Office manager (H/F)

Advenis; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Advenis est à la recherche d’un Office Manager pour soutenir le service juridique et la gestion d’un portefeuille de sociétés, majoritairement des SCPI et FIA.

Le poste consiste à assister le Directeur juridique, organiser les dossiers, préparer les réunions et assurer le suivi administratif des activités liées au portefeuille, en lien avec les partenaires et les associés.

Qualifications

• Formation administrative, juridique ou de gestion requise.

Responsabilités

• Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité.
• Rédiger des notes, rapports et courriers.
• Organiser et préparer les réunions.
• Gérer les relations contractuelles avec les partenaires et relances.
• Suivre les conseils de surveillance et les assemblées des fonds.
• Archivage et classement des documents administratifs.
• Saisie et mise en forme des courriers et rapports.
• Tenue de tableaux de bord.
• Gestion téléphonique et relation avec les associés.
• Assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI.

Connaissances

organisation

rigueur

adaptation

aptitudes rédactionnelles

gestion des priorités

dynamisme

autonomie

Formation

Formation administrative/juridique/gestion

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Nous recherchons notre futur(e) Office Manager pour notre entité assurant la gestion et le suivi d'un portefeuille de sociétés composé principalement de SCPI et d'autres Fonds d'Investissement Alternatifs. Au sein du service du juridique, vos missions du poste : - Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité : préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique ; - rédiger des notes, rapports et courriers ; - organiser et préparer les réunions ; Gérer les relations contractuelles avec les partenaires (échanges, récupération des pièces nécessaires, relances, suivi auprès de la direction) Suivre et superviser la vie sociale d'une partie du portefeuille sous gestion : Suivi des calendriers et des formalités propres aux sociétés gérées, organisation des conseils de surveillance et des assemblées générales des fonds, et établissement des procès-verbaux Assister l'équipe en tant que de besoin, et notamment pour les tâches suivantes : - archivage et classement des documents administratifs ; - saisie et mise en forme des courriers, des notes et des rapports ; - tenue de tableaux de bord nécessaires à l'activité ; - gestion des appels entrants de la société de gestion et de la relation avec les associés ; - assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI ; - mettre en place une harmonisation des serveurs des différents services Gérer des dossiers de mutation et de mise à jour des changements de FIA (SCPI, autres FIA type SC ou OPCI) Gérer les contrats d'assurance du portefeuille sous gestion Gérer et suivre les demandes de dégrèvement auprès de la direction générale des finances publiques Gérer les demandes de matériel et de fournitures de l'équipe Organisation des événements internes Vous serez en lien avec l'ensemble des intervenants (au sein du bureau à Paris et avec les prestataires de la société) et d'autres services tels que : Direction Générale, Gestion, Conformité, ainsi que les prestataires et les distributeurs externes. - Vous êtes de formation administrative, juridique ou de gestion, une expérience en immobilier et en droit est un plus. - Vous êtes capable d'appréhender l'environnement administratif, juridique et commercial d'une société de gestion. - Vous maîtrisez les outils informatiques (word, Excel, Powerpoint). - Qualités souhaitées : sens de l'organisation, rigueur, capacité d'adaptation, aptitudes rédactionnelles, gestion des priorités, dynamisme et autonomie.

Type de contrat CDI
Contrat travail Salaire

• Salaire brut : Annuel de 28000.0 Euros à 36000.0 Euros

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable

Employeur

Advenis est un groupe intégré, coté à la bourse de Paris, présent en France et en Allemagne et composé de plus de 300 collaborateurs. Les activités de groupe sont prioritairement tournées vers l'investissement immobilier en Europe et les services immobiliers (Property et Facility management et le conseil en entreprises) mais également vers la gestion de patrimoine auprès d'une clientèle privée et institutionnelle.Advenis Real Estate Investment Management (REIM) est la société de gestion de ...