Office Manager H/F

GROUPE ADVENIS; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Advenis recherche un Office Manager pour son entité à Paris, au sein du service juridique. Vous serez chargé d’assister le Directeur juridique, d’organiser et suivre les dossiers, de rédiger des notes et courriers, et de gérer les relations contractuelles avec les partenaires.

Vous piloterez l’organisation des réunions, le suivi des formalités des sociétés gérées et l’établissement des procès-verbaux, tout en soutenant l’équipe pour les tâches administratives et la gestion des flux

Qualifications

• Formation administrative, juridique ou de gestion.
• Expérience en immobilier et en droit est un plus.
• Maîtrise des outils Word, Excel et PowerPoint.

Responsabilités

• Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité.
• Préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique.
• Rédiger des notes, rapports et courriers; organiser et préparer les réunions.
• Gérer les relations contractuelles avec les partenaires et suivre les pièces nécessaires.
• Suivre la vie sociale des sociétés gérées et organiser les conseils et assemblées.
• Archivage et classement des documents administratifs; saisie et mise en forme des courriers.
• Tenue de tableaux de bord et gestion des appels entrants et des relations avec les associés.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Adaptation

Rédaction

Gestion des priorités

Autonomie

Dynamisme

Formation

Formation administrative, juridique ou de gestion

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

POSTE : Office Manager H/FDESCRIPTION :Nous recherchons notre futur(e) Office Manager pour notre entité assurant la gestion et le suivi d'un portefeuille de sociétés composé principalement de SCPI et d'autres Fonds d'Investissement Alternatifs.Au sein du service du juridique, vos missions du poste :- Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité :- préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique ;- rédiger des notes, rapports et courriers ;- organiser et préparer les réunions ;- Gérer les relations contractuelles avec les partenaires (échanges, récupération des pièces nécessaires, relances, suivi auprès de la direction)- Suivre et superviser la vie sociale d'une partie du portefeuille sous gestion : Suivi des calendriers et des formalités propres aux sociétés gérées, organisation des conseils de surveillance et des assemblées générales des fonds, et établissement des procès-verbaux- Assister l'équipe en tant que de besoin, et notamment pour les tâches suivantes :- archivage et classement des documents administratifs ;- saisie et mise en forme des courriers, des notes et des rapports ;- tenue de tableaux de bord nécessaires à l'activité ;- gestion des appels entrants de la société de gestion et de la relation avec les associés ;- assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI ;- mettre en place une harmonisation des serveurs des différents services- Gérer des dossiers de mutation et de mise à jour des changements de FIA (SCPI, autres FIA type SC ou OPCI)- Gérer les contrats d'assurance du portefeuille sous gestion- Gérer et suivre les demandes de dégrèvement auprès de la direction générale des finances publiques- Gérer les demandes de matériel et de fournitures de l'équipe- Organisation des événements internesVous serez en lien avec l'ensemble des intervenants (au sein du bureau à Paris et avec les prestataires de la société) et d'autres services tels que : Direction Générale, Gestion, Conformité, ainsi que les prestataires et les distributeurs externes.PROFIL :- Vous êtes de formation administrative, juridique ou de gestion, une expérience en immobilier et en droit est un plus.- Vous êtes capable d'appréhender l'environnement administratif, juridique et commercial d'une société de gestion.- Vous maîtrisez les outils informatiques (word, Excel, Powerpoint).- Qualités souhaitées : sens de l'organisation, rigueur, capacité d'adaptation, aptitudes rédactionnelles, gestion des priorités, dynamisme et autonomie.

Type de contrat CDI
Contrat travail Salaire

• Salaire brut : Annuel de 28000.0 Euros à 36000.0 Euros

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Gestion de fonds

Employeur

Advenis est un groupe intégré, coté à la bourse de Paris, présent en France et en Allemagne et composé de plus de 300 collaborateurs. Les activités de groupe sont prioritairement tournées vers l'investissement immobilier en Europe et les services immobiliers (Property et Facility management et le conseil en entreprises) mais également vers la gestion de patrimoine auprès d'une clientèle privée et institutionnelle.Advenis Real Estate Investment Management (REIM) est la société de gestion d...