Gestionnaire de scolarité de 2ème année (H/F)

Sciences Po Lyon / Iep Lyon; Lyon; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

La Sc Po Lyon / Iep Lyon recherche un chargé·e de scolarité pour assurer l’exécution des actes administratifs et la gestion des étudiants de 2e année sur le site de Lyon. Vous coordonnez les inscriptions, planifiez les emplois du temps, organisez les examens, suivez l’assiduité et saisissez les notes, tout en accompagnant les enseignants et intervenants.

Profil formation supérieure en administration, expérience dans l’enseignement supérieur public appréciée; rigueur, autonomie et sens du service

Qualifications

• Formation supérieure en administration et gestion.
• Expérience dans l’enseignement supérieur public appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de collaboration.

Responsibilities

• Exécution des actes administratifs et de gestion de scolarité des étudiants de 2e année.
• Gestion des inscriptions, emplois du temps, examens et assiduité, saisie des résultats et organisation des jurys.
• Édition de relevés de notes, attestations et documents d’information pour la rentrée.
• Accueil et information des publics: étudiants, enseignants et intervenants.
• Suivi des projets professionnels et aménagements d’examens en lien avec le référent handicap et la scolarité.
• Suivi de l’organisation de la semaine thématique des 2e années et constitution des groupes.
• Gestion de l’archivage et diffusion d’informations via intranet/mail.
• Veille et mise à jour du site intranet et communications.

Skills

Organisation

Coordination

Rigueur

Relationnel

Autonomie

Education

Formation supérieure en administration

Tools

Outils bureautiques

Outils collaboratifs

Job description

Placée sous l’autorité hiérarchique du responsable du service scolarité

• Exécution des actes administratifs et de gestion de scolarité des étudiants relevant de la 2ème année.
• Gestion de scolarité: inscriptions administratives et pédagogiques, organisation des emplois du temps (planification et affectation des salles) , organisation des examens, suivi de l’assiduité des étudiants, saisie des résultats, organisation des jurys.
• Edition de documents de scolarité: édition de relevés de notes, d’attestations, préparation de documents d’information pour la rentrée, etc.
• Accueil et information du public: étudiants, enseignants et intervenants.
• Suivi des CDM de projet professionnel en lien avec la responsable.
• Suivi des étudiants de 2ème année bénéficiant d’aménagements d’examens et d’études en lien étroit avec le référent handicap, la direction des études et la responsable de la scolarité: centralisation des demandes, rédaction de notifications matérialisant l’aménagement des examens et/ou des études des étudiants, suivi de l’évolution de leurs préconisations.
• Suivi de l’organisation de la semaine thématique des 2èmes années (constitution des groupes)
• Gestion des étudiants en diplôme d’établissement en lien avec le gestionnaire de scolarité de 1ère année: procédure d’inscription, constitution des emplois du temps, suivi de la scolarité des étudiants suivant un DE, saisie des notes, organisation des jurys et édition des relevés de notes ainsi que des diplômes ;
• Contribution au fonctionnement du service en étroite collaboration avec les gestionnaires des autres cycles et tout particulièrement celui de 1ere année ;
• Gestion de l’archivage et de l’échantillonnage des copies ;
• Veille relative à l’actualisation du site intranet et à la diffusion des informations par voie de mail et/ou d’affichage.

Conditions particulières d'exercice

Partenaires internes / Partenaires externes:

En interne: Direction de l’IEP, Directions des études, services administratifs de l’établissement (en particulier DRH, pôle formation continue et insertion professionnelle, service communication et DSI) , étudiants et enseignants.

En externe: Lyon 2, Université Saint-Etienne (DEPT) , intervenants extérieurs.

Profil recherché

Le profil qu’il nous faut:

• Formation supérieure en administration, gestion appréciée ;
• Expérience appréciée dans l’enseignement supérieur public ;
• Capacités d’organisation, de coordination et d’anticipation ;
• Maîtrise du suivi budgétaire et administratif ;
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Les indispensables pour ce poste:

• Aisance relationnelle ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Sens du service et du collectif ;
• Autonomie et adaptabilité ;

Présentation de Sciences Po Lyon / Iep Lyon

L’Institut d’Etudes Politiques de Lyon, couramment appelé Sciences Po Lyon est un EPA (Etablissement Public Administratif) n’ayant pas accédé aux RCE (Responsabilités et compétences élargies) . L’établissement compte près de 2.000 étudiants répartis sur les campus de Lyon et St Etienne, 145 personnels enseignants et administratifs et environ 350 intervenants extérieurs. Réputé pour sa formation d’excellence, son ouverture sur le monde et la richesse de sa vie étudiante, Sciences Po Lyon est un acteur académique de premier plan tant au niveau local que national.