraux.
• Anglais de base pour accueillir des interlocuteurs anglophones.
• Maîtrise du Pack Office et des outils bureautiques.
• Bon relationnel et présentation soignée, accueil client.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et partenaires en garantissant une image professionnelle.
• Réceptionner colis et les remettre aux équipes; gérer le courrier et les envois.
• Gérer les imprévus quotidiens et les demandes de dernière minute.
• Organiser les déplacements de la Direction et la logistique des réunions et événements.
• Gérer les réunions du COMEX: réservations, accueil et restauration.

Skills

Relationnel

Autonomie

Anglais de base

Gestion multitâche

Education

Bac+2/3 en assistanat de direction et gestion administrative

Tools

Pack Office

Job description

• Rémunération: EUR 35,000 - EUR 38,000 - annuel

Description de l'entreprise

Rejoignez l’équipe du siège de Paris !

Notre but ? Nous mettons les résidents au cœur de nos vies car ils ont l’expérience, la connaissance et sont ainsi une source d’inspiration auprès de laquelle nous continuons d’apprendre.

Nous les respectons et les considérons en portant une attention particulière à leur qualité de vie. Et c’est vous qui leur donnez les moyens de se réaliser quotidiennement à vos côtés : s’émerveiller, découvrir, entreprendre…

Choisir Colisée, c’est rejoindre une communauté de lieux de vie pleinement intégrés dans la société, ouverts sur l’extérieur et en harmonie avec le territoire.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) Office Manager organisé(e), autonome et agréable en contact pour rejoindre notre siège parisien. Véritable point d’ancrage du bureau, vous êtes le visage de Colisée auprès des visiteurs et des partenaires, et vous assurez le bon fonctionnement quotidien du siège au service des équipes et de la Direction.

Description du poste

Accueil et image de Colisée

• Accueillir les visiteurs, intervenants, livreurs et prestataires avec professionnalisme, sobriété et sens du service
• Réceptionner les colis et les remettre aux équipes
• Gérer les imprévus du quotidien (urgences, annulations, demandes de dernière minute)

Organisation et logistique

• Organiser les déplacements professionnels de la Direction (hôtels, trains) ainsi que la logistique des réunions et événements internes (salles, petits-déjeuners, déjeuners)
• Coordonner les réunions du COMEX : réservations, accueil, restauration
• Gérer les déjeuners récurrents et le suivi des prestataires traiteurs

Services généraux

• Être l’interlocuteur(trice) des bailleurs pour les sujets du quotidien : réservation de salles, ventilation et climatisation, badges, petites réparations, équipements
• Gérer le courrier (réception, envois, recommandés) et vos déplacements ponctuels à La Poste
• Assurer le suivi de la flotte automobile avec notre partenaire FleetGestion
• Réassortir les fournitures, la machine à café et les commandes de bureau

Suivi administratif et budgétaire

• Traiter les devis, contrôler la conformité des factures avant transmission à la comptabilité
• Contribuer à l’optimisation des coûts : analyse et négociation des offres avec les prestataires

Votre profil

• Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
• 2 ans minimum d’expérience en office management, assistanat polyvalent ou services généraux
• Excellent relationnel et présentation soignée, avec un sens aigu de l’accueil
• Anglais de base pour accueillir des interlocuteurs anglophones
• Autonomie, anticipation, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et sang-froid face aux imprévus
• Maîtrise du Pack Office

Les conditions

• CDI à temps partiel : présence les lundis, mardis, jeudis et vendredis matin
• Poste basé à Paris dans le 15ème arrondissement
• Rémunération : 35 à 38 K€ brut annuel

Informations complémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s’engage dans l’inclusion et la non-discrimination pour garantir l’égalité des chances.

En cliquant sur le lien ci-dessus ou sur tout autre lien externe figurant dans cette publication, vous quittez ce site et accédez à un site web tiers dont les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité s'appliquent.