Office Manager (H/F)

MEDICALPS; Grenoble; Sur place; EUR 31 000 - 37 000; Plein temps

Résumé du poste

MEDICALPS recrute un Office Manager pour assurer le fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l’association, basée à La Tronche et active dans l’écosystème HealthTech. Vous serez le relais de la direction, gèrerez les adhésions, les cotisations, la facturation, les relations avec les prestataires et partenaires, et contribuerez aux reportings et à la paie.

Intégré(e) à une équipe de 5 professionnels, vous organisez les projets Medytec, les événements et les activités, tout en

Qualifications

• Formation supérieure en gestion, administration, RH, comptabilité ou assistanat de direction.
• Autonomie et expérience en gestion administrative polyvalente.
• Expérience en association/cluster/PME innovante appréciée.
• Anglais professionnel souhaité.

Responsabilités

• Coordonne le fonctionnement administratif et financier de l’association.
• Gère les adhésions, les cotisations et la facturation.
• Assure l’accueil, le courrier et les relations avec partenaires.
• Participe à l’organisation d’événements Medytec et activités.
• Prépare les éléments de paie et assure le reporting financier.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Gestion des priorités

Relationnel

Formation

Formation supérieure en gestion/administration/RH/comptabilité/assistanat de direction

Outils

Pack Office

CRM

Description du poste

Lieu : Biopolis – 5 avenue du Grand Sablon – La Tronche

Contrat : CDI – temps plein ; 80 à 90 % envisageable pour un profil expérimenté et autonome

Rémunération : 31 k€ à 37 k€ brut annuel équivalent temps plein, selon expérience et profil

Date de début : Dès que possible

Vous souhaitez rejoindre une équipe engagée, dans un environnement innovant et stimulant, et exercer un rôle transversal avec une réelle autonomie ? Organisé(e), rigoureux(se) et curieux(se), vous appréciez la diversité des missions et souhaitez contribuer concrètement au fonctionnement et au développement d’un écosystème d’innovation en santé ? Rejoignez l’équipe de MEDICALPS en tant qu’Office Manager.

Description de l’Association MEDICALPS

MEDICALPS regroupe les acteurs des technologies de la Santé de l'arc alpin français. Depuis 2000, le cluster anime et fédère une communauté de plus de 150 membres comprenant des startups, PME, grands groupes, centres de recherche, universités et collectivités locales. MEDICALPS fédère les entreprises et leurs partenaires afin d'accélérer, la mise sur le marché de produits de santé innovants, au bénéfice des patients. MEDICALPS est également en charge du lieu Medytec, dédié à la visibilité et à l'animation de l'écosystème local des technologies de la santé comprenant un showroom ainsi que des espaces d'accueil d'événements.

Mission principale

En tant qu’Office Manager, vous coordonnez et sécurisez le fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l’association, en lien étroit avec la direction et l’équipe. Véritable relais de la direction, vous contribuez à l’excellence opérationnelle de MEDICALPS : fiabilité des suivis, anticipation des échéances, et fluidité de l’organisation. Vous centralisez et facilitez la circulation de l’information, coordonnez des processus transverses et proposez, lorsque pertinent, des améliorations des méthodes et des outils numériques permettant de faciliter le travail de l’équipe.

Dans votre périmètre, vous êtes également l’une des portes d’entrée de MEDICALPS : vous accueillez et qualifiez les demandes externes, en facilitez le traitement et mobilisez le bon interlocuteur interne. Vous intégrerez une équipe dynamique de 5 personnes, engagée au service des acteurs de l’innovation en santé.

Détail des missions

Gestion administrative et financière

• Assurer la gestion administrative des adhésions et des cotisations des membres
• Émettre et suivre les facturations, règlements, avoirs et relances
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires, ainsi que des partenariats et sponsorings
• Assurer le suivi administratif et financier des projets financés (notamment Europe, ANR…) : fiches de temps, justificatifs, préparation des reportings
• Contrôler les devis, bons de commande et factures, intégrer les pièces dans les outils de gestion comptable et préparer les paiements
• Assurer l’interface avec le cabinet comptable et participer au suivi du plan de trésorerie
• Mettre à jour les bases de données et le CRM
• Assurer l’accueil téléphonique ainsi que la gestion du courrier

Ressources humaines

• Assurer la gestion administrative du personnel entrant et sortant
• Coordonner les démarches avec les organismes sociaux et la médecine du travail
• Préparer les éléments administratifs nécessaires à l’établissement de la paie
• Vérifier les notes de frais des salariés et de la direction
• Gérer les contrats de mutuelle et de prévoyance
• Assurer la gestion et le suivi des titres-restaurants

Services généraux

• Assurer les achats et le suivi des équipements et fournitures
• Gérer les relations avec les prestataires informatiques et télécoms
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et coordonner les interventions nécessaires
• Assurer la gestion administrative des activités Medytec et des salles de réunion
• Organiser les déplacements professionnels de l’équipe
• Assurer la gestion logistique courante de l’association

Gouvernance de l’association

• Préparer les réunions des instances de gouvernance de MEDICALPS
• Organiser les convocations, feuilles de présence et suivis administratifs
• Participer au suivi des décisions prises par les instances
• Mettre à jour les documents de reporting, statutaires et administratifs de l’association
• Assurer le suivi administratif des mandats et des évolutions de gouvernance

Support à la vie du cluster

• Être un interlocuteur de premier niveau : accueillir et qualifier les sollicitations (adhésion, Medytec…), les faire aboutir ou les orienter vers le bon interlocuteur.
• Participer à l’organisation des événements, ateliers, conférences, salons professionnels et rencontres membres
• Contribuer à la gestion administrative et logistique des événements
• Assurer le suivi des inscriptions, invitations et listes de participants
• Soutenir l’équipe dans les missions transversales liées au développement du cluster et à l’animation de la communauté MEDICALPS

Ces missions s’entendent en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe. Par extension, vous serez naturellement impliqué(e) dans les actions transversales de l’association visant à accélérer le développement de ses entreprises membres et à renforcer l’écosystème HealthTech du territoire.

PROFIL RECHERCHÉ

Études, expériences

• Formation supérieure en gestion, administration, ressources humaines, comptabilité, assistanat de direction ou expérience professionnelle équivalente
• Au-delà du nombre d’années d’expérience, vous avez déjà acquis une réelle autonomie dans la gestion de missions administratives polyvalentes
• Une expérience au sein d’une association, d’un cluster, d’une PME innovante ou d’une structure d’accompagnement serait appréciée

Compétences

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Rigueur et sens du détail
• Autonomie, polyvalence et sens des responsabilités
• Excellent relationnel, sens de l’accueil et du service, avec une communication positive et engageante auprès d’interlocuteurs variés
• Capacité à qualifier une demande, à la faire avancer dans son périmètre et à mobiliser le bon interlocuteur au bon moment
• Très bonnes capacités rédactionnelles et de communication
• Maîtrise du Pack Office et appétence pour l’amélioration continue des outils et méthodes de travail, notamment par l’usage d’outils numériques et d’agents IA
• Bonne maîtrise des outils de gestion administrative et financière
• Connaissance d’un CRM
• Anglais professionnel : niveau opérationnel minimum
• Esprit d’équipe, discrétion et sens du service