Office manager

Chleys; Rouen; Sur place; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Chleys est une société de conseil et services numériques, qui crée le poste d'Office Manager. Vous serez le bras droit du Directeur Général sur les sujets RH et administratifs et vous structurerez les proses internes.

Le poste est terrain, large et autonome: vous mettez en place une organisation RH complète, du recrutement à la formation, en passant par l’intégration et les démarches sociales.

Qualifications

• Formation Bac+3 à 5 en gestion, administration des entreprises ou ressources humaines
• 3 à 5 ans d'expérience minimum sur une fonction RH et/ou d'office management, idéalement en conseil, ESN ou dans le secteur des technologies
• Bonne maîtrise de l’administration du personnel et des fondamentaux du droit social
• Anglais professionnel courant : certaines missions de la structure se déroulent dans un environnement international
• Aisance avec les outils numériques et la suite Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Forms)
• Organisation, autonomie et sens de l'initiative : vous savez avancer sans cadre préétabli, et le construire au fur et à mesure
• Excellent relationnel et réelles qualités rédactionnelles

Responsabilités

• Administration du personnel et contrats (salariés et freelances), dossiers d'embauche, congés et absences, visites médicales, mutuelle, titres de transport
• Préparation et suivi des éléments variables de paie, en lien avec le cabinet comptable
• Recrutement : rédaction et diffusion des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens, coordination avec les managers
• Intégration des nouveaux arrivants et suivi de leur parcours d'intégration
• Suivi des formations et du développement des compétences ; organisation des entretiens annuels et professionnels
• Mise en œuvre et suivi des procédures RH internes, et veille sur les obligations sociales en lien avec nos conseils
• Interlocuteur/trice de proximité des collaborateurs sur leurs questions RH au quotidien
• Suivi administratif, commercial et contractuel de l'activité
• Facturation et relances clients
• Structuration et amélioration continue des process internes
• Vie des consultants : suivi administratif des missions, comptes rendus d'activité (timesheets), organisation des réunions et des temps collectifs
• Communication : animation des réseaux sociaux (LinkedIn), valorisation des projets, des consultants et des réussites de l'entreprise

Connaissances

Anglais professionnel

Organisation et autonomie

Excellentes qualités relationnelles

Formation

Bac+3 à 5 en gestion/administration/RH

Outils

Microsoft 365 Suite

Description du poste

Chleys est une société de conseil et de services numériques spécialisée dans les solutions de gestion du cycle de vie des produits (PLM), la CAO et l'intelligence artificielle appliquée à l'industrie. Elle accompagne ses clients industriels dans leur transformation digitale : intégration de solutions innovantes, optimisation des processus, développement et revente d'applications et de logiciels de conception et de fabrication. Entreprise à taille humaine et en forte croissance, Chleys construit un lien concret entre le monde réel et le monde digital de ses clients industriels, en France comme à l'international.

Le poste

Dans le cadre de son développement, Chleys crée le poste d'Office Manager.

Rattaché(e) directement au Directeur Général, vous êtes son bras droit sur les sujets RH et administratifs. Vous prenez en charge la fonction RH de l'entreprise — de l'administration du personnel au recrutement — et vous structurez les process internes d'une organisation encore en construction.

C'est un poste de terrain, large et autonome : vous ne reprenez pas une organisation existante, vous la mettez en place.

Vos missions

Ressources humaines : le cœur du poste

• Administration du personnel : contrats de travail (salariés et freelances), dossiers d'embauche, congés et absences, visites médicales, mutuelle, titres de transport
• Préparation et suivi des éléments variables de paie, en lien avec le cabinet comptable
• Recrutement : rédaction et diffusion des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens, coordination avec les managers
• Intégration des nouveaux arrivants et suivi de leur parcours d'intégration
• Suivi des formations et du développement des compétences ; organisation des entretiens annuels et professionnels
• Mise en œuvre et suivi des procédures RH internes, et veille sur les obligations sociales en lien avec nos conseils
• Interlocuteur/trice de proximité des collaborateurs sur leurs questions RH au quotidien

Gestion administrative

• Suivi administratif, commercial et contractuel de l'activité
• Facturation et relances clients
• Structuration et amélioration continue des process internes

En contribution, aux côtés de la Direction

• Vie des consultants : suivi administratif des missions, comptes rendus d'activité (timesheets), organisation des réunions et des temps collectifs
• Communication : animation des réseaux sociaux (LinkedIn), valorisation des projets, des consultants et des réussites de l'entreprise

Profil recherché

• Formation Bac+3 à 5 en gestion, administration des entreprises ou ressources humaines
• 3 à 5 ans d'expérience minimum sur une fonction RH et/ou d'office management, idéalement en conseil, ESN ou dans le secteur des technologies
• Bonne maîtrise de l’administration du personnel et des fondamentaux du droit social
• Anglais professionnel courant : certaines missions de la structure se déroulent dans un environnement international
• Aisance avec les outils numériques et la suite Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Forms)
• Organisation, autonomie et sens de l'initiative : vous savez avancer sans cadre préétabli, et le construire au fur et à mesure
• Excellent relationnel et réelles qualités rédactionnelles

Ce que nous proposons

• Une création de poste, au contact direct et quotidien de la Direction, avec une vraie latitude pour proposer, tester et mettre en place vos méthodes
• Un environnement de travail agile et collaboratif, dans une entreprise en construction où chaque contribution a un impact visible
• Des perspectives d’évolution à mesure que Chleys grandit et structure ses activités