GESTIONNAIRE DES CONVENTIONS DE STAGE

Université de Rennes I; Rennes; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

48 jours de congés annuels

Jusqu’à 11 jours RTT

Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine

Remboursement de 75% des frais de tran

Parcours de formation

Tarifs préférentiels activités

Job summary

Université de Rennes 1 recherche un gestionnaire administratif parcours étudiants au sein de la Faculté des Sciences. Vous serez l’interlocuteur direct des étudiants et du personnel pour les conventions de stage et assurerez le suivi administratif des périodes en entreprise.

Le poste requiert rigueur, sens pédagogique et maîtrise des outils bureautiques, avec possibilité de télétravail partiel et travail en équipe sur le campus Beaulieu.

Qualifications

• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique.
• Savoir appliquer les textes règlementaires liés à la formation.
• Savoir rendre compte et diffuser.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Réactivité et adaptabilité.
• Qualités relationnelles, capacité à identifier les bons interlocuteurs.
• Respect de la stricte confidentialité des informations sensibles.
• Capacité d'écoute.

Responsibilities

• Accueil et orientation des étudiants et enseignants, gestion des mails et tickets.
• Dialoguer, conseiller et accompagner les étudiants dans leurs démarches.
• Collecter et centraliser les données nécessaires au suivi des conventions de stage.
• Mettre en place des tutoriels et former les usagers.
• Informer sur les évolutions de l’outil ESUP Stage.
• Contrôler les pièces à fournir avant le démarrage du stage.
• Organiser l’archivage des documents selon les obligations légales.
• Suivre administrativement les stages (accidents, arrêts, avenants…).
• Gérer les demandes de césure.

Skills

Bureautique

Rigueur

Pédagogie

Communication

Procédures

Esprit d'équipe

Rédaction

Organisation

Réactivité

Confidentialité

Écoute

Tools

Bases de données

Logiciels bureautiques

Job description

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation : : Faculté des Sciences [FDS]

Aboutissement d’un travail collaboratif entre les UFR Sciences et Vie de l’Environnement, Mathématiques, Sciences et propriétés de la Matière et la composante formation de l’Observatoire des Sciences de l’Environnement de Rennes, la Faculté des Sciences a été créée le 1er janvier 2025. La nouvelle UFR Faculté des Sciences reprend les missions des quatre composantes fondatrices en s’appuyant sur une organisation robuste au service de la communauté.

La Faculté des Sciences est l’une des composantes de l’Université de Rennes. Elle compte six départements de formation, 5 000 étudiants et plus de 400 personnels. Elle est en lien avec quatre pôles de recherche et plus d’une quinzaine d’unités de recherche.

Mission

Vous souhaitez prendre part à un projet structurant et ambitieux ?

Sous l’autorité de l’une des Responsables Administratives chargées du « parcours étudiants » et au sein d’une équipe d’une quinzaine de gestionnaire, vous intervenez quotidiennement auprès des personnels de la [FDS] des directeurs de département et des responsables de formation. Vous êtes l’interlocuteur.rice direct.e des étudiants.es et du personnel de la composante pour toutes questions liées aux conventions de stage.

Au cœur du dispositif de découverte du monde professionnel au sein de l’université, vous suivez l'ensemble du processus administratif qui permet aux étudiants de réaliser leurs périodes en entreprise.

Au quotidien, ce poste requiert une grande rigueur documentaire, doublée d'une vraie capacité pédagogique pour guider étudiants, enseignants et entreprises partenaires à travers des procédures parfois complexes.

Vos principales activités seront de:

• Accueil physique et téléphonique des étudiants.es et des enseignants.es, gestion des mails et des tickets d’assistance
• Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants et les accompagner dans leurs démarches
• Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des conventions de stage
• Mettre en place des tutoriels
• Communiquer sur les évolutions de l’outil de gestion dématérialisé ESUP Stage
• Réaliser le contrôle des pièces à fournir avant le début du stage
• Organiser l’archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire.
• Assurer le suivi administratif pendant la durée de stage (accidents, arrêts, avenants…)
• Gérer les demandes de césure

Profil

• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Savoir appliquer les textes règlementaires liés à la formation
• Savoir rendre compte et diffuser
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Rigueur et sens de l’organisation
• Réactivité et adaptabilité
• Qualités relationnelles, capacité à identifier les bons interlocuteurs
• Respect de la stricte confidentialité des informations sensibles
• Capacité d'écoute

Environnement et contexte de travail :

• Lieu de travail : campus universitaire rennais de Beaulieu
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité

Modalités de recrutement :

• Poste de catégorie B (niveau Technicien)
• Emploi pérenne proposé à la mobilité interne (personnels de l'établissement) ou via un premier Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée dès que possible
• Date limite de candidature : 15 octobre 2026

Référence de l'offre : k99q659w6w