ASSISTANT-E DE GESTION DES VOYAGES PROFESSIONNELS

Université de Rennes I; Rennes; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

48 jours de congés annuels

Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine

Mutuelle employeur

Remboursement 75% des frais de transit

Parcours de formation

Avantages et tarifs préférentiels

Job summary

L’Université de Rennes 1 recrute un(e) agent de voyages et missions rattaché(e) à la Responsable du Pôle Voyages et Missions. Vous gérerez les ordres de missions via NOTILUS, accompagnerez les utilisateurs et validerez les déplacements conformément à la politique voyage.

Vous contribuerez aussi au contrôle budgétaire, à l’enrichissement de l’espace intranet et à la rédaction des procédures. Poste de catégorie B, avec formations et avantages du campus.

Qualifications

• Expérience ou formation dans la gestion administrative et financière.
• Connaissances utiles du métier d’agent de voyages, atout.
• Excellentes capacités relationnelles et sens du service.

Responsibilities

• Accompagner les utilisateurs pour leurs ordres de missions (réponses mails/tickets).
• Contrôler et valider les déplacements selon la politique voyage.
• Réaliser des contrôles de missions et analyser selon les demandes.
• Animer l’espace intranet et contribuer à l’actualisation des manuels et procédures.
• Participer à l’organisation des formations et à la gestion des convocations.

Skills

Relationnel

Organisation

Rédaction

Bureautique

Education

Gestion administrative et financière

Tools

NOTILUS

Système d’information finances

Job description

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation

Direction des Affaires Financières et de la Politique d’Achat (DAFPA)

La DAFPA participe à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière de l’Université pour un budget annuel d’environ 500 millions d’euros. A ce titre, elle :

• est chargée de la programmation, de la mise en œuvre et du suivi de la politique budgétaire et financière.
• est garante de la fiabilité et de la sécurité des procédures budgétaires, de préparation, d'exécution et de contrôle du budget.
• assure la préparation, l'exécution et la prospective budgétaire.
• pilote la réalisation des analyses financières et fiscales prospectives et propose des stratégies de pilotage.
• est en charge de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique d’achat
• assure la gestion du système d’information finances et le déploiement de ses évolutions,
• élabore les formations finances et achats à l’attention des acteurs de la chaine financière de l’établissement

Mission

Rattaché.e à la Responsable du Pôle Voyages et Missions vous renforcerez l’équipe en place pour la gestion des voyages professionnels des personnels de l’Université à l’aide de l’outil de dématérialisation des missions, NOTILUS. Vous serez également amené.e à collaborer avec des acteurs de la gestion financière dans le cadre des contrôles et vérifications des bons de commandes relatifs aux missions.

Vos principales activités seront de :

• Assurer l’accompagnement des utilisateurs pour leurs ordres de missions (réponse aux mails et tickets, renseignements de la communauté universitaire dans le respect de la politique de l'établissement, aide à la saisie des voyages)
• Contrôler et valider les déplacements en veillant au respect de la politique voyage
• Réaliser des contrôles de missions à posteriori et contribuer aux analyses à la demande de votre hiérarchie
• Participer à l’enrichissement et l’animation de l’espace intranet
• Contribuer à la veille et à l’actualisation des manuels et procédures
• Contribuer à la tenue d’une FAQ
• Participer à l’organisation des formations dispensées par la responsable (envoi de convocations, préparation des documents de formation réservation de salles)
• Suivre les relances pour mise à jour des ordres de missions
• Suivre les anomalies détectées dans l’outil

Profil

• Expérience et ou formation dans le domaine de la gestion administrative et financière
• Des connaissances en lien avec le métier d’agent de voyages seraient un plus
• Excellent relationnel et enthousiaste
• Appétence pour le travail en équipe
• Sens du service rendu à autrui
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques
• Pratique d’outils de gestion
• Capacité d’organisation, aptitude à planifier et à hiérarchiser ses activités
• Capacité à rendre compte
• Gestion du stress induit par les délais (validation missions, départ du missionné)

Environnement et contexte de travail

• Lieu de travail : campus rennais centre (rue du Thabor)
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
• mutuelle employeur
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité

Modalités de recrutement

• Poste de catégorie B (niveau Technicien)
• Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l’établissement) ou via un 1er Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée dès que possible
• Date limite de candidature : 18 octobre 2026

Référence de l'offre : i8tsslgvcr