Office Manager

Ikory

Paris

Sur place

EUR 35 000 - 45 000

Plein temps

14 jours+

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Résumé du poste

Une société de conseil spécialisée à Paris recherche un(e) office manager pour assurer la coordination des équipes et gérer les ressources humaines, la comptabilité, et l'événementiel. Le candidat idéal a un Bac+4 et 3 à 5 ans d'expérience. Une bonne maîtrise du Pack Office et de l'anglais est requise. Le poste ne permet pas le télétravail et le contrat est en CDI.

Qualifications

Expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire.
Aisance avec les chiffres et bonnes qualités rédactionnelles.
Discrétion et sens du service.

Responsabilités

Organiser l'onboarding et l'offboarding des employés.
Gérer la facturation des clients et fournisseurs.
Coordonner les événements pour les clients et les collaborateurs.
Assurer la gestion quotidienne des bureaux.
Gérer les contrats de service et les relations avec les prestataires externes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Travail d'équipe

Maîtrise du Pack Office

Maîtrise de l'anglais

Formation

Bac+4 en assistanat de direction ou gestion administrative

Outils

SYLAE

LOOP

LIBEO

Description du poste

Le groupe IKORY

IKORY est un acteur global du conseil spécialisé dans le résidentiel. Après 10 ans d’existence, le groupe IKORY emploie plus de 25 personnes et offre un large éventail de prestations de services sur la chaîne de valeur du résidentiel : de la transaction, en passant le montage d’opérations et l’AMO/MOD.

Le groupe est organisé autour de 2 sociétés et 3 départements :

IKORY Properties(11 collaborateurs) : vente par lots pour le compte de gestionnaires de SCPI, d’investisseurs institutionnels ou de particuliers.
IKORY Capital Markets(4 collaborateurs) : vente en bloc pour le compte d’investisseurs institutionnels, de foncières ou de promoteurs.
IKORY Project Services(9 collaborateurs) : conseil et accompagnement des investisseurs et propriétaires dans leurs projets de développement, de valorisation et de restructuration de leur patrimoine immobilier.

Dans le cadre d’un remplacement, le groupe Ikory recherche un(e) office manager.

Contexte et rôle dans l’équipe : Assurer la bonne coordination entre les différents collaborateurs et favoriser les valeurs et l’image du Groupe par votre sérieux, votre professionnalisme et votre bonne tenue.

Enjeux et missions du poste

En tant qu’office manager vos principales missions* seront notamment :

Ressources humaines :

Onbording et offbording: rédaction des contrats de travail, DPAE, enregistrement mutuelle, équipement,…
Mise à jour des registres, NDF
Organisation des formations avec les différents organismes
Préparation des salaires avec le cabinet d’expert-comptable
Gestion des absences et des congés (logiciel SYLAE)
Médecine du travail
Gestion des contrats de mutuelle et prévoyance

Comptabilité & Finance :

Facturation fournisseurs : suivi et gestion des factures fournisseurs
Facturation clients : Création et envoi des factures clients
Suivi des paiements, relance des impayés
Suivi et reporting : mise à jour du tableau de suivi du CA

Événementiel : organisation et coordination de salons, diners et cadeaux clients

Assistanat de direction :

Traitement du courrier et des appels téléphoniques
Accueil des clients et prestataires
Classement et archivages
Organisation de rdv internes et externes
Rédaction de comptes rendus, de courriers
Gestion des agendas du PDG et des directeurs
Organisation des rdv de prospection et déjeuners de la direction générale
Gestion des notes de frais
Montage des dossiers de réponse aux Appels d’offres
Mise à jour des différentes plateformes (provigis, e-attestations,…)

Services généraux :

Assurer la gestion quotidienne des bureaux
Coordonner les relations avec les prestataires externes
Gérer les contrats de service et les abonnements
Assurer la sécurité au sein des locaux
Gestion de la flotte automobile, des assurances, de la flotte téléphonique, des fournitures de bureau

* La liste non-exhaustive.

Profil de formation

Profil de formation supérieur Bac+4 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent

Vous êtes appliqué(e), rigoureux(se), organisé(e), motivé(e) et vous avez un esprit d’équipe et le sens du service, de la discrétion et de la confidentialité. Vous êtes à l’aise avec les chiffres et vous possédez des qualités rédactionnelles.