Office Manager F/H

Cabinet AFE; Gallargues-le-Montueux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Cohortis recherche un Office Manager H/F en CDI pour son siège situé à Gallargues-le-Montueux. Vous assurez l’assistanat de direction, la gestion des agendas, des déplacements et des besoins logistiques quotidiens.

Vous contribuez à fluidifier l’organisation des dirigeants, coordonnez les événements et garantissez une image professionnelle du Groupe, tout en veillant à la confidentialité des informations et au bon fonctionnement du siège.

Qualifications

• Anticiper les besoins des dirigeants et leur simplifier la vie au quotidien.
• Coordonner les rendez-vous, les déplacements et les réservations (restaurants, hôtels, transports).
• Préparer les réunions et les supports (dossiers, documents, logistique).
• Assurer le suivi des dossiers et les communications confidentielles.

Responsibilities

• Assurer l’assistanat de direction et le lien quotidien avec les dirigeants.
• Gérer les agendas et l’organisation des déplacements et meetings.
• Préparer et mettre en forme courriers, présentations et comptes rendus.
• Assurer la relation avec les prestataires et le suivi administratif.
• Organiser les réunions du siège et les événements internes.
• Veiller à la confidentialité et à l’image de l’entreprise.

Skills

Organisation

Réactivité

Initiative

Discrétion

Confidentialité

Job description

Cohortis recherche actuellement en CDI un Office Manager H/F pour rejoindre son siège situé à Gallargues-le-Montueux, à proximité immédiate de la sortie de l’A9.

Rattaché(e) à la Direction du Groupe Cohortis, vous occupez une fonction clé de soutien et de coordination auprès des deux dirigeants. Véritable relais au quotidien, vous contribuez à fluidifier leur organisation et à garantir le suivi de leurs priorités.

Au-delà de la gestion des agendas et des activités administratives, vous anticipez les besoins de la Direction, coordonnez les différents sujets et veillez au respect des échéances. Votre sens de l’organisation, votre réactivité et votre capacité à prendre des initiatives vous permettent d’apporter des solutions adaptées et de faciliter efficacement le fonctionnement de la Direction.

Par la nature même de vos fonctions et la diversité de vos interactions, vous contribuez activement et pleinement à la qualité de l’image du Groupe.

Vos principales missions

Assistanat de direction

C'est le cœur de votre mission : anticiper les besoins des dirigeants et leur simplifier la vie au quotidien.

• Être à l'écoute des besoins et habitudes des dirigeants et anticiper leurs attentes.
• Gérer leurs réservations (restaurants, hôtels, transports, déplacements…).
• Organiser leurs déplacements, leurs rendez-vous et prendre en charge leurs demandes ponctuelles.
• Rechercher les meilleures solutions pour répondre à des besoins spécifiques.
• Gérer les imprévus avec réactivité et discrétion.
• Assurer la relation et le suivi avec les différents prestataires.
• Préparer les réunions : dossiers, documents, supports et logistique.
• Préparer et mettre en forme les courriers, présentations et comptes rendus.
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques à la demande des dirigeants.
• Garantir une confidentialité absolue sur les informations traitées.

Vous contribuez à faire vivre les temps forts de Cohortis et à créer des moments de partage et de convivialité.

• Organiser les séminaires du Groupe.
• Coordonner les événements réunissant les associés et dirigeants.
• Participer à l'organisation des réunions de Direction et événements internes.
• Organiser les repas, soirées et autres moments de convivialité.

De la recherche de lieux et de prestataires à la coordination le jour J, vous prendrez en charge l’organisation : invitations, hébergements, transports, restauration, déroulé et suivi post-événement.

Gestion du siège & accueil

Vous êtes garant(e) du bon fonctionnement quotidien du siège et de la qualité de l'accueil.

• Assurer l'accueil physique des visiteurs et partenaires avec professionnalisme et convivialité.
• Veiller à la bonne tenue et à l'organisation des espaces de réception et de réunion.
• Anticiper les besoins logistiques : salles, fournitures, équipements, restauration, collations…
• Être un relais de l'image et de la culture de l’entreprise auprès des sociétés du groupe et de leurs clients

En véritable partenaire des dirigeants, vous contribuez à fluidifier leur organisation et à leur faire gagner du temps.