Gestionnaire service généraux (H/F)

Actual Talent; Paris; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Actual Talent, cabinet parisien spécialisé dans l’administration de biens, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités quotidiennes et l’organisation du bureau.

Le poste implique des missions d’administration, de gestion du courrier et d’archivage, ainsi que des tâches d’intendance et de coordination avec les divers services. Des interventions ponctuelles sur site dans les immeubles peuvent être requises.

Responsibilities

• Gestion administrative et courrier : saisie de données, classement, mise sous plis, photocopies et scan; archivage des dossiers et des clés; gestion du courrier (arrivée, ouverture, distribution, départ).
• Intendance et vie de bureau : gestion des fournitures et du matériel informatique; réassorts; gestion du standard pendant les congés; courses externes.
• Suivi de dossiers immobiliers : gestion et suivi des diagnostics techniques; relances des attestations d’assurance locataire; travail en transversalité avec les services.
• Interventions sur le terrain : déplacements ponctuels dans les immeubles pour remises de clés, relevés de compteurs et rendez-vous avec prestataires.

Job description

Rattaché(e) à un cabinet parisien spécialisé dans l'administration de biens situé dans le quartier de l'Opéra, vous occupez un rôle central de support au sein d'une structure gérant des immeubles de bon standing.

Vos missions principales s'articulent autour des axes suivants:

Gestion administrative et courrier

Vous assurez diverses tâches administratives telles que la saisie de données, le classement, la mise sous plis, les photocopies et le scan. Vous gérez également l'archivage des dossiers et des clés, ainsi que l'intégralité du courrier (arrivée, ouverture, distribution, départ).

Intendance et vie de bureau

Vous avez en charge l'intendance des locaux, incluant le matériel informatique, les fournitures de bureau et les boissons. Vous gérez le standard pendant les congés de l'hôtesse d'accueil et effectuez diverses courses à l'extérieur des locaux.

Suivi de dossiers immobiliers

Vous assurez la gestion et le suivi des diagnostics techniques immobiliers, ainsi que les relances concernant les attestations d'assurance locataire. Vous collaborez de manière transverse avec tous les services pour coordonner les tâches administratives.

Interventions sur le terrain

Vous effectuez des déplacements ponctuels dans les immeubles pour des remises de clés, des relevés de compteurs ou des rendez-vous avec des prestataires.