Alternance – Assistant(e) Office Manager (H/F)

Horizon Trading Solutions; Paris; Sur place; EUR 12 276 - 17 856; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Excel

Outils IA et numérique

Stage ou alternance

Résumé du poste

Horizon Trading Solutions recherche un(e) Assistant(e) Office Manager en alternance pour épauler l’Office Manager Senior. Vous accompagnerez au quotidien la gestion du bureau, l’accueil des collaborateurs et le suivi des projets internes dans nos bureaux parisiens.

Formation Bac+2/3 en gestion/administration, rigueur et sens du service sont essentiels. Anglais pro souhaité et maîtrise des outils Microsoft. Poste en alternance, basé à Paris, avec potentiel d’évolution.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion, administration ou RH.
• Maîtrise du français et anglais professionnel.
• Sens de la confidentialité et fiabilité.

Responsabilités

• Organiser les déplacements et documents associés.
• Gérer les commandes et stocks de bureau.
• Réceptionner courrier et colis et accueillir les visiteurs.
• Participer à l’intégration des nouveaux arrivants et à l’amélioration des processus.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Sens du service

Discrétion

Multitâche

Formation

Bac+2 ou Bac+3 en gestion/Administration

Outils

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

Microsoft Word

PowerPoint

Description du poste

À propos d'Horizon Trading Solutions

Horizon Trading Solutions est une fintech française spécialisée dans la conception d'une plateforme de trading électronique multi-actifs. Nos solutions accompagnent les acteurs des marchés financiers en automatisant et en optimisant leurs activités de trading, de la gestion des ordres à leur exécution. Notre siège est situé dans le 8ᵉ arrondissement de Paris, à deux pas du Parc Monceau, et nous sommes présents à l'international avec des bureaux à Rennes, Nantes, Montréal, Hong Kong, Bangkok, Singapour et Dubaï.

Afin d'accompagner le développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Office Manager en alternance pour épauler notre Office Manager Senior dans la gestion quotidienne de la vie de bureau. Vous serez rattaché(e) à Sophie, Office Manager Senior, qui vous accompagnera progressivement dans votre montée en compétences.

Vos missions

Gestion quotidienne du bureau

• Organiser les déplacements professionnels (trains, avions, hôtels, taxis) et préparer les documents associés (ordres de mission, attestations d'assurance).
• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, snacks, boissons, produits d'entretien).
• Assurer le suivi des petits incidents techniques et coordonner les interventions des prestataires.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis.

Accueil et expérience collaborateurs

• Accueillir les visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs.
• Participer à l'intégration des nouveaux arrivants.
• Veiller à la qualité des espaces communs et contribuer à maintenir un environnement de travail agréable et convivial.

Participation aux projets Office Management

• Contribuer à l'organisation des événements internes (afterworks, séminaires, Strategic Kick-off).
• Réaliser des benchmarks pour les achats de mobilier ou d'équipements.
• Participer à l'amélioration continue des processus et de l'organisation du service.

Le profil que nous recherchons

Vous préparez une formation Bac+2 ou Bac+3 en gestion, administration, office management, assistanat ou ressources humaines. Plus que votre parcours, c'est votre personnalité qui fera la différence.

Vous Êtes Reconnu(e) Pour Votre

• Rigueur et votre sens de l'organisation ;
• Excellent sens du service ;
• Fiabilité et votre discrétion ;
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode ;
• Discernement : vous savez prendre des initiatives de manière réfléchie et identifier les situations qui nécessitent une validation ;
• Aisance relationnelle et votre présentation professionnelle.

Compétences indispensables

• Très bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.
• Bon niveau d'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Outlook, Teams, Word et PowerPoint.
• Aisance téléphonique.
• Sens de la confidentialité.

Les petits plus appréciés

• Bonne maîtrise d'Excel.
• Curiosité pour les outils numériques et l'intelligence artificielle.
• Première expérience en entreprise (stage ou alternance).

Pourquoi rejoindre Horizon Trading Solutions ?

• Rejoindre une fintech française reconnue, présente à l'international.
• Évoluer dans une entreprise à taille humaine d'environ 160 collaborateurs où la collaboration et l'entraide occupent une place centrale.
• Intégrer une entreprise certifiée B Corp, engagée en faveur d'une finance plus responsable et de la transition climatique, notamment au travers de son fonds Horizon & Beyond.
• Bénéficier d'un parcours d'intégration personnalisé et d'un accompagnement quotidien auprès d'une Office Manager expérimentée.
• Travailler dans un environnement stimulant, au sein de bureaux idéalement situés à proximité immédiate du Parc Monceau.

Ce que nous vous proposons

Cette alternance est une véritable opportunité d'apprendre le métier d'Office Manager dans un environnement international exigeant et bienveillant. Vous développerez progressivement votre autonomie tout en étant accompagné(e) au quotidien et contribuerez concrètement à la qualité de vie au travail de l'ensemble des collaborateurs.

Horizon is an equal opportunity employer. We promote diversity, multiculturalism, and inclusion.