Gestionnaire Middle-Office – Épargne salariale F/H

Malakoff Humanis; Malakoff; Sur place; EUR 29 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Malakoff Humanis recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour prendre en charge les affaires nouvelles transmises par les commerciaux et traiter les demandes reçues sur la boîte mail du service.

Vous analysez les dossiers, identifiez les pièces manquantes, assurez l’enregistrement des documents et assurez le suivi jusqu’à la prise en charge complète. Vous maîtrisez Word, Excel et Power BI et vous appréciez le travail en équipe.

Qualifications

• Bac+2 et une première expérience en gestion ou gestion administrative.
• Bonne capacité d’analyse et rigueur.
• Maîtrise des outils Word, Excel et Power BI.
• Qualités rédactionnelles et sens du service.
• Organisation et capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle.

Responsabilités

• Analyser les dossiers transmis par les commerciaux et vérifier leur conformité.
• Identifier les pièces manquantes et solliciter les éléments complémentaires.
• Enregistrer les documents dans le dossier dédié à l’entreprise.
• Effectuer les demandes de paramétrage et assurer le suivi des dossiers.
• Mettre à jour le fichier de suivi des nouvelles adhésions pour garantir la traçabilité.

Connaissances

Analyse de dossiers

Rigueur

Organisation

Bonne rédaction

Formation

Bac+2

Outils

Word

Excel

Power BI

Description du poste

Prendre en charge les affaires nouvelles transmises par les commerciaux

Les affaires nouvelles vous sont transmises par les commerciaux via l’Outil d’Aide à la Vente (OAV) ou par mail. À ce titre, vous :

• Analysez les dossiers transmis afin de vérifier leur conformité, leur cohérence et leur exhaustivité au regard des procédures en vigueur ;
• Identifiez les éventuelles pièces ou informations manquantes et sollicitez les éléments complémentaires auprès du commercial concerné ;
• Assurez l’enregistrement de l’ensemble des documents reçus dans le dossier dédié à l’entreprise, conformément aux règles de gestion documentaire ;
• Effectuez les demandes de paramétrage, en veillant à transmettre toutes les informations nécessaires au traitement de la demande ;
  Assurez le suivi des dossiers jusqu’à leur complète prise en charge ;
• Mettez à jour et complétez le fichier de suivi des nouvelles adhésions, afin de garantir une traçabilité fiable de l’activité et de l’avancement des dossiers.

Traiter les demandes reçues sur la boîte mail générique du service

Vous êtes l’un des interlocuteurs du service pour les demandes adressées par les équipes commerciales et les services de gestion.

Vous apportez un premier niveau de réponse, orientez les demandes vers les interlocuteurs appropriés lorsque cela est nécessaire et contribuez à assurer une communication fluide entre les différents acteurs. À ce titre, vous :

• Prenez connaissance des demandes reçues et en analysez la nature, la conformité et le niveau de priorité ;
• Vérifiez que l’ensemble des informations et documents nécessaires à l’instruction de la demande est disponible ;
• Identifiez les éventuels éléments manquants et effectuez les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés ;
• Réalisez les demandes de paramétrage, selon la nature de la demande ;
• Assurez la bonne circulation de l’information en mettant en copie le commercial concerné lorsque cela est nécessaire ;
• Assurez le suivi des demandes afin de contribuer au respect des délais de traitement et à la qualité de service.
  

Activités complémentaires

En complément de vos missions principales, vous pourrez également être amené(e) à :

• Préparer et traiter les reportings à destination des différents réseaux d’apporteurs ;
• Assurer le traitement des demandes relatives aux transferts de dossiers, qu’il s’agisse de reprises de dossiers en provenance de la concurrence ou de pertes de dossiers vers celle-ci ;
• Participer plus largement aux activités de suivi administratif et de coordination nécessaires au bon fonctionnement du service.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 et disposez d’une première expérience professionnelle dans le domaine de la gestion ou de la gestion administrative ;

Vous avez une bonne capacité d’analyse, savez prendre du recul face aux situations rencontrées et êtes à l’aise dans le traitement de dossiers nécessitant rigueur et précision ;

Vous maîtrisez les outils Word, Excel et Power BI ;

Vous disposez de solides qualités rédactionnelles, indispensables pour assurer des échanges clairs et professionnels avec les différents interlocuteurs ;

Des connaissances juridiques liées à l’entreprise constitue u un atout pour ce poste ;

Vous avez le sens du service et de la relation, ainsi qu’une bonne capacité d’écoute et d’empathie ;

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et savez gérer plusieurs demandes en parallèle ;

Vous êtes proactif(ve), savez identifier les besoins et êtes force de proposition pour contribuer à l’amélioration des pratiques ;

Vous appréciez le travail en équipe et avez le sens du collectif.