Office Manager F/H

VINCI Concessions; Bordeaux; On-site; EUR 38,000 - 55,000; Full time

Job summary

LISEA recherche un Office Manager polyvalent pour accompagner la direction et les services supports. Vous coordonnez les agendas, le calendrier des réunions et les déplacements tout en assurant l’accueil et la logistique des visites.

Vous gérez les aspects administratifs RH, les formations, les budgets et les relations avec les prestataires. Vous valorisez discrétion, rigueur et sens du service dans un contexte exigeant.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 ou équivalent et expérience en assistante de direction.
• Maîtrise des processus administratifs, RH et formation.
• Excellentes capacités d'organisation, discrétion et sens du service.
• Anglais apprécié et bonnes qualités relationnelles.
• Interaction efficace avec les interlocuteurs internes et externes.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les agendas du Président.
• Organiser les réunions, séminaires et déplacements professionnels.
• Assurer l'accueil des visiteurs et la logistique des rendez-vous.
• Suivre l'archivage et la gestion documentaire de l'entreprise.
• Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures internes.
• Piloter les services généraux et la gestion des commandes.
• Gérer les contrats avec les prestataires et le suivi budgétaire.
• Suivre les éléments variables de la paie et les dossiers RH.
• Organiser les visites médicales et assurer les obligations réglementaires.
• Mettre à jour les tableaux de bord RH et qualité de vie au travail.

Skills

Polyvalence

Discrétion

Rigueur

Organisation

Sens du service

Anglais (optionnel)

Education

Bac+2/3 ou équivalent

BTS SAM

BTS GPME

BUT GEA

Licence RH

Licence Gestion et Administration

Tools

Logiciels RH

Suite bureautique

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Rattaché(e) au RRH, l’Office Manager assure une fonction transverse au service de l’organisation, alliant support à la Direction, administration des ressources humaines, gestion de la formation et coordination des services généraux.

Assistance à la Direction Générale
Assurer la gestion et la coordination des agendas du Président
Organiser les réunions, séminaires, déplacements professionnels
Assurer l'accueil des visiteurs et la coordination logistique des rendez-vous.
Suivre l'archivage et la gestion documentaire de l'entreprise.
Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures administratives internes.

Gestion des services généraux
Piloter les services généraux afin de garantir des conditions de travail optimales aux collaborateurs.
Assurer la gestion des commandes, stocks et approvisionnements de fournitures et consommables.
Coordonner les prestations de maintenance, d'entretien et de services aux occupants.
Gérer les relations avec les prestataires et suivre l'exécution des contrats associés.
Assurer la gestion du courrier, des archives et des moyens généraux.
Superviser l'attribution et le renouvellement des équipements informatiques et téléphoniques en lien avec le RSI.
Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements mis à disposition des salariés.

Administration des Ressources Humaines
Assurer la gestion administrative du personnel tout au long du cycle de vie du collaborateur.
Coordonner le processus d'intégration des nouveaux salariés.
Préparer et suivre les dossiers administratifs liés à l'embauche.
Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers du personnel et du registre du personnel.
Collecter et transmettre les éléments variables nécessaires à la paie.
Suivre les contrats de travail, avenants, périodes d'essai et absences.
Organiser les visites médicales et assurer le respect des obligations réglementaires.
Répondre aux demandes des collaborateurs concernant les sujets administratifs RH.
Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs RH.
Assurer le suivi administratif des avantages sociaux et des activités du CSE.
Contribuer aux actions relatives à la qualité de vie au travail, à la santé et à la sécurité.

Gestion de la formation et suivi budgétaire
Recueillir et consolider les besoins en formation auprès des managers.
Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences.
Organiser les sessions de formation
Assurer le suivi administratif des actions de formation.
Veiller au respect des obligations réglementaires en matière de formation.
Assurer le suivi des financements et des prises en charge.
Contrôler les dépenses engagées et le budget formation.
Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord de suivi de la formation.

L'Office Manager doit combiner une solide maîtrise des processus administratifs, RH et de formation avec d'excellentes capacités d'organisation et de coordination. Rattaché(e) au Responsable RH, il/elle se distingue par sa polyvalence, sa rigueur, son sens du service et sa capacité à interagir efficacement avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise. Son efficacité repose autant sur ses compétences techniques que sur son sens relationnel, sa discrétion et son aptitude à gérer des sujets variés dans un environnement exigeant.

Formations de bases: Bac+2/3, type , BTS Support à l'Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME (GPME),BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l'Administration
La maitrise de l’anglais est un plus,

Savoir / Savoir-faire

5 à 10 ans d'expérience minimum dans des fonctions d'Assistante de Direction Générale, ou Office Manager.

Excellente capacité d'organisation, de discrétion et de gestion des priorités. Savoir dire non quand cela est nécessaire

Faire preuve d’autonomie, d’initiative et être force de proposition

Maîtrise des sujets RH (administration du personnel, paie).

Expérience de la gestion des services généraux et des prestataires.

Aisance avec les outils informatiques et les logiciels RH.

Savoir-être
Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion dans le traitement des informations

Qualités relationnelles et sens du service favorisant des interactions constructives avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes

Diplomatie, tact, intelligence relationnelle et sens politique

Polyvalence et agilité pour intervenir sur des sujets variés (direction, RH, services généraux, communication, événements)

Pourquoi nous rejoindre ?

LISEA est le concessionnaire de la ligne grande vitesse Sud Europe Atlantique (SEA), Tours-Bordeaux. Mise en service le 2 juillet 2017, cette infrastructure représente un investissement de 7,7 milliards d’euros et 302 km de ligne à grande vitesse ainsi que 38km supplémentaires de raccordements, permet notamment de relier Paris à Bordeaux en 2h04 et plus largement de connecter le Sud-ouest de la France à la grande vitesse ferroviaire.

Premier gestionnaire privé d’une infrastructure ferroviaire en France relevant d’un contrat de concession, la mission de LISEA est de gérer, en toute sécurité, une infrastructure ferroviaire publique au bénéfice de ses clients, des territoires et des voyageurs. Les actionnaires de la Société sont VINCI Concessions (42.05%), Meridiam (41.95%) et la Caisse des Dépôts (16%).

LISEA est engagée en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité professionnelle. Notre démarche est reconnue par les labels AFNOR Diversité et Égalité Professionnelle. Toutes les candidatures sont étudiées sans distinction d'origine, de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de religion ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau d'expérience min. requis

Supérieur à 5 ans

Anglais (B1 (intermédiaire))

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle Aquitaine, GIRONDE (33)

OUI = j'exclus l'adresse NON = je n'exclus pas l'adresse

Adresse & Ville

Informations générales

Entité de rattachement

VINCI Railways pilote la réalisation en France de la Ligne à Grande Vitesse Sud Europe Atlantique, plus important projet de concession d'infrastructure en construction dans le pays.

Entité de rattachement

VINCI Railways pilote la réalisation en France de la Ligne à Grande Vitesse Sud Europe Atlantique, plus important projet de concession d'infrastructure en construction dans le pays.
Également en France, VINCI Railways exploite sur une partie du réseau ferré national le système de communication GSM-Rail, ainsi que la ligne de tramway Rhônexpress à Lyon.VINCI Railways est également gestionnaire de la nouvelle ligne de transport collectif en site propre de la Martinique, dans le cadre d'un contrat de partenariat signé en 2013 pour une durée de 22 ans.