Secrétaire d'accueil H/F

Colisee-1; Plailly; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Full time

Job summary

Colisée, acteur européen majeur du secteur médico-social, recherche une secrétaire d'accueil en résidence pour accueillir et orienter les résidents et leurs familles, et assurer l'accueil téléphonique. Vous assurez la gestion administrative des dossiers des résidents, le suivi des courriers et des réclamations, et vous contribuez à une communication efficace avec l'équipe pluridisciplinaire.

Diplômé(e) d'un bac pro secrétariat, vous maîtrisez la suite bureautique et vous avez le sens du service

Qualifications

• Diplômé(e) d'une formation type bac pro secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques et bonne organisation.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Responsibilities

• Accueillir les résidents, leurs familles et les visiteurs à l'accueil.
• Gérer les appels téléphoniques et les courriers de la résidence.
• Renseigner et orienter les interlocuteurs selon les process Colisée.
• Recevoir et transmettre les messages aux personnes concernées.
• Actualiser les informations et les tableaux de suivi.
• Gérer les démarches administratives liées à l'admission des résidents.

Skills

Accueil téléphonique

Relation client

Gestion administrative

Education

Bac pro Secrétariat

Tools

Suite bureautique MS Office

Job description

Un groupe au service d’un réseau à taille humaine !

Colisée est un acteur européen majeur du secteur médico-social, spécialisé dans l’accompagnement des personnes âgées.

En France, le groupe réunit 215 établissements à taille humaine (EHPAD, Résidence Service Séniors, cliniques), pensés comme des lieux de vie autonomes, responsables et ancrés dans leur territoire.

Entreprise à mission, nous avons pour raison d'être: « S'engager pour le mieux-vieillir, c'est faire grandir durablement notre société. » Notre mission repose sur trois axes : faire progresser la qualité de vie des seniors, améliorer la qualité de vie des équipes et revaloriser les métiers du grand âge, tout en provoquant l'impact de nos activités sur la planète.

Notre établissement :

La Résidence située dans un cadre verdoyant accueille 88 mentors âgés de plus de 60 ans.

Description du poste

Votre quotidien chez nous :

En tant que secrétaire d'accueil H/F, vous accueillez, renseignez et orientez les résidents, leurs familles et les visiteurs soit à l'espace d'accueil soit par téléphone. Vous avez pour missions principales :

• Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée
• Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents
• Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;
• Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ;
• Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents.
• Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ;
• Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;
• Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi…) permettant d'orienter la communication ou le visiteur.
• Assurer la mise en œuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement…)
• Assurer la gestion, le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties…) et le courrier de la résidence

Votre profil :

Diplômé(e) d'une formation type bac pro secrétariat, vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques et possédez idéalement une expérience sur un poste similaire.

Si vousêtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et que vous avez l'esprit CORE (COhésion, Respect, Engagement), rejoignez-nous !

Informations complémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances.

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