Office Manager F/H

VINCI; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

LISEA, concessionnaire de la ligne grande vitesse SEA Tours-Bordeaux, recherche un Office Manager polyvalent rattaché au Responsable RH. Vous assurez le support à la Direction, la gestion RH, la formation et la coordination des services généraux.

Avec 5 à 10 ans d'expérience, vous garantissez l'organisation, la discrétion et l'autonomie nécessaires pour interagir avec toutes les parties prenantes dans un environnement exigeant.

Qualifications

• 5 à 10 ans d'expérience minimum dans des fonctions d'Assistante de Direction Générale ou Office Manager.
• Maîtrise des sujets RH (administration du personnel, paie).
• Expérience de la gestion des services généraux et des prestataires.
• Excellente organisation et sens du service.

Responsabilités

• Assister la Direction Générale et le Président, gestion d'agendas et coordination de réunions et déplacements.
• Accueillir les visiteurs et coordonner la logistique des rendez-vous.
• Gérer les commandes, stocks et approvisionnements de fournitures et consommables.
• Suivre l'archivage et la gestion documentaire, rédiger les procédures internes.
• Gérer le courrier, les archives et les moyens généraux, liaison RSI.
• Suivre les dossiers administratifs du personnel et la paie, intégration des nouveaux salariés.
• Contribuer au plan de formation et au suivi budgétaire formation.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Gestion des priorités

Formation

Bac+2/3 ou équivalent

BTS SAM

BTS GPME

BUT GEA

Licence pro Gestion des RH

Licence pro Métiers de la Gestion et de l'Administration

Outils

Logiciels RH

MS Office

Description du poste

Rattaché(e) au RRH, l’Office Manager assure une fonction transverse au service de l’organisation, alliant support à la Direction, administration des ressources humaines, gestion de la formation et coordination des services généraux.

Assistance à la Direction Générale

• Assurer la gestion et la coordination des agendas du Président
• Organiser les réunions, séminaires, déplacements professionnels
• Assurer l'accueil des visiteurs et la coordination logistique des rendez-vous.
• Suivre l'archivage et la gestion documentaire de l'entreprise.
• Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures administratives internes.

Gestion des services généraux

• Piloter les services généraux afin de garantir des conditions de travail optimales aux collaborateurs.
• Assurer la gestion des commandes, stocks et approvisionnements de fournitures et consommables.
• Coordonner les prestations de maintenance, d'entretien et de services aux occupants.
• Gérer les relations avec les prestataires et suivre l'exécution des contrats associés.
• Assurer la gestion du courrier, des archives et des moyens généraux.
• Superviser l'attribution et le renouvellement des équipements informatiques et téléphoniques en lien avec le RSI.
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements mis à disposition des salariés.

Administration des Ressources Humaines

• Assurer la gestion administrative du personnel tout au long du cycle de vie du collaborateur.
• Coordonner le processus d'intégration des nouveaux salariés.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs liés à l'embauche.
• Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers du personnel et du registre du personnel.
• Collecter et transmettre les éléments variables nécessaires à la paie.
• Suivre les contrats de travail, avenants, périodes d'essai et absences.
• Organiser les visites médicales et assurer le respect des obligations réglementaires.
• Répondre aux demandes des collaborateurs concernant les sujets administratifs RH.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs RH.
• Assurer le suivi administratif des avantages sociaux et des activités du CSE.
• Contribuer aux actions relatives à la qualité de vie au travail, à la santé et à la sécurité.

Gestion de la formation et suivi budgétaire

• Recueillir et consolider les besoins en formation auprès des managers.
• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences.
• Organiser les sessions de formation
• Assurer le suivi administratif des actions de formation.
• Veiller au respect des obligations réglementaires en matière de formation.
• Assurer le suivi des financements et des prises en charge.
• Contrôler les dépenses engagées et le budget formation.
• Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord de suivi de la formation.

L’Office Manager doit combiner une solide maîtrise des processus administratifs, RH et de formation avec d'excellentes capacités d'organisation et de coordination. Rattaché(e) au Responsable RH, il/elle se distingue par sa polyvalence, sa rigueur, son sens du service et sa capacité à interagir efficacement avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise. Son efficacité repose autant sur ses compétences techniques que sur son sens relationnel, sa discrétion et son aptitude à gérer des sujets variés dans un environnement exigeant.

Formations de bases : Bac+2/3, type , BTS Support à l'Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME (GPME),BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l'Administration

La maitrise de l’anglais est un plus,

Savoir / Savoir-faire

5 à 10 ans d'expérience minimum dans des fonctions d'Assistante de Direction Générale, ou Office Manager.

• Excellente capacité d'organisation, de discrétion et de gestion des priorités. Savoir dire non quand cela est nécessaire
• Faire preuve d’autonomie, d’initiative et être force de proposition
• Maîtrise des sujets RH (administration du personnel, paie).
• Expérience de la gestion des services généraux et des prestataires.
• Aisance avec les outils informatiques et les logiciels RH.

Savoir-être

• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion dans le traitement des informations
• Qualités relationnelles et sens du service favorisant des interactions constructives avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes
• Diplomatie, tact, intelligence relationnelle et sens politique
• Polyvalence et agilité pour intervenir sur des sujets variés (direction, RH, services généraux, communication, événements)

LISEA est le concessionnaire de la ligne grande vitesse Sud Europe Atlantique (SEA), Tours-Bordeaux. Mise en service le 2 juillet 2017, cette infrastructure représente un investissement de 7,7 milliards d’euros et 302 km de ligne à grande vitesse ainsi que 38km supplémentaires de raccordements, permet notamment de relier Paris à Bordeaux en 2h04 et plus largement de connecter le Sud-ouest de la France à la grande vitesse ferroviaire.

Premier gestionnaire privé d’une infrastructure ferroviaire en France relevant d’un contrat de concession, la mission de LISEA est de gérer, en toute sécurité, une infrastructure ferroviaire publique au bénéfice de ses clients, des territoires et des voyageurs. Les actionnaires de la Société sont VINCI Concessions (42.05%), Meridiam (41.95%) et la Caisse des Dépôts (16%).

LISEA est engagée en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité professionnelle. Notre démarche est reconnue par les labels AFNOR Diversité et Égalité Professionnelle. Toutes les candidatures sont étudiées sans distinction d'origine, de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de religion ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.