Office Manager / Assistant(e) de Direction H/F

Sarah Moraschetti - Conseil; Lille; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Parking à disposition

Job summary

Sarah Moraschetti - Conseil recherche un(e) Office Manager/Assistant(e) de direction pour Lille. Vous assurerez l’interface entre le dirigeant et les services, garantirez le suivi administratif et financier et contribuerez à structurer les outils de pilotage à mesure que l’entreprise s’internationalise.

Poste en CDI, temps plein, présence sur site à Lille, avec déplacements ponctuels. Salaire fixe de 30 000 € à 40 000 € brut annuel selon expérience, intégration progressive et opportunités

Qualifications

• 5 ans d'expérience minimum sur un poste d'office manager, d'assistant de direction ou d'assistant de gestion polyvalent, idéalement en PME ou dans un environnement industriel ou international
• Anglais professionnel à l'écrit : échanges avec interlocuteurs étrangers
• Bonne maîtrise d'Excel et des chiffres pour le pilotage et le suivi budgétaire

Responsibilities

• Administration des ventes et suivi des commandes en fr et en anglo, transmission aux usines et information régulière des clients
• Gestion administrative et financière courante : factures, échéances, règlements, rapprochements bancaires
• Analyse et pilotage : statistiques et ratios pour appuyer les décisions
• Relation clients et fournisseurs : accueil, réponses, pièces contractuelles
• Appui direct au dirigeant : réunions, prise de notes, dossier, courrier et suivi de certifications
• Vie de l'entreprise : gestion fournitures et impétrantes, amélioration continue des outils et process

Skills

Anglais professionnel à l'écrit

Rigueur et organisation

Discrétion

Tools

Excel

Job description

Et si votre rigueur devenait le socle d'une PME en pleine expansion internationale ?

Vous aimez que les choses soient bien organisées, suivies, anticipées ?

Vous avez le goût des chiffres autant que celui du contact client et l'idée d'être la personne de confiance d'un dirigeant vous motive bien plus qu'un poste cloisonné ?

Alors lisez la suite.

Notre client est une PME lilloise à taille humaine, spécialisée dans les solutions de fabrication à destination de grands groupes industriels.

Avec un chiffre d'affaires réalisé sur un nombre restreint de commandes à forte valeur, l'entreprise fonctionne en circuit court : peu d'intermédiaires, une relation directe avec ses clients et ses usines partenaires, et une exigence de qualité à chaque étape.

L'entreprise entre aujourd'hui dans une phase d'accélération : ouverture d'une structure à Dubaï, projets de développement aux États-Unis et acquisition d'un site de production en région.

Dans ce contexte, le dirigeant, très présent auprès de ses clients et régulièrement en déplacement, a besoin d'un relais administratif solide, fiable et impliqué : un véritable bras droit.

Ce poste est pourvu dans le cadre d'une passation organisée : vous bénéficierez d'une période de tuilage de plusieurs semaines avec la personne actuellement en poste, qui vous transmettra les méthodes, les outils et les spécificités du métier.

Pourquoi l'entreprise n'est-elle pas nommée ? Par souci de confidentialité, et parce que nous accompagnons ce recrutement en exclusivité.

Nous vous présenterons l'entreprise et son dirigeant dès notre premier échange.

POSTE / MISSIONS

Vos enjeux

Devenir, en quelques mois, la personne sur laquelle le dirigeant s'appuie en toute confiance pour faire tourner l'administratif de l'entreprise et libérer son temps pour le développement.

Garantir la continuité et la qualité du suivi clients et fournisseurs, y compris lorsqu'il est à l'étranger. Contribuer, par votre regard et votre rigueur, à structurer et améliorer les outils de pilotage à mesure que l'entreprise grandit.

Vos missions

• Administration des ventes et suivi des commandes : réception des commandes clients, transmission aux usines, suivi de l'avancement et information régulière des clients, en français comme en anglais (écrit par mail).
• Gestion administrative et financière courante : préparation et contrôle des factures clients et fournisseurs, suivi des échéances et des règlements, rapprochements bancaires, tableaux de suivi.
• Analyse et pilotage : construction et mise à jour de statistiques et ratios (transport, douane, marges) aide à l'établissement rapide de devis et au calcul du point mort, pour « faire parler les chiffres » et éclairer les décisions.
• Relation clients et fournisseurs : accueil physique et à distance, réponse aux demandes, gestion des documents contractuels (CGV, justificatifs, preuves de paiement).
• Appui direct au dirigeant : participation aux réunions de direction (déplacements en France et à l'International) et prise de notes, préparation des dossiers, gestion du courrier, suivi de certains dossiers de certification et du site internet.
• Vie de l'entreprise : gestion des fournitures et de l'intendance du bureau, amélioration continue des outils et des process.

PROFIL RECHERCHÉ

Indispensable

• Une expérience de 5 ans minimum sur un poste d'office manager, d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) de gestion polyvalent(e), idéalement en PME ou dans un environnement industriel ou international
• Un anglais professionnel à l'écrit : vous échangez au quotidien avec des interlocuteurs étrangers
• Une réelle aisance avec les chiffres et Excel
• Rigueur, sens de l'organisation et discrétion : vous êtes garant(e) du bon suivi de dossiers sensibles et de la maîtrise des dépenses
• Une disponibilité pour des déplacements professionnels ponctuels à l'international (Dubaï, États-Unis)

Apprécié

• Un anglais oral fluide (si ce n'est pas encore le cas, une formation est possible)
• Savoir construire un tableau de suivi, calculer une marge, sortir un ratio
• Des notions de comptabilité ou de gestion
• Une connaissance des flux import/export (transport, douane)

Au-delà des compétences, c'est votre posture qui fera la différence : autonome, pragmatique, curieux(se), ouvert(e) d'esprit, vous aimez aller au bout des sujets et vous savez prendre des initiatives quand le dirigeant est absent.

Vous recherchez une relation de travail sincère, fondée sur la confiance et la loyauté, dans une organisation à l'esprit familial.

AVANTAGES

Ce que nous vous offrons

• CDI, temps plein, poste en présentiel à Lille, parking à disposition.
• Rémunération fixe de 30 000 € à 40 000 € brut annuel, selon votre expérience.
• Un rôle central et valorisé : vous êtes la porte d'entrée de l'entreprise et la personne de confiance du dirigeant.
• Une intégration accompagnée, avec une passation structurée auprès de la personne en poste et un dirigeant pédagogue, disponible pour vous former à un métier très spécifique.
• Des perspectives d'évolution réelles, portées par les projets de développement de l'entreprise en France et à l'international.

Process de recrutement

• Un entretien avec le dirigeant.
• Un second entretien avec la direction pour finaliser.

Le process est volontairement court : le poste est à pourvoir rapidement.

Vous vous reconnaissez dans ce poste ?