Responsable administratif-ve d'Ecole Doctorale - ED465 - Economie

La Gazette des Communes; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un responsable administratif pour l'École doctorale, basé à Paris 13, rattaché à la Maison des Sciences Économiques. Vous encadrerez l'équipe administrative et coordonnerez les procédures RH et pédagogiques liées aux doctorants.

Vous assurerez le suivi des inscriptions, le pilotage administratif et le lien avec les partenaires (EHESS, PSL/ENS, ENPC). Expérience en gestion de personnel et maîtrise des outils DRUPAL, Apogée et ADUM sont attendues.

Qualifications

• Autonomie et esprit d'initiative.
• Gestion du personnel.
• Anglais souhaitable.
• Maîtrise du pack Office et des outils Drupal, Apogée et e-Candidat.
• Maîtrise de l’outil de gestion des doctorants ADUM.

Responsabilités

• Encadrement des agents de l'équipe administrative et gestion des temps de travail.
• Recrutement annuel des chargés de mission et insertion professionnelle des docteurs.
• Réalisation d'enquêtes sur le bien-être des doctorants et consolidation des procédures.
• Veille réglementaire et actualisation des outils de pilotage.
• Rédaction et mise à jour des supports de communication et organes de gouvernance.

Connaissances

Autonomie

Esprit d'initiative

Gestion du personnel

Anglais souhaitable

Pack Office

Drupal

Apogée

e-Candidat

ADUM

Outils

DRUPAL

Apogée

e-Candidat

ADUM

Description du poste

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

, Niveau Et Nature Des Responsabilités Essentielles

• Responsable du fonctionnement de l'ED (250 doctorants inscrits, 50 soutenances par an)

Activités principales :

• Encadrement des agents de l'équipe administrative (gestion des temps de travail et congés, entretiens professionnels, formations, interface avec la DRH, attribution du CIA, recrutement des agents)
• Recrutement annuel des chargés de mission suivi de l'insertion professionnelle des docteurs
• Elaboration d'une enquête sur le bien-être des doctorants
• Consolidation juridique des procédures en œuvre au sein de l'ED. Veille réglementaire.
• Actualisation et élaboration d'outils de pilotage et de prospective.
• Réponse aux enquêtes des tutelles (SIREDO/DGESIP, université), préparation du dossier d'évaluation quinquennale HCERES.
• Participation au Bureau de l'ED comme membre statutaire et rédaction des comptes rendus. Secrétariat du Conseil de l'ED.
• Elaboration et mise à jour des outils de communication : site internet de l'ED, guide du doctorant.
• Planification des procédures de candidature et d'inscription sur l'outil de gestion ADUM
• Suivi de la procédure d'inscription et de réinscription des doctorants et du DHERS
• Organisation de la réunion de rentrée de l'Ecole doctorale
• Accueil et information des candidats au doctorat, des nouveaux doctorants (notamment internationaux), accueil et conseil aux enseignants/chercheurs et des doctorants (questions liées aux études, financement, mobilités, logement, etc.).
• Suivi du parcours doctoral des doctorants (validation des cours, séminaires, activités d'ouverture).
• Suivi et contrôle des réunions annuelles des comités de thèse et des comités de suivi individuels.
• Mise en œuvre des cotutelles de thèse (dialoguer avec les établissements partenaires, le doctorant et son encadrant, veiller au respect des procédures, des règles et des principes définis par l'École doctorale)
• Veille relative aux appels à candidature susceptibles de bénéficier aux doctorants (mobilités, financements, appels à communications scientifiques, offres d'emploi, etc.), communication auprès des usagers et accompagnement des étudiants dans leurs démarches.
• Organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux (recevabilité des candidatures, réception des rapports d'évaluation, convocation aux auditions, suivi RH des lauréats...)
• Représentation occasionnelle du directeur à certaines réunions
• Coordination des établissements et laboratoires accrédités ou associés à l'ED : EHESS, PSL/ENS, ENPC, unités de recherches.

Relations fonctionnelles et environnement du travail : Le poste est situé à la Maison des Sciences Economiques, Paris 13

Le responsable administratif travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l'Université :

• Collège des Ecoles Doctorales
• Composantes (EES, UFR27, IEDES, IAES)
• Direction des Ressources Humaines
• Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (Service des Inscriptions Administratives)

Il coordonne l'ensemble des partenaires de l'ED : EHESS, PSL/ENS, ENPC, unités de recherche.

Compétences requises ou souhaitées :

• Autonomie et esprit d'initiative
• Gestion du personnel
• Anglais souhaitable
• Maîtrise pack Office, du logiciel de contenu DRUPAL, Apogée et e-Candidat
• Maîtrise de l'outil de gestion des doctorants ADUM