Office Manager – H/F

Armonia (France); France; Hybrid; EUR 30,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle 100% prise en charge par l'em

Tickets restaurant (TR)

Intéressement

Chèques vacances

Primes

Environnement de travail agréable

Job summary

Avenir RH recrute pour son client courtier en assurances un Office Manager H/F en CDI. Vous assurez le suivi des prestataires, l’appui aux gestionnaires, et l’organisation des réunions et du courrier.

Vous gérez les achats, l’accueil client et les audits fournisseurs, tout en veillant à la sécurité des accès et à la conformité ACPR/DDA. Poste exige esprit d'équipe, organisation et autonomie.

Qualifications

• Formation supérieure souhaitée et expérience administrative
• Sens du service et esprit d'équipe
• Rigueur, organisation et autonomie dans le travail

Responsibilities

• Suivi des prestataires et fournisseurs
• Appui ponctuel aux gestionnaires production et sinistres
• Préparer et diffuser les comptes rendus de réunions
• Gérer les fournitures et le courrier, ainsi que les ouvertures de courrier
• Accueil physique et téléphonique des clients, suivi des répertoires
• Réaliser des appels d'offres et audits fournisseurs
• Gérer la plateforme du cabinet et former les utilisateurs
• Veiller au respect de la confidentialité et à la sécurité des accès
• Suivi annuel de la conformité ACPR/DDA
• Mise en œuvre de la signature électronique et suivi des procédures

Skills

Dynamisme

Créativité

Proactivité

Réactivité

Esprit d'équipe

Très organisé

Autonomie

Maîtrise outils bureautiques

Education

Formation supérieure

Tools

MS Office

Job description

Avenir RH recrute pour son client courtier en assurances, un Office Manager H/F en CDI

Les missions :

• Assurer le suivi des prestataires fournisseurs,




• Appui ponctuel aux gestionnaires des services production et sinistres,




• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions hebdomadaire, chefs de services…),




• Assurer la gestion et la commande des fournitures,




• Ouverture du courrier et gestion départ du courrier




• Accueil physique et accueil téléphonique de la clientèle avec suivi des répertoires associés




• Suivi des fournisseurs avec un audit régulier et appel d’offres pour comparaison aux pratiques du marché




• Suivi de la plateforme du cabinet (code accès et formation des utilisateurs)




• Suivi de la politique de confidentialité du cabinet (suivi et gestion des mots de passe, des entrées et sorties pour mettre à jours les accès)




• Suivi annuel de la conformité ACPR/DDA du cabinet




• Suivi de la signature électronique (mise en œuvre, geide, relance…)




• Prise en main de la communication du cabinet avec le partenaire externe pour la mise en œuvre de la newsletter, post sur les réseaux sociaux, …




• Participation aux commissions (informatiques, relations sociales et/ou médias)




• Suivi de la mise en œuvre des formations annuelles auprès de l’équipe (recueil des besoins, propositions, validation des programmes pour monter les dossiers auprès des organismes de formations, organisation des déplacements des équipes à l’extérieur et contrôle des dépenses réalisées sur ce poste)




• Gestion de l’agenda des associés - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement - Gestion du courrier




• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet




• Constitution et préparation de dossiers - Assurer le lien avec les associés - Réalisation de mailing

De formation supérieure vous êtes dynamique, créatif, proactif et réactif.

Vous avez une capacité d’adaptation, le sens du service, le sens du contact et l'esprit d'équipe.

Très organisé et autonome, vous faites preuve de rigueuravec unsens aigu du travail bien fait.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

• Rémunération : entre 30 et 35K€ / an + nombreux avantages :


• prise en charge de la mutuelle à 100% par l'employeur


• TR


• intéressement


• chèques vacances


• primes


• environnement de travail très agréable (salle de sport...)