Gestionnaire de scolarité H/F

CNED; Chasseneuil-du-Poitou; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CNED recherche un/une gestionnaire d’accompagnement administratif pour le site de Chasseneuil-du-Poitou. Vous réaliserez les actes de gestion administrative du parcours des inscrits et assurerez le suivi des inscriptions et des documents.

Le poste implique une contribution à la logistique des formations et au soutien des intervenants pédagogiques, avec une approche transversale au service suivi des enseignements.

Qualifications

• Réaliser les actes de gestion administrative du parcours des inscrits, quel que soit le public.
• Suivre l’assiduité et les procédures liées à l’inscription et à la scolarité.
• Contribuer à la logistique et au support technique des intervenants pédagogiques.
• Travailler en transversalité avec les départements et partenaires du CNED.

Responsabilités

• Réaliser les actes de gestion administrative du parcours des inscrits.
• Assurer le suivi des inscriptions et des documents administratifs.
• Gérer les aspects logistiques des formations et des intervenants.
• Participer à l’amélioration continue des processus.

Connaissances

Réglementation et fonctionnement des  

Outils bureautiques et collaboratifs

Organisation et planification

Gestion administrative des dossiers

Description du poste

Métier : Accompagnement de scolarité et de formation

Emploi type : Gestionnaire d'accompagnement administratif

Nature du besoin : Ouvert aux titulaires et/ou contractuels (CDD/CDI)

Durée du contrat (en mois) : 12

Catégorie : C

Localisation du poste : Chasseneuil-du-Poitou (86)

Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.

Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.

Définition de l'emploi

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du département de gestion administrative, logistique et technique au sein du service suivi des enseignements, le/la gestionnaire de scolarité réalise l’ensemble des actes de gestion administrative nécessaire au suivi des inscrits en formation, dans le respect des contraintes et des exigences règlementaires de la formation, et prend en charge l’ensemble des actes d’administration logistique et technique, permettant le bon déroulement du parcours de formation des inscrits.

Agent polyvalent, il/elle intervient de manière transversale en support à la réalisation des processus d’accompagnement des inscrits pilotés par les autres départements du service, sur le volet administratif, logistique et technique. A ce titre, il/elle est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des domaines métier de l’accompagnement des inscrits et d’assurer la prise en charge de l’ensemble des statuts des inscrits (voie scolaire réglementée, formation professionnelle continue FPC, adultes et/ou individuel libre, etc.).

Il/elle apporte un appui à l’activité d’inscription.

Activités essentielles

Réalisation des actes de gestion administrative

• Réaliser les opérations administratives requises dans le parcours de formation des inscrits, sur l’ensemble du domaine métier et pour tous les publics (voie scolaire, FPC, libres, etc.), notamment:


• Suivi de la progression et contrôle de l’assiduité, à la fois dans le cadre de l’instruction en famille et pour les inscrits de la formation financée


• Opérations relatives aux adaptations des parcours des inscrits


• Conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure


• Procédures relatives aux paliers d’orientation et à l’accès à l’enseignement supérieur (Parcoursup)


• Procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux


• Gestion et suivi des stages (conventions, avenants, attestations, etc.)


• Scolarité partagée


• Procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (universités, écoles à l’étranger, etc.)


• Procédures spécifiques aux publics financés


• Organisation des examens.


• Etablir et diffuser les documents administratifs et de suivi de scolarité requis à destination des inscrits ou des tiers liés (services académiques ou départementaux, financeurs, etc.): relevés de notes bulletins, livrets scolaires ou d’examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.

Réalisation des actes d’administration des formations et de support logistique et technique à l’activité d’accompagnement des inscrits

• Contribuer à la gestion administrative des intervenants pédagogiques (suivi des dossiers des enseignants en poste adapté ou des vacataires, suivi des absences et congés, opérations de saisie technique, etc.)


• Déclarer les services des intervenants pédagogiques dans le système d’information et leurs droits sur les plateformes d’enseignement et d’apprentissage


• Assurer le suivi et la régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.


• Préparer les services faits pour validation du supérieur hiérarchique


• Contribuer à la logistique des opérations relatives à l’animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.

Contribution au traitementdesdemandesclients dans la cha î ne de relation client

• Réceptionner les demandes transmises par le centre de relation client ou le département gestion de la relation client de l’unité opérationnelle


• Analyser, qualifier la demande et proposer des éléments de réponse


• Assurer la traçabilité des informations dans le système d’information

Contribution à l’amélioration continue des processus métier

• Respecter les procédures de réalisation des actes de gestion administrative


• Participer à l’activité de suivi qualité des formations


• Contribuer par son retour d’expérience à l’optimisation des processus


• Participer aux réunions d’équipe

Contribution à la prise en charge, à la gestion et au suivi des inscriptions

• Consulteroutils de gestion pour la prise en charge des commandes en ligne


• Analyser les pièces reçues pour l’ensemble des dossiers d’inscription


• S’assurer de la complétude des dossiers et réclamer les pièces manquantes, le cas échéant, dans l’outil de gestion de la relation clients


• Analyser et traiter les demandes de modifications et annulations de commande


• Apporter des éléments de réponse aux réclamations en lien avec les inscriptions

Compétences principales

• Réglementation et/ou fonctionnement des administrations et des établissements publics


• Réglementation liée à la gestion de la scolarité liés aux publics encadrés


• Outils bureautiques et collaboratifs

Compétences opérationnelles

• Organiser, planifier et rendre compte de ses activités


• Collecter, analyser, synthétiser et diffuser des informations


• Maîtriser et mettre en œuvre une norme, une procédure


• Maitriser et appliquer les méthodes de gestion administrative liées au domaine


• Maîtriser et/ou mettre en œuvre les outils et techniques du métier


• Apporter des réponses à des besoins/demandes spécifiques

Compétences comportementales

• Qualités relationnelles (aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe)


• Capacité d’adaptation, Polyvalence

Environnement, contexte de travail

Travailleenétroitecollaborationavec :

• Les différents départements du service suivi des enseignements


• Les autres services de l’unité opérationnelle


• La direction de l’enseignement et la direction des ressources humaines


• Les clients et inscrits (et/ou parents si l’inscrit est mineur)


• Des partenaires ou prestataires du CNED en fonction des domaines de spécialité du site: établissements scolaires, services académiques, organismes financeurs, employeurs, etc.