Assistant de direction et de ressources humaines (F/H) - UFR STAPS

Université de Franche-Comté; Besançon; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Université de Franche-Comté recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir la direction et le service RH. Vous assurerez l’accueil, la gestion des dossiers du personnel enseignant et des vacataires, le suivi des contrats et des heures, ainsi que la coordination des réunions et des événements.

Le poste implique une veille réglementaire, une maîtrise des outils bureautiques et une capacité à gérer les priorités avec discrétion et sens des responsabilités.

Qualifications

• Expérience en gestion RH et administration du personnel.
• Connaissance générale de la fonction publique et de l’enseignement supérieur.

Responsibilities

• Accueil et orientation des nouveaux arrivants et centralisation des informations RH.
• Constitution et contrôle des dossiers vacataires et contrats étudiants.
• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du Directeur et de la responsable des services administratifs.
• Transmission interne et externe des informations et convocations aux réunions.
• Veille réglementaire et administrative RH.
• Appui logistique et organisation d’événements pour la direction.

Skills

Expression orale et accueil

Organisation et rigueur

Confidentialité

Gestion des priorités et autonomie

Rédaction administrative

Capacité d’écoute

Bon relationnel

Discrétion

Tools

Excel

Word

SIHAM

EVE/WEVE

Libertempo

ADE

Job description

Vous recherchez des missions innovantes et porteuses de sens : rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur.

Activité 1 : Relais RH – Gestion du personnel enseignant UFR STAPS et Campus Sports, BIATSS, ATER et doctorants

• Accueil des nouveaux arrivants
• Communication et centralisation des informations RH
• Participation aux réunions du réseau RH de l’UMLP
• Préparation des dossiers administratifs
• Organisation des comités de sélection pour le recrutement des enseignants avec le Directeur
• Traitement des demandes d’absences, ordres de mission, congés, cumuls d’activités avec la DRH
• Recensement des services à l’UFR STAPS, saisie et vérification des heures
• Suivi du pilotage
• Suivi de la dotation des cours complémentaires

Activité 2 : Gestion des enseignants vacataires, contrats d’emplois étudiants et intervenants extérieurs – UFR STAPS et Campus Sports

• Collecte d’informations auprès des responsables de diplômes et de la directrice de Campus Sports
• Constitution et contrôle des dossiers vacataires
• Création des conventions d’intervenants bénévoles
• Suivi des contrats
• Vérification et saisie des heures effectuées selon le calendrier de la Présidence
• Gestion des contrats d’emplois étudiants
• Préparation et envoi des fiches de postes

Activité 3 : Assistant de direction

• Réception, gestion et filtrage des informations destinées au Directeur
• Gestion de l’agenda, des réunions et rendez‑vous du Directeur et de la responsable des services administratifs
• Transmission interne et externe des informations et décisions
• Convocations aux réunions et conseils
• Rédaction des comptes rendus de réunion
• Veille réglementaire et administrative RH avec la responsable des services administratifs
• Relations avec les partenaires et collecte de la taxe d’apprentissage
• Appui logistique à la direction pour les événements

Activité 4 : Appui à la direction sur les sujets RH, le pilotage et les évènements

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible.

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles

• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
• Savoir hiérarchiser et classer les informations réceptionnées
• Savoir gérer la confidentialité des informations
• Savoir utiliser les techniques de rédaction administrative
• Confidentialité, capacité d’écoute
• Savoir accueillir, capacité d’adaptation
• Organisation, polyvalence, rigueur
• Savoir gérer les priorités, autonomie
• Rendre compte

Connaissances

• Connaissances de l’environnement professionnel, la législation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur, l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels, l’organisation et le fonctionnement de l’UFR STAPS
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels

(Excel, Word, SIHAM, EVE/WEVE, Libertempo, ADE)

Compétences comportementales

• Confidentialité
• Grande discrétion
• Adaptabilité
• Capacité d’organisation et rigueur
• Capacité de discernement
• Bon relationnel
• Réactivité
• Autonomie
• Sens des responsabilités
• Capacités d’analyses