Gestionnaire Immobilier et Administratif F/H

Villas Ginkgos; La Roche-sur-Yon; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Villas Ginkgos à La Roche-sur-Yon recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative et immobilière rattaché(e) à la Direction Générale. Vous assurez des missions variées mêlant administration, gestion des résidences et accueil.

Vous préparez et suivez les dossiers administratifs, assurez le suivi des certifications, la gestion technique et financière des biens, et assurez le lien avec les services internes et partenaires. Ce poste exige organisation, rigueur et sens du service.

Qualifications

• Gestion administrative variée et rigueur organisationnelle.
• Connaissance générale du secteur immobilier et de la gestion des résidences.
• Bonnes capacités rédactionnelles et de communication.

Responsibilities

• Préparer et suivre différents dossiers administratifs (labels qualité, dossiers services à la personne, documents réglementaires, dossiers immobiliers).
• Assurer le support administratif transversal (mise à jour des documents, suivi des bases de données Excel, archivage, tableaux de bord).
• Gérer les dossiers des propriétaires et des appartements des résidences seniors (baux, pièces administratives, gestion documentaire).
• Participer au suivi des opérations de travaux et de la durabilité des bâtiments, contrôle des dépenses et preparation des conseils et assemblées.

Job description

Rattaché(e) à la Direction Générale et en lien étroit avec les équipes Développement, Gestion des Actifs et Comptabilité, vous assurez des missions variées mêlant gestion administrative, gestion immobilière et accueil.

Vos missions

Gestion administrative

• Préparer et suivre différents dossiers administratifs :
• Labels qualité ;
• Dossiers liés aux services à la personne ;
• Documents et déclarations réglementaires ;
• Dossiers immobiliers spécifiques.
• Assurer un support administratif transversal :
• Mise à jour des documents administratifs et commerciaux des résidences ;
• Suivi et actualisation des bases de données (Excel et outils internes) ;
• Classement et archivage des documents physiques et numériques ;
• Élaboration de tableaux de bord et reportings.
• Gérer les dossiers des propriétaires des appartements des résidences seniors :
• Mise à jour des baux ;
• Constitution et suivi des dossiers administratifs ;
• Gestion documentaire associée.

Gestion immobilière

• Assurer le suivi de la maintenance technique des résidences :
• Interventions ;
• Contrats de maintenance ;
• Devis ;
• Rapports et contrôles.
• Gérer les dossiers d’assurance et de sinistres :
• Ouverture et suivi des dossiers ;
• Coordination des expertises ;
• Gestion des devis, travaux et indemnisations.
• Participer au suivi des opérations de travaux et d’amélioration du patrimoine :
• Coordination des intervenants ;
• Suivi des procédures ;
• Contribution à l’amélioration de la performance et de la durabilité des bâtiments.
• Contrôler les dépenses immobilières :
• Vérification des factures ;
• Suivi budgétaire ;
• Contrôle de conformité avec les devis et contrats validés.
• Participer à la préparation des :
• Conseils syndicaux ;
• Assemblées générales ;
• Commissions de sécurité.
• Contribuer à l’ouverture de nouvelles résidences :
• Préparation et analyse des documents ;
• Organisation logistique (mobilier, déclarations administratives, équipements) ;
• Réception des ouvrages et suivi des réserves, garanties de parfait achèvement et garanties biennales.

Accueil et relations internes

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires ;
• Rédiger et suivre les courriers et courriels ;
• Faire le lien entre les différents services du groupe et les interlocuteurs externes.