Gestionnaire de scolarité F/H

La Gazette des Communes

Montrouge

On-site

EUR 32,000 - 42,000

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Job summary

Université Paris Cité recherche un gestionnaire de scolarité pour assurer la gestion administrative et le suivi pédagogique des étudiants tout au long de leur parcours.

Poste au sein de l’UFR d’Odontologie, avec responsabilités d’accueil, de documents administratifs et de coordination entre étudiants, enseignants et services.

Qualifications

Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur.
Capacité à analyser les situations et proposer des solutions adaptées.
Pédagogie et aptitude au travail en équipe et en réseau.

Responsibilities

Accueillir les étudiants et interlocuteurs, gérer les flux d’information.
Établir, contrôler et délivrer les documents administratifs liés à la scolarité.
Instruire et suivre les dossiers administratifs des étudiants et thèses.
Préparer et suivre les commissions de thèse et les convocations du jury.
Gérer les admissions et les demandes liées aux stages via les outils dédiés.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Capacité d’analyse

Sens du service public

Tools

ADE

APOGEE

DIOSEL

Ecandidat

Laissezpasser

Job description

Diplomatie

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

Gestionnaire de scolarité : Cycle initial / 3ème cycle

Offre d'emploi d'Université Paris Cité, UFR d'Odontologie Service Scolarité

Référence de l'offre : 21398

RÉSUMÉ DU POSTE

Assurer la gestion administrative et le suivi pédagogique de la scolarité des étudiants tout au long de leur parcours de formation, conformément aux règles et procédures en vigueur.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Composante de la Faculté de Santé de l'Université de Paris, l'UFR d'Odontologie a donné dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale. L'UFR d'Odontologie est la seule UFR d'odontologie de Paris et l'une des quinze UFR d'odontologie de France.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des enseignants et des interlocuteurs externes
Établir, contrôler et délivrer les documents administratifs liés à la scolarité (certificats, attestations, relevés, etc.)
Assurer un rôle d'interface et de coordination entre les étudiants, les enseignants, la direction et les différents services de l'établissement
Diffuser les informations réglementaires et administratives relatives à la scolarité (arrêtés de jury, modalités de contrôle des connaissances et des compétences - M3C, calendriers universitaires, procédures)
Mettre à jour et assurer la diffusion des informations sur les espaces de partage et de communication de l’UFR (Moodle, tableaux d’affichage, espaces collaboratifs et autres supports d’information), en veillant à la fiabilité et à l’actualisation des contenus
Gérer les admissions des étudiants via la plateforme Laissez-Passer
Paramétrer et gérer les campagnes d’affectation des étudiants sur les terrains de stage via l’application DIOSEL
Instruire, contrôler la conformité et assurer le suivi des dossiers administratifs des étudiants, notamment les conventions de stage, les demandes d'autorisation d'exercice et les demandes d'autorisation de remplacement
Répondre aux sollicitations des étudiants et des partenaires internes et externes concernant les procédures de scolarité (DEFI, Faculté Santé, Conseil de l’ordre, Centre National de gestion)
Assurer la gestion administrative des dossiers de thèse, du dépôt du sujet jusqu'à la délivrance des documents de fin de cursus
Contrôler la conformité réglementaire des dossiers de thèse
Préparer et assurer le suivi administratif des commissions de thèse
Accompagner les étudiants dans l'organisation de leur soutenance
Établir, adresser et assurer le suivi des convocations des membres du jury dans le cadre des soutenances de thèse
Transmettre et suivre les dossiers de thèse vers le site de Garancière
Gérer les réservations de salles de soutenance via le logiciel ADE
Assurer le contrôle et le suivi de l’assiduité des étudiants
Vérifier et assurer le suivi des fiches de validation clinique des étudiants
Organiser et préparer la rentrée universitaire : accueil des étudiants, diffusion des informations et accompagnement des campagnes de rentrée
Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités et des étudiants via Nextcloud
Travailler en étroite collaboration avec la bibliothèque, le service intérieur, la direction de l'UFR et les autres services administratifs afin d'assurer la continuité et la qualité du service rendu aux usagers Contribuer aux activités générales du service
Éditer les relevés de notes, remettre les attestations de réussite et les diplômes
Participer à l’organisation des examens de fin semestre
Participer aux opérations électorales de la composante et aux journées portes ouvertes

Encadrement Non

Conditions particulières d'exercice RAS

Connaissances

La spécificité de ce poste réside dans le fait que les étudiants inscrits en année de thèse ne suivent plus d’enseignements à l’université et n’ont plus de vacation clinique.

Des pics d’activités liés au calendrier demande un engagement plus important en fin d’année civile et fin d’année universitaire.

Binôme du gestionnaire du 3ème cycle court et 3ème cycle long, une connaissance de l’intégralité du cycle est nécessaire. De même, une aide ponctuelle est attendue lors des « Journées d’Odontologie de Paris Cité ». Le poste peut se localiser géographiquement sur le site de Montrouge.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Capacité à analyser les situations et proposer les solutions adaptées dans le respect de la réglementation
Capacité à faire preuve de pédagogie
Excellente capacité d’organisation et d’anticipation
Autonomie et sens des responsabilités
Sens du service public
Sens de l’écoute active
Connaissance des outils de gestion scolarité ; ADE, APOGEE, DIOSEL, Ecandidat, Laissezpasser
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie Outlook)

Savoir-être - Compétences comportementales