Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H

Sorbonne Université; Paris; Hybride; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Sorbonne Université recrute un Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H pour assurer la gestion administrative des Programmes doctoraux et le fonctionnement de l’école doctorale.

Le poste est ouvert aux titulaires et contractuels et s’exerce au Collège doctoral et sur les sites de l’école doctorale à Paris, avec une forte coordination interservices et une attention à la conformité des procédures publiques.

Qualifications

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale.
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique.
• Connaître les droits et obligations des agents publics.

Responsabilités

• Gestion administrative des campagnes d’attribution de contrats doctoraux via les Programmes doctoraux.
• Organisation des campagnes en lien avec les responsables thématiques et coordination.
• Gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme et communication.
• Organisation des concours et suivi des lauréats.
• Gestion et suivi des dossiers des doctorants et de la soutenance.
• Contribuer à l’organisation des formations et événements du Collège doctoral.
• Contribuer à l’alimentation des bases de données (ADUM, Apogée, Oscar, Sipad…).
• Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Formation

Niveau 4 - Bac

Outils

Adum

Apogée

Oscar

Sipad

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : gestionnaire de scolarité)

Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H

Description du poste

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie (DGAFP)

B (profession intermédiaire)

Domaine / métier

05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Intitulé du poste

Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H

Présentation de la structure recruteuse

Le Collège doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, par l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat ainsi que par le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège doctoral assure le suivi du parcours universitaire des doctorants. Il organise des formations et des évènements pour développer les compétences transversales des doctorants et doctorantes, et favoriser leur insertion professionnelle. Il assure le suivi des indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs.

Le Collège doctoral est composé :

• D'une direction
• Des écoles doctorales de Sorbonne Université
• D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
• D'un département formation et carrières
• D'un département Affaires générales de 7 personnes (bureau des finances, contrats et programmes doctoraux, et communication)

Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris

Localisation du poste : Collège Doctoral – Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris et sur le site de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autres...)

Description du poste

Fonctions :Gestionnaire Programmes doctoraux et École doctorale

Catégorie : B

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en œuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l’école doctorale.Ses missions principales :

1. Gestion administrative des campagnes d’attribution de contrats doctoraux via les «Programmes doctoraux»

• Organisation des campagnes des «Programmes doctoraux» en lien avec leurs responsables thématiques et l’Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagne
• Assurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborer
• Organiser certains concours/auditions (exemple: le programme «Partenariats internationaux et stratégiques», «Interfaces pour le Vivant» etc.)
• Suivi des lauréats
• Bilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles.

2. Gestionnaire d'une école doctorale

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu’à la fin de la thèse.: candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure…
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d’un plan individuel de formation
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d’ED
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…)
• Assurer l’organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED
• Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED
• Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d’appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
• Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées: ADUM, Apogée, …
• Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale
• Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
• Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation

Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaitre les droits et obligations des agents publics

Savoir-faire:

• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex: Adum, Apogée, Oscar, Sipad…)
• Informer, rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED, avec la responsable administrative et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être :

• Savoir travailler en autonomie
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
• Respecter la confidentialité des informations et données
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Sens du service public

Conditions particulières d'exercice

• Le poste demande un exercice des missions sur deux lieux différents: au collège doctoral pour la partie programmes doctoraux et sur le lieu de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autre...)

Niveau d'études

Niveau 4 - Bac

Niveau d'expérience min. requis

Non renseigné

Anglais (2 - Niveau élémentaire (A2))

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

cordeliers et site de l'école doctorale

Campus des Cordeliers - 15 rue de l'École-de-médecine 75006 Paris

Informations générales

Organisme de rattachement

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.