Office Manager (H/F)

CABINET VICTOIRE; Charenton-le-Pont; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Primes

Indemnité transports

CSE

Intéressement / participation

Résumé du poste

CABINET VICTOIRE recherche un Office Manager / Assistant(e) de Direction pour accompagner la Direction Générale, les Directeurs de pôle et la Présidence dans une organisation professionnelle à taille humaine.

Vous assurez la gestion des agendas, l'organisation des réunions et déplacements, le suivi des dossiers et les tâches administratives quotidiennes afin de permettre à chacun de travailler efficacement.

Qualifications

• Bac+2 minimum validé
• 5 ans d'expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverse
• Excellente élocution et parfaite maîtrise de l'orthographe
• Expérience au sein d'une structure à taille humaine appréciée

Responsabilités

• Assister la Direction et la Présidence
• Gestion et coordination des agendas
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparation et suivi de dossiers administratifs
• Gestion des appels, courriers et prises de rendez-vous
• Organisation des déplacements professionnels (transports, hôtels, logistique)
• Réalisation des procès-verbaux et suivi des réunions statutaires
• Suivi administratif des membres et administrateurs
• Suivi des appels de cotisations et appels de fonds en lien avec la comptabilité
• Gestion des services généraux et coordination des prestataires
• Onboarding des nouveaux collaborateurs et suivi des éléments variables de paie
• Organisation d'événements internes et externes

Formation

BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent

Description du poste

Un rôle central au cœur de l'organisation !Notre client, une organisation professionnelle à taille humaine, recherche son/sa futur(e) Office Manager / Assistant(e) de DirectionVéritable chef d'orchestre du quotidien, vous accompagnez la Direction Générale, les Directeurs de pôle ainsi que la Présidence et assurez, plus largement, un rôle de support auprès d'une trentaine de collaborateursVotre mission : faciliter le fonctionnement de l'organisation, anticiper les besoins et permettre à chacun de travailler efficacementCe poste s'adresse à une personne expérimentée, autonome et discrète, dotée d'un véritable sens du service et qui aime être au centre de l'organisationMissionsAssister la Direction et la PrésidenceInterlocuteur(trice) privilégié(e) de la Direction Générale, des Directeurs de pôle et du Président, vous assurez notamment :La gestion et la coordination des agendasL'organisation des réunions, rendez-vous et déplacementsLa préparation et le suivi de certains dossiersLa gestion des appels, courriers et prises de rendez-vousL'organisation des déplacements professionnels : transports, hôtels, logistique.Participer à la vie et à la gouvernance de l'organisationVous assurez le bon déroulement administratif et logistique des différentes instances :Planification et organisation des réunions statutairesPréparation et envoi des invitations dans le respect des échéancesPréparation des réunions et rédaction des procès-verbauxSuivi administratif des membres et administrateursSuivi des désignationsGestion des appels de cotisations et appels de fonds, en lien avec la comptabilitéÊtre le point d'appui des équipesAu quotidien, vous êtes la personne facilitatrice vers laquelle les collaborateurs peuvent se tourner pour les sujets administratifs et organisationnels.Vous intervenez notamment sur :L'accueil physique et téléphoniqueLa gestion et le suivi du courrierLa rédaction et la mise en forme de documentsLa tenue et la mise à jour des bases de données et fichiers de l'organisationLe classement et l'archivageL'organisation d'événements internes et externesVeiller au bon fonctionnement des bureauxVous prenez en charge les services généraux et assurez la coordination des différents prestataires :Suivi des contrats liés aux bureaux : locaux, maintenance, ménage, sécurité, copieurs.Gestion des fournitures et des commandesSuivi du matériel et des équipementsTenue et suivi des engagements fournisseurs et prestatairesCoordination des différents intervenantsAccompagner l'administration du personnelEn lien avec la Direction et les partenaires concernés, vous assurez également le suivi administratif RH :Organisation de l'onboarding des nouveaux collaborateursPréparation du matériel et des accèsSuivi des congés, absences et éléments variables de paieSuivi des notes de fraisSuivi de la mutuelle, de la prévoyance et de la médecine du travailMise à jour des documents administratifs obligatoiresOrganisation des déplacements et événements internesProfilBac +2 minimum validé, type BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent5 ans d'expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverseExcellente élocution et parfaite maîtrise de l'orthographeUne expérience au sein d'une structure à taille humaine sera particulièrement appréciéeSavoir-êtreVous êtes avant tout une personne fiable, avisée et autonome, capable de gérer de nombreux sujets simultanément, d'anticiper les besoins et d'identifier les prioritésVotre sens de la confidentialité et de la discrétion est indispensable compte tenu de votre proximité avec la Direction et la PrésidenceVous aimez rendre service, trouver des solut

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 35000.0 Euros à 45000.0 Euros
• Primes
• Indemnité transports
• CSE
• Intéressement / participation

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des agences de placement de main-d'œuvre

Employeur

CABINET VICTOIRE

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)

Cabinet Victoire, Cabinet de recrutement spécialiséCabinet Victoire propose des contrats exclusivement en CDI et CDD Finance et Comptabilité Office et Assistanat Commercial et Marketing Direction Management de Transition Sur mesureCabinet Victoire en quelques mots : 20 ans d expertise, Exclusivité, Service sur mesure, Confidentialitéwww.cabinet-victoire.fr facebook.com/Cabinet.VictoireMme Ludivine Bourahla