Office Manager (stage)

ChangeNOW; Paris; Sur place; EUR 48 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

ChangeNOW recherche un Office & Happiness Manager à Paris pour créer un environnement de travail fluide et agréable. Tu facilites le quotidien, anticipes les besoins et proposes des solutions pour améliorer l’organisation et l’ambiance au sein des équipes.

Tes missions couvrent la gestion du bureau, le onboarding des nouveaux collaborateurs, la communication interne et le support administratif/IT, ainsi que l’organisation d’événements et du Sommet ChangeNOW.

Qualifications

• Expériences dans les domaines de l’administration, gestion, communication ou événementiel.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Suite)
• Intérêt pour les outils numériques et appétence pour le support IT de premier niveau
• Bonne expression écrite et capacité à gérer une communication claire et professionnelle par email
• Organisation, rigueur et polyvalence
• Intérêt pour les sujets liés à l’impact social, environnemental apprécié.
• Anglais niveau B2 (pas une obligation mais un avantage)

Responsabilités

• Vie de bureau & logistique: assurer le bon fonctionnement des bureaux et veiller à ce que les équipes disposent de tout le nécessaire.
• Gérer les fournitures, équipements, consommables et achats liés à la vie du bureau.
• Piloter les relations avec les prestataires et fournisseurs du bureau.
• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour les sujets liés à la vie de bureau et apporter des solutions rapides et adaptées.
• Identifier les irritants du quotidien et mettre en place des actions d’amélioration continue.
• Créer, formaliser et optimiser des process permettant de gagner en efficacité et en confort de travail.
• Coordonner l’organisation logistique des réunions, événements internes et temps forts de l’entreprise.

Connaissances

Service client

Organisation

Rigueur

Communication écrite

Anglais B2

Outils

Pack Office

Google Suite

Description du poste

Ta mission principale

Créer un environnement de travail fluide, accueillant et agréable pour l’ensemble des équipes ChangeNOW.

En tant qu’Office & Happiness Manager, tu es un véritable facilitateur du quotidien. Tu aimes rendre service, anticiper les besoins, trouver des solutions et améliorer en permanence l’organisation interne. Ton objectif : permettre à chacun de travailler dans les meilleures conditions possibles tout en contribuant à une ambiance positive et conviviale.

Tes responsabilités

Vie de bureau & logistique

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux et veiller à ce que les équipes disposent de tout le nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions.
• Gérer les fournitures, équipements, consommables et achats liés à la vie du bureau (snacks, matériel informatique, mobilier, fournitures, etc.).
• Piloter les relations avec les prestataires et fournisseurs du bureau.
• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour les sujets liés à la vie de bureau et apporter des solutions rapides et adaptées à leurs besoins.
• Identifier les irritants du quotidien et mettre en place des actions d’amélioration continue pour fluidifier l’organisation interne.
• Créer, formaliser et optimiser des process permettant de gagner en efficacité et en confort de travail.
• Coordonner l’organisation logistique des réunions, événements internes et temps forts de l’entreprise.

Expérience collaborateurs & onboarding

• Piloter l’accueil des nouveaux collaborateurs afin de leur offrir une expérience d’intégration fluide et chaleureuse.
• Préparer les arrivées : matériel, accès, installation du poste de travail et coordination avec les équipes concernées.
• Être un interlocuteur de confiance pour accompagner les nouveaux arrivants dans leurs premières semaines.
• Organiser des moments de convivialité (petits-déjeuners, afterworks, célébrations internes).
• Proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être, l’engagement et la cohésion des équipes.

Communication interne & amélioration continue

• Créer et animer des supports de communication interne (newsletter, annonces internes, informations pratiques, vie du bureau).
• Être force de proposition pour développer de nouveaux outils ou rituels favorisant le partage d’informations et le sentiment d’appartenance.
• Contribuer à structurer et documenter les processus internes afin de faciliter la vie des équipes.

Support administratif & coordination IT

• Assurer le suivi de l’inventaire et l’attribution du matériel informatique (ordinateurs, écrans, accessoires, téléphones, etc.).
• Coordonner les demandes de matériel et les besoins des collaborateurs.
• Faire l’interface avec les prestataires externes pour le suivi des demandes et incidents IT.
• Maintenir à jour les bases de données internes (contacts, fournisseurs, prestataires, inventaires, documentation).
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes sur les sujets liés à la vie de bureau.

Événements & Sommet ChangeNOW

• Participer activement à la préparation opérationnelle du Sommet ChangeNOW 2027
• Être un point de contact clé pour les équipes en amont de l’événement afin d’anticiper leurs besoins logistiques et organisationnels.
• Assurer la coordination de certains aspects opérationnels pendant le Sommet et contribuer à la bonne expérience des équipes sur place.
• Faire preuve de réactivité et d’un fort sens du service pendant les périodes d’activité intense.

Ton profil

• Expériences dans les domaines de l’administration, gestion, communication ou événementiel
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Suite)
• Intérêt pour les outils numériques et appétence pour le support IT de premier niveau
• Bonne expression écrite et capacité à gérer une communication claire et professionnelle par email
• Organisation, rigueur et polyvalence
• Intérêt pour les sujets liés à l’impact social, environnemental apprécié.
• Anglais niveau B2 (pas une obligation mais un avantage)

Soft skills

• Sens du service et de l’écoute
• Dynamisme et esprit d’initiative
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe
• Créativité et capacité à insuffler de la convivialité au quotidien
• Bonne humeur et énergie