Office Manager H/F

Intonae; Toulouse; On-site; EUR 30,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle familiale

Tickets restaurant

Chèques cadeau

Job summary

Intonae, acteur leader sur son marché et présent en Europe, recherche un Office Manager près de Toulouse pour renforcer le service financier. Vous assurerez le suivi administratif quotidien, le reporting Excel et la gestion documentaire liées au transport et à la logistique.

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, vous intégrerez une équipe d'une dizaine de personnes et participerez à la modernisation des outils avec le déploiement d’un nouvel ERP.

Qualifications

• Formation Bac+2 en assistanat, gestion ou administration.
• Environ 10 ans d'expérience polyvalente en office manager ou assistant administratif.
• Maîtrise d'Excel au quotidien et permis B indispensable.
• Rigoureux/se, discret/ète et proactif/ve, avec goût de polyvalence.

Responsibilities

• Suivre l'administratif courant et les dossiers de l'entreprise.
• Alimenter des tableaux de suivi Excel et assurer le reporting.
• Contrôler la cohérence des factures et le suivi logistique (documents transport, douaniers).
• Gérer la flotte et les contrôles techniques des véhicules; suivi des sinistres.
• Préparer les réunions et assister les achats courants.

Skills

Excel

Gestion administrative

Organisation

Rigueur

Education

Bac+2 assistanat/gestion/administration

Tools

ERP système

Job description

Vous rejoindrez une entreprise leader sur son marché en France et présente dans plusieurs pays d’Europe, spécialisée dans la distribution B2B de produits à destination des professionnels. Forte d’environ 300 collaborateur.rice.s et d’un chiffre d’affaires de 380 M€, dont 60 % réalisés en France, elle s’appuie sur une organisation solide et des process particulièrement structurés.

Dans le cadre de la pérennisation de la fonction, désormais proposée en CDI, elle recherche son ou sa futur.e Office Manager pour renforcer son service financier, basé en périphérie de Toulouse.

Ce qui fait la différence :

• Vous rejoindrez une entreprise solide, leader sur son marché, au fonctionnement structuré et aux process éprouvés
• Vous occuperez un poste pivot et polyvalent, au carrefour de la finance, de l'administratif et de la vie quotidienne de l'entreprise
• Vous serez intégré.e à une équipe financière d'une dizaine de personnes, dans un contexte de modernisation des outils avec le déploiement d'un nouvel ERP
• Vous bénéficierez d'une passation complète avec la titulaire actuelle pour une prise de poste sereine

Rattaché.e à la Responsable Administrative et Financière, vous intégrerez un service financier d'une dizaine de personnes composé de comptables clients, fournisseurs et généraux. Véritable point d’appui des différents services du siège social de l’entreprise, vous aurez pour mission principale d'assurer le suivi des sujets administratifs qui font tourner l'organisation au quotidien. Vous suivrez un cadre et des process existants déjà bien établis.

Une grande partie de vos missions sera consacrée à l’alimentation de tableaux de suivi Excel : un travail de reporting qui demande rigueur et précision, sans compétences avancées en finance. Vous contrôlerez également la cohérence de différentes factures, notamment de transport, et assurerez le suivi administratif lié à la logistique (contrôle et téléchargement de pièces de transport, documents douaniers), là aussi sans compétences avancées requises. Une partie de ces tâches sera automatisée d’ici un an avec le nouvel ERP, pour faire évoluer votre poste vers d’autres missions.

Vous serez en support à la gestion de la flotte composée d’une quinzaine de véhicules de l'entreprise, ainsi que pour le suivi des contrôles techniques et de l'entretien. Vous gérerez les déclarations de sinistres, principalement sur les véhicules mais aussi sur le patrimoine immobilier du groupe.

Vous assurerez l’administratif courant (téléchargement de pièces, archivage, classement, affichage réglementaire) et diverses tâches administratives. Vous veillerez à la préparation des réunions (collations, café, fournitures), à la gestion des besoins urgents, et viendrez en appui de la Responsable des moyens généraux sur les achats courants. Un poste concret, varié et utile, où votre contribution sera visible chaque jour.

Conditions et avantages :

• CDI, statut employé, 39 heures hebdomadaires
• Horaires à définir au démarrage par la personne recrutéesur une amplitude maximale de 8h00-18h00, possibilité de pause déjeuner réduite à 30 minutes; poste en présentiel
• Rémunération : entre 30 000 € et 32 000 € bruts annuels en package
• Avantages : mutuelle familiale, tickets restaurant, chèques cadeau
• Prise de poste souhaitée autour du 15 janvier 2027, permettant une période de passation sur le poste

Le profil :

Titulaire d'une formation de type Bac+2 en assistanat, gestion ou administration, ou d'un niveau équivalent, vous justifiez idéalement d'une dizaine d'années d'expérience sur un poste polyvalent d'office manager ou d'assistant.e administratif.ve, de préférence en PME structurée.

Vous maîtrisez Excel au quotidien et êtes titulaire du permis B, indispensable. Rigoureux.se, discret.ète et proactif.ve, vous faites preuve de dynamisme, de patience et d'agilité. Vos qualités relationnelles et votre goût de la polyvalence feront de vous un point d'appui apprécié de toute l'équipe.

Pour le processus de recrutement, vous échangerez dans un premier temps avec l'équipe Intonae avant de rencontrer votre futur employeur. Nous nous engageons à garantir la confidentialité de votre candidature et à faire preuve de réactivité dans le processus de recrutement.