Hôtesse d'accueil / Assistante de travaux

AWO / Architecture & Ingénierie /; Bétheny; Sur place; EUR 23 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

AWO / Architecture & Ingénierie / recrute un(e) hôte(sse) d’accueil – assistant(e) travaux. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, relayez les messages et assurez le soutien administratif quotidien au sein de l’agence et des équipes.

Polyvalence, organisation et sens du service seront vos atouts pour coordonner visiteurs, fournisseurs et interlocuteurs externes; une expérience secrétariat dans le BTP serait un vrai plus et vous permettant d’évoluer dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Personne organisée, autonome et polyvalente.
• Bon relationnel et sens du service.
• Connaissance des tâches administratives et du secrétariat.
• Une première expérience dans le BTP serait un plus.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs.
• Gérer les emails et le courrier; classement et archivage.
• Suivre les documents via YouSign et commandes de fournitures.
• Participer au montage administratif des appels d’offres et concours.
• Participer au soutien logistique et au fonctionnement de l’agence.

Connaissances

Accueil client

Organisation

Polyvalence

Relationnel

Réactivité

Outils

YouSign

Description du poste

NOUS RECRUTONS – Hôte(sse) d’accueil – Assistant(e) travaux (H/F)

Vous aimez les postes polyvalents, où l’on combine accueil, administratif et soutien aux équipes ?

Nous recherchons notre futur(e) Hôte(sse) d’accueil – Assistant(e) travaux, véritable point d’appui au quotidien pour nos collaborateurs et les différentes entités du groupe.

Votre rôle

Au cœur de l’agence, vous contribuez à son bon fonctionnement quotidien et assurez un rôle de coordination entre les collaborateurs, les visiteurs, les fournisseurs et les différents interlocuteurs externes.

Vos principales missions seront notamment :

Accueil & relationnel

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et interlocuteurs.
• Orienter, renseigner et prendre les messages.

Support administratif & organisation

• Gérer les emails et le courrier
• Réceptionner, trier, distribuer et affranchir les courriers et colis.
• Assurer le classement, la numérisation et l’archivage des documents.
• Gérer le suivi des documents via YouSign.
• Assurer les commandes et le suivi des fournitures et consommables.

Support aux activités travaux

• Établir les documents liés aux travaux et en faire le suivi : avenants, ordres de service, marchés de travaux…
• Participer au montage administratif des appels d’offres et concours.
• Prendre contact avec les différents interlocuteurs dans le cadre des consultations et adjudications.

Support logistique & fonctionnement de l’agence

• Veiller au bon fonctionnement des espaces communs et à un environnement de travail agréable.
• Participer à l’organisation matérielle de l’agence : salles de réunion, affichage, signalétique, etc.
• Coordonner si nécessaire les interventions de prestataires techniques.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne organisée, autonome, réactive et polyvalente, qui apprécie le contact humain et sait gérer plusieurs sujets simultanément.

Vous êtes à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer et vous avez naturellement le réflexe de chercher des solutions et de faciliter le quotidien des équipes.

Une première expérience en secrétariat dans le BTP serait un vrai plus.

Ce qui fera la différence

• Votre sens de l’accueil et du service
• Votre organisation et votre rigueur
• Votre polyvalence et votre capacité d’adaptation
• Votre aisance relationnelle
• Votre autonomie et votre esprit d’initiative

Alors ce poste est peut-être fait pour vous !