Office Manager

Ikory; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Ikory recherche un(e) office manager pour assurer des missions variées allant de la gestion des ressources humaines à la comptabilité et à l'organisation d'événements. Postulez pour intégrer une équipe dynamique au cœur de Paris.

Le candidat idéal possède une formation supérieure Bac+4, avec 3 à 5 ans d'expérience. Le poste est en CDI, sans télétravail, et requiert une maîtrise du Pack Office et de l'anglais.

Qualifications

• Expérience minimum de 3 à 5 ans dans une fonction similaire; expérience dans l'immobilier serait un plus.
• Qualités: appliqué(e), rigoureux(se), organisé(e), motivé(e), esprit d'équipe, sens du service, discrétion, confidentialité.

Responsabilités

• Onboarding et offboarding, gestion des contrats de travail et des salaires.
• Facturation fournisseurs et clients, suivi des paiements.
• Organisation et coordination de salons, gestion quotidienne des bureaux.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Maîtrise de l'anglais

Aisance avec les chiffres

Formation

Formation supérieure Bac+4 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent

Outils

SYLAE

LOOP

LIBEO

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement, le groupe Ikory recherche un(e) office manager

Description du poste :

• Ressources humaines : Onboarding et offboarding: rédaction des contrats de travail, DPAE, enregistrement mutuelle, équipement… Mise à jour des registres, NDF, Organisation des formations avec les différents organismes, Préparation des salaires avec le cabinet d’expert‑comptable, Gestion des absences et des congés (logiciel SYLAE), Médecine du travail, Gestion des contrats de mutuelle et prévoyance.
• Comptabilité & Finance : Facturation fournisseurs: suivi et gestion des factures fournisseurs, Facturation clients: création et envoi des factures clients, Suivi des paiements, relance des impayés, Suivi et reporting: mise à jour du tableau de suivi du CA.
• Événementiel : Organisation et coordination de salons, diners et cadeaux clients.
• Assistanat de direction : Traitement du courrier et des appels téléphoniques, Accueil des clients et prestataires, Classement et archivages, Organisation de rdv internes et externes, Rédaction de comptes rendus, de courriers, Gestion des agendas du PDG et des directeurs, Organisation des rdv de prospection et déjeuners de la direction générale, Gestion des notes de frais, Montage des dossiers de réponse aux Appels d’offres, Mise à jour des différentes plateformes (provigis, e‑attestations…).
• Services généraux : Assurer la gestion quotidienne des bureaux, Coordonner les relations avec les prestataires externes, Gérer les contrats de service et les abonnements, Assurer la sécurité au sein des locaux, Gestion de la flotte automobile, des assurances, de la flotte téléphonique, des fournitures de bureau.

Profil recherché :

• Formation supérieure Bac+4 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience minimum de 3 à 5 ans dans une fonction similaire; expérience dans l’immobilier serait un plus.
• Compétences: Maîtrise du Pack Office, maîtrise de l’anglais.
• Connaissance de SYLAE, LOOP et LIBEO serait un plus.
• Qualités: appliqué(e), rigoureux(se), organisé(e), motivé(e), esprit d’équipe, sens du service, discrétion, confidentialité, aisance avec les chiffres, qualités rédactionnelles.

Précisions :

• Période d’arrivée souhaitée : dès que possible.
• Pas de télétravail.
• Type de contrat : CDI.
• Localisation : 39 avenue Pierre 1er de Serbie – 75008 Paris.