Gestionnaire des Conventions de Stage H/F

Université de Rennes; Rennes; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Rennes recherche un(e) gestionnaire administratif/ve pour soutenir le dispositif d'insertion professionnelle des étudiants, sous la supervision des responsables administratives du parcours étudiants. Vous interviendrez auprès des personnels et étudiants pour les questions relatives aux conventions de stage et au suivi administratif.

Vos missions quotidiennes incluent l'accueil, la gestion des mails et tickets, la centralisation des données, la mise en place de tutoriels et le

Qualifications

• Bonne maîtrise des procédures administratives liées aux conventions de stage.
• Capacité pédagogique et d'accompagnement des étudiants et du personnel.
• Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles.
• Aisance pour dialoguer et résoudre les demandes des interlocuteurs divers.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants, gestion des mails et des tickets d'assistance.
• Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants et les accompagner dans leurs démarches.
• Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des conventions de stage.
• Mettre en place des tutoriels.
• Communiquer sur les évolutions de l'outil de gestion dématérialisé ESUP Stage.
• Réaliser le contrôle des pièces à fournir avant le début du stage.
• Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire.
• Assurer le suivi administratif pendant la durée de stage (accidents, arrêts, avenants).
• Gérer les demandes de césure.

Connaissances

Rigueur administrative

Relationnel et pédagogie

Gestion des demandes et tickets

Organisation et archivage

Formation

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Outils

ESUP Stage

Description du poste

Vous souhaitez prendre part à un projet structurant et ambitieux ?

Sous l'autorité de l'une des Responsables Administratives chargées du « parcours étudiants » et au sein d'une équipe d'une quinzaine de gestionnaire, vous intervenez quotidiennement auprès des personnels de la [FDS] des directeurs de département et des responsables de formation. Vous êtes l'interlocuteur.rice direct.e des étudiants.es et du personnel de la composante pour toutes questions liées aux conventions de stage.

Au coeur du dispositif de découverte du monde professionnel au sein de l'université, vous suivez l'ensemble du processus administratif qui permet aux étudiants de réaliser leurs périodes en entreprise.

Au quotidien, ce poste requiert une grande rigueur documentaire, doublée d'une vraie capacité pédagogique pour guider étudiants, enseignants et entreprises partenaires à travers des procédures parfois complexes.

Vos principales activités seront de :

• Accueil physique et téléphonique des étudiants.es et des enseignants.es, gestion des mails et des tickets d'assistance


• Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants et les accompagner dans leurs démarches


• Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des conventions de stage


• Mettre en place des tutoriels


• Communiquer sur les évolutions de l'outil de gestion dématérialisé ESUP Stage


• Réaliser le contrôle des pièces à fournir avant le début du stage


• Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire.


• Assurer le suivi administratif pendant la durée de stage (accidents, arrêts, avenants)


• Gérer les demandes de césure